Článek
Máme zvláštní civilizační problém. Jsme stále zaneprázdněnější, ale výsledky naší práce tomu ne vždy odpovídají.
Stačí se podívat na běžný pracovní den. Ráno začínáme kontrolou e-mailů, pak následuje porada, po ní několik telefonátů, odpovědi na zprávy, další porada a odpoledne dohánění toho, co jsme vlastně chtěli udělat ráno.
Představme si třeba vedoucího marketingového oddělení, který má připravit strategii pro uvedení nového výrobku na trh. V pondělí ráno si na to vyhradí tři hodiny. Jenže ještě před začátkem práce přijde e-mail od ředitele, který potřebuje rychlou odpověď.
Pak kolega žádá o schválení prezentace, následuje porada o rozpočtu a telefonát s agenturou. Mezitím přichází několik zpráv, na které je přece slušné odpovědět. Ve tři hodiny odpoledne má za sebou plný pracovní den, vyřízených 47 e-mailů a šest schůzek.
Strategii ale nenapsal ani první odstavec. V úterý si na ni vyhradí další tři hodiny. Výsledek? Velmi podobný. V pátek už má alespoň pocit, že strategii skutečně potřebuje. Jenže na ni nemá čas.
Večer odchází unavený, s pocitem, že pracoval jako o život. Jen si není úplně jistý na čem.
Psychologie pro tento jev nabízí zajímavé vysvětlení. Náš mozek má totiž sklon zaměňovat aktivitu za skutečný pokrok. Každý vyřízený e-mail, odškrtnutý úkol nebo dokončený telefonát nám přináší malou dávku uspokojení. Dostáváme pocit, že jsme něco dokázali. Jenže vyřídit dvacet zpráv není totéž jako vyřešit důležitý problém, tedy dosáhnout výsledku.
Svou roli však hraje i takzvaný efekt přepínání pozornosti. Když každých několik minut přecházíme od jedné činnosti k druhé, mozek musí opakovaně obnovovat kontext. Ztrácíme čas, soustředění i energii. Paradoxně tak můžeme být celý den velmi aktivní a přitom udělat méně než za dvě hodiny nerušené práce.
S tím souvisí i oblíbený mýtus o multitaskingu. Rádi si namlouváme, že dokážeme současně psát důležitou zprávu, poslouchat kolegu, sledovat prezentaci a ještě odpovídat na telefon. Ve skutečnosti většinou neděláme několik věcí najednou, ale rychle mezi nimi přepínáme.
A každé takové přepnutí něco stojí: čas, pozornost a často i kvalitu výsledku. Multitasking nám proto dodává příjemný pocit vlastní výkonnosti, nikoli nutně vyšší produktivitu. Jsme zkrátka velmi zaměstnaní, jen ne vždy tím, čím bychom měli být.
Moderní technologie tento problém ještě zesilují. E-mail a komunikační aplikace nám slibovaly svobodu a úsporu času. Místo toho se z nás často stali jejich nepřetržitě dostupní zaměstnanci.
Možná bychom proto měli začít měřit pracovní úspěšnost trochu jinak. Ne podle počtu schůzek, odpovědí a hodin strávených u počítače, ale podle toho, co skutečně vzniklo, změnilo se nebo vyřešilo.
A občas si dovolit luxus, který se v dnešních firmách stává téměř podezřelým: dvě hodiny nedělat nic jiného než jednu důležitou věc.
Koneckonců, být zaneprázdněný je poměrně snadné. Být produktivní už vyžaduje trochu přemýšlení.
