Chcete pracovat méně? Začněte si počítat, kolik času věnujete hloupostem.

V osm ráno máte jasný plán. Do oběda dokončíte důležitou věc. Pak přijde zpráva, menší dotaz, pozvánka na poradu a e-mail s předmětem „Jen rychle“. Ten je obzvlášť slibný. Pracovní obdoba člověka, který u dveří říká, že se nezdrží, a už si zouvá boty.

V pět odpoledne jste unavení. Odpověděli jste spoustě lidí, přesunuli několik souborů a získali překvapivě podrobný přehled o tématu, které s vaším úkolem nesouvisí. Důležitá věc mezitím zestárla o jeden den.

Neznamená to automaticky, že jste líní. Možná jen nevíte, co váš pracovní den skutečně obsahuje.

Do seznamu napíšete „připravit návrh“. Nenapíšete tam ovšem „čtyřikrát hledat přílohu“, „pětkrát znovu načítat kontext“ a „zjišťovat, kdo má poslední verzi“. Přesto se tyhle činnosti do dne vejdou velmi ochotně.

Zkuste si po tři běžné pracovní dny zapisovat přibližné bloky toho, co skutečně děláte. Ne každou minutu a ne každý pohyb myší. Stačí začátek, konec, činnost a důvod většího přerušení.

Je to autorský praktický experiment, ne standardizované měření výkonu. Tři dny nemusí reprezentovat celý měsíc. Mohou ale odhalit opakující se tření, které v pocitu „pořád něco dělám“ není vidět.

Zaznamenávejte vlastní práci. Není to pozvánka k tajnému sledování kolegů ani k hodnocení lidí podle počtu kliknutí. Velmi důležitá práce někdy vypadá podezřele jako člověk, který chvíli přemýšlí.

Porada může být zbytečná. Může ale také zabránit tomu, aby pět lidí týden vyrábělo špatnou věc. Přestávka není selhání. A rozhovor s kolegou nemusí být pracovní zločin jen proto, že při něm nevznikla příloha.

Rozdělte záznam spíš podle funkce: samotná práce na výsledku, potřebná koordinace, obnova sil a zbytečné opakování či čekání. Za podezřelou považujte činnost, u které neumíte vysvětlit, čemu pomáhá nebo proč musí proběhnout právě takto.

Cílem není vymačkat z každé minuty výkon. Cílem je přestat platit časem za chaos, který můžete změnit.

Titulkové „hlouposti“ tak nejsou lidé ani odpočinek. Jsou to například tři různé seznamy téhož, informace bez dohledatelného místa nebo porada, jejímž výstupem je svolání další porady.

Experimenty Rubinsteina, Meyera a Evanse ukázaly časové náklady při přepínání mezi různými úlohami; jejich velikost závisela i na podmínkách úkolu. To není přesný výpočet ztráty v konkrétní kanceláři, ale důvod neplést si časté změny činnosti s automaticky vyšším výkonem. [1]

Ve vlastním záznamu si proto všimněte nejen toho, jak dlouho něco trvalo, ale i kolikrát jste se k tomu vraceli. Třeba nezjistíte, že návrh byl mimořádně těžký. Zjistíte, že jste ho celý den otevírali jako dveře lednice: často, krátce a bez jasného výsledku.

Když přerušení nejde odstranit, pomůže si před odchodem napsat další krok. Když odstranit jde, zkuste pro jednu soustředěnou činnost předem domluvit klidnější blok. Ne každý má takovou kontrolu nad svou prací. V některých rolích je reagování samotnou náplní zaměstnání.

Po třech dnech si vyberte jediný opakující se problém. Například pokaždé hledáte podklady. Náprava může být společná složka a jasné pojmenování verzí. Nebo si neustále vyjasňujete neúplné zadání. Pak stojí za zkoušku krátká kontrola očekávaného výsledku ještě před začátkem.

Změnu sledujte několik dalších běžných dnů. Ubylo vracení? Je výsledek hotový dřív nebo s menším napětím? Nepřesunuli jste problém jen na kolegu? Bez takové kontroly může být i nový systém další krásně organizovanou povinností.

A někdy záznam ukáže nepříjemnou pravdu: úkolů je prostě víc, než je času. Pak není řešením lepší aplikace. Je potřeba domluvit priority, rozsah nebo kapacitu. Z dvaceti hodin práce se správným zvýrazňovačem osm hodin nestane.

Nejlepší výsledek časového auditu nemusí být tabulka. Může to být jedna věta: „Tohle už nemusíme dělat třikrát.“

A to je věta, pro kterou stojí za to chvíli počítat. Pak už můžete počítat třeba volné večery.