Jak vybrat recepční?

Každá správná recepční, žena či muž (v našem článku budeme používat ženský rod) je kvalitní vizitka společnosti, kterou reprezentuje. Je první, koho uvidí návštěvník, ať v hotelu, administrativní budově, u lékaře či přímo na recepci v konkrétní firmě. Udělat dobrý první dojem je v mnoha ohledech velice důležitý okamžik. Návštěvník získá příjemný pocit a jistotu v neznámém prostředí. Navíc je mu dopřán milý úsměv a vlídné přijetí.

Jistě má každý v paměti starší filmy, možná i osobní zkušenost, kde po příchodu do hotelu, se návštěvníka úslužně ujal dveřník, u výtahu liftboy nebo byl k dispozici hotelový poslíček, který byl nápomocen se zavazadly a následně uvedl hotelového hosta na recepci. Modernější obdoba těchto služeb je prakticky dnešní recepční služba. Vstřícnost, ochota, slušnost. A ani v dnešní době to není práce jen pro ženy, ale i samozřejmě i pro šikovné muže.

Uvítání návštěv, zapisování do knihy návštěv, telefonování, vydávání klíčů nebo karet s čipem, přebírání a evidence pošty a další činnosti, které záleží na konkrétním pracovišti.

Měla by mít svou práci ráda. Měla by si umět poradit téměř v každé situaci. Být asertivní, ale přitom příjemná, úslužná, trpělivá, umět se dobře orientovat na svém pracovišti. Umět pomoci lidem ve všech situacích. Recepční by si měla stát za svými rozhodnutími plynoucími ze zkušeností ve svém oboru, ale současně být ochotná k ústupkům a domluvě. Měla by být komunikativní a příjemná i v nepříjemných situacích. Ona je přeci ten první člověk, se kterým návštěvník či host jedná.

Zde je důležitý první dojem, jak působí budoucí recepční na okolí. Její grimasy, úsměv, celkové vystupování a reprezentativní vzhled hodně napoví o ní samotné. Ten, kdo si recepční vybírá při konkurzu, by měl být i dobrý psycholog. Musí umět odhadnout, zda bude recepční schopná zastávat svou funkci a jak bude působit na hosty a návštěvy. Zda je kolegiální a má kolektivní myšlení. Většina recepčních nepracuje na pracovišti sama, má kolem sebe své kolegy a všichni musí pracovat jako tým. Výbornou devizou je komunikativní znalost cizího jazyka.

Důležitým kritériem při výběru je i místo jejího pracoviště. Většina recepcí je vybavena zabezpečovacími a požárními systémy a recepční by je měla umět ovládat s chladnou hlavou a rozmyslem. A to už se dostáváme k dalšímu pojmu, který úzce souvisí s recepčními pracemi a tím je….

Recepční služby nejsou jediné, které pracují s lidským faktorem na základě služeb. V širším pojetí těchto prací a služeb si můžete zajistit komplexní správu nemovitosti nebo objektu. Pod pojmem FACILITY MANAGEMENT si lze představit spoustu činností. Recepční službě je podobná vrátná služba. Vrátné službě se přibližuje zabezpečení objektů. Se zabezpečením objektů souvisí údržba objektu, jeho okolí a zeleně. Na toto vše navazuje úklid celého objektu.

Jak říká jeden z představitelů vedení společnosti Westpoint a.s: „Definice Facility managementu vystihuje vše. Metoda, jak v organizaci sladit pracovní prostředí, pracovníky a pracovní činnosti.“ Cílem facility managementu je „posílit ty procesy v organizaci, pomocí nichž pracoviště a pracovníci podají nejlepší výkony a v konečném důsledku pozitivně přispějí k ekonomickému růstu a celkovému úspěchu organizace.“