„Máš minutku?“ Dvě slova, která vám dokážou ukrást celé dopoledne.

Představte si člověka ve dveřích kanceláře. Už samotným náklonem těla slibuje, že nebude zdržovat. „Máš minutku?“ Máte. Všichni přece občas nějakou minutku máme. Za dvacet minut držíte jeho notebook, znáte složitou historii jednoho dodavatele a přemýšlíte, jestli jste náhodou nebyli bez svého vědomí jmenováni vedoucím projektu.

Minutka není vždy jednotka času. Někdy je to způsob, jak si vyžádat vstup, aniž by člověk musel předem přiznat velikost zavazadla.

Není nutné předpokládat zlomyslnost. Druhý možná opravdu netuší, jak složitá věc je. Právě proto je dobré neplést si ochotu pomoct se souhlasem k neomezenému pobytu.

Když vás někdo vyruší, nezmizí jen doba rozhovoru. Musíte také odložit původní úkol a potom se k němu vrátit. Psychologové Rubinstein, Meyer a Evans zkoumali v laboratorních experimentech náklady přepínání mezi úlohami. Neříká, že každá kancelářská otázka sežere pevně daných dvacet minut. Ukazuje ale, že přepnutí samo může mít náklady.[1]

Není proto fér počítat pouze délku návštěvy. Někdo vám věnoval sedm minut povídání a k nim nevyžádaný poznávací zájezd zpátky do vlastní rozdělané tabulky.

Zároveň z toho nedělejme důvod ignorovat kolegy. Spolupráce je součást práce. Cílem není vybudovat kolem stolu hraniční přechod. Cílem je vědět, k čemu právě říkáte ano.

Místo obvyklého „jasně, povídej“ zkuste: „Co potřebuješ na konci té minutky mít vyřešené?“

To je překvapivě užitečná otázka. Oddělí rychlé potvrzení termínu od rozhodnutí, které vyžaduje otevřít tři dokumenty. Zároveň pomůže i člověku, který přišel. Možná zjistí, že nechce radu, ale přístup k souboru. Nebo že potřebuje schválit výdaj, který neschvalujete vy.

Pak nabídněte pravdivý rozsah. „Mám teď pět minut na upřesnění. Samotné řešení si naplánujeme.“ Nebo: „Teď dokončuji nabídku. Napiš mi prosím otázku a podklady, vrátím se k tomu po obědě.“ Konkrétní slib samozřejmě dávejte jen tehdy, když ho můžete dodržet.

Všimněte si rozdílu mezi „nemám čas na tebe“ a „teď mám tento prostor na tento výsledek“. První věta odmítá člověka. Druhá organizuje spolupráci.

Uprostřed rozhovoru se často objeví věta „a ještě jedna věc“. To je okamžik, kdy návštěva přistavuje patro. Nemusíte čekat, až bude hotová střecha.

„Tohle už je další téma. Teď jsme si vyjasnili termín, ale rozpočet potřebuje vlastní podklady.“ Nebo: „Tady už nestačí rychlá odpověď. Nechci ti dát špatnou jen proto, abychom se vešli do minutky.“

Takové přerušení není únik. Je to pojmenování změny zadání. Stejně jako si v restauraci nemůžete po objednání espressa nenápadně připočítat svatební hostinu a tvrdit, že jste přece pořád u stejného stolu.

Pomáhá i krátká poznámka před odchodem od vlastní práce: „Pokračovat kontrolou součtu v posledním sloupci.“ Nemusí to být dokonalý systém. Stačí drobek, podle kterého najdete cestu zpátky.

Havárie, bezpečnostní problém nebo rozhodnutí, na němž stojí práce ostatních, může mít přednost. Také u práce založené na obsluze lidí nelze prostě vypnout dostupnost. Pak je potřeba domluvit pravidla týmu, zastupování nebo kanál pro naléhavé věci.

Samotné slovo „urgentní“ ale ještě nevysvětluje důsledek. Zeptejte se: „Co se stane, když to vyřešíme později?“ Ne výsměšně. Prakticky. Rozdíl mezi hrozící škodou a cizím pohodlím bývá pro rozvrh zásadní.

Při příští návštěvě tedy nebraňte každou sekundu jako zlatou rezervu. Jen si nechte říct, co se od vás chce, vymezte dostupný čas a domluvte další krok, když se problém zvětší.

Minutka může zůstat příjemnou minutkou. Jen jí nenechávejte automaticky klíče od celého dopoledne.

Minutka s jasným koncem

Místo automatického „jasně“ řekněte: Co přesně potřebuješ vyřešit? Mám teď pět minut. Delší věc domluvíme na později. Časový limit platí pro rozhovor, ne jako odhad složitosti problému.

Zdroje a souvislosti