Multitasking: když se snažíte dělat tři věci a dvě z nich pokazíte

V modelové kanceláři pracuje člověk na nabídce. Zároveň sleduje týmový chat, odpovídá na e-mail a během hovoru otevírá tabulku. Na konci hodiny má pět rozpracovaných věcí a pocit mimořádného nasazení. Nabídka obsahuje jméno jiného zákazníka, e-mail nemá přílohu a tabulka čeká, až se k ní někdo vrátí. Aktivita byla přesvědčivá. Výsledek zatím připomíná několik vlaků, které současně odjely z nádraží, ale každý bez lokomotivy.

Ne každá kombinace činností je nesmysl. Čekání na dlouhý výpočet můžete využít k jiné práci a při jednoduché rutinní činnosti můžete poslouchat nenáročný obsah. Problém nastává, když od sebe několik úloh vyžaduje stejnou vědomou pozornost. Pak je užitečné sledovat, zda opravdu pracujete souběžně, nebo jen opakovaně přerušujete jednu věc kvůli druhé. Tento rozdíl nemusíte řešit jako filozofický spor. Dá se prozkoumat na vlastním konkrétním pracovním postupu.

Počet otevřených oken, odeslaných krátkých odpovědí ani rozsvícených monitorů není sám o sobě výsledkem. Před začátkem si pojmenujte, co má být na konci hotové. Například nabídka připravená ke kontrole, vyřízené tři konkrétní dotazy nebo zkontrolovaná část evidence. Jinak budete hodnotit práci podle pocitu ruchu. Ten lze vytvořit snadno: stačí spustit několik upozornění a nechat si každou chvíli připomenout, že někde existuje další povinnost.

Započítejte i opravy. Když rychle napíšete zprávu, ale později dvakrát vysvětlujete nesprávný údaj, první rychlost nevypovídá o celkovém čase. Stejně tak dokončení dokumentu není úplný výsledek, pokud obsahuje přehlédnuté připomínky. Nejde o požadavek bezchybnosti. Jde o poctivé měření práce od zadání po použitelný výstup, nikoli pouze do okamžiku, kdy se vám podařilo stisknout tlačítko Odeslat s uspokojivým pocitem rychlosti.

Když přerušíte složitější text, po návratu si musíte připomenout, kde jste byli a co mělo následovat. Někdy to trvá krátce, jindy hledáte souvislost déle. Nemá smysl přidělit každému člověku univerzální počet ztracených minut. Všímejte si vlastního konkrétního chování: znovu čtete odstavec, hledáte poslední verzi, ověřujete už ověřený údaj. To jsou pozorovatelné návratové kroky, které se v běžném seznamu úkolů obvykle vůbec neobjeví.

U delšího přerušení pomůže krátká poznámka pro návrat. „Doplnit cenu dopravy, ověřit termín u výroby, neodesílat bez přílohy“ je lepší než spoléhat, že si za dvě hodiny vzpomenete na přesný stav. Poznámka není důkazem slabé paměti. Je to předání práce mezi dvěma okamžiky vašeho dne. Kdyby vás zastupoval kolega, také byste mu pravděpodobně nepředali dokument se slovy, že všechno podstatné je někde ve vzduchu.

Vyberte činnost, u níž lze rozpoznat dokončený výsledek a nehrozí problém z krátkého omezení dostupnosti. Určete si zvládnutelný blok, třeba podle reálného prostoru mezi povinnostmi. Čas je jen organizační pomůcka, ne magická hodnota. Po dobu bloku vypněte zbytná upozornění, otevřete potřebné podklady a věnujte se vybranému výstupu. Pokud přijde nový nápad, stručně ho zachyťte, ale nemusíte ihned rozbíhat druhý projekt.

Pak zkuste podobnou práci v obvyklém režimu a porovnejte výsledky. Zajímá vás nejen délka, ale také počet oprav, pocit orientace a to, kolik práce zůstalo rozpracované. Nejde o vědecký důkaz použitelný pro každého. Úkoly se mohou lišit obtížností i okolnostmi. Je to osobní provozní test, který vám může ukázat, zda určitý způsob organizace stojí za další zkoušku. Když nefunguje, upravte ho místo obviňování vlastní vůle.

Některé role vyžadují rychlé reakce. Na zákaznické lince nebo při hlídání provozu není rozumné zmizet bez zastoupení, protože jste objevili krásu soustředění. Řešením může být střídání služeb, jinak rozdělené bloky nebo jasná pravidla naléhavosti. Podstatné je, aby váš soustředěný čas nevznikal tím, že nečekanou práci přenesete na ostatní. Osobní produktivita, která zhorší společný provoz, není automaticky úspěch.

Domluvte si, kde se mají ozvat skutečně naléhavé věci a kdy kontrolujete běžné zprávy. Kolega pak nemusí hádat, zda jste soustředění, na obědě nebo zmizeli z planety. Pomůže konkrétní věta: tuto část dokončím do určité chvíle, potom odpovím; pokud jde o akutní provozní problém, použijte dohodnutý kanál. Jasná dostupnost je často přijatelnější než nepravidelné reakce, které střídají okamžité odpovědi s nevysvětleným tichem.

Můžete mít jeden nástroj otevřený a přesto neustále přepínat mezi nesouvisejícími úlohami. Naopak více oken může patřit k jedinému souvislému úkolu. Cílem tedy není soutěž o nejmenší počet záložek. Sledujte, jaké rozhodování právě děláte. Hledání údajů, psaní návrhu a kontrola výsledku mohou tvořit jeden celek, ale někdy se vyplatí oddělit je do fází. Záleží na práci, ne na estetice pracovní plochy.

Modelový autor může nejprve sepsat hrubou strukturu, potom doplnit ověřené podklady a nakonec provést kontrolu. Pokud při každé větě zároveň mění nadpis, hledá obrázek a odpovídá na chat, může se těžko dostat přes první odstavec. Neznamená to, že musí vždy pracovat stejně. Znamená to, že se vyplatí poznat, které přepnutí je součástí tvorby a které pouze poskytuje příjemnou únikovou cestu od náročnějšího kroku.

Když se rozhodnete na chvíli odpočinout, nemusíte ihned vyřídit další sadu oznámení. Jinak jste nezměnili režim, pouze pořadí povinností. Krátká přestávka může znamenat vstát, podívat se jinam nebo se věnovat běžné potřebě. Britský úřad HSE doporučuje při práci s obrazovkou pravidelné změny činnosti a kratší častější přestávky. Jde o obecný ergonomický podklad, nikoli výklad českých pracovněprávních nároků. [1]

Stejně důležité je nepoužívat soustředění jako důvod ignorovat únavu nebo nepřiměřené množství úkolů. Pokud máte objektivně práci pro dva lidi, nevytvoříte druhého člověka tím, že ztišíte telefon. Můžete lépe vidět kapacitu a přesněji vyjednávat priority. To je užitečný výsledek. Horší by bylo dospět k závěru, že každé nesplněné zadání dokazuje osobní slabost, protože jste přece použili správnou techniku a nastavili časovač na hezké kulaté číslo.

Při pokusu si vyberte úkol, jehož výsledek dokážete porovnat: dokončený návrh, zkontrolované položky nebo vyřešené požadavky. Samotný pocit velkého pracovního nasazení není totéž jako hotová práce. Zaznamenejte také chyby a nutné opravy, aby rychlejší začátek nezakryl pomalejší dokončování.

Po několika dnech se podívejte na konkrétní výstupy. Kterým činnostem samostatný blok pomohl? Kde bylo naopak pružné střídání přirozené? Upravte jen to, co má smysl. Nemusíte přeměnit celý den na soustředěné úseky s vojenskou disciplínou. Některé části práce jsou spolupráce, některé čekání, některé přemýšlení. Rozumný systém respektuje rozdíly a nesnaží se z každé situace vytlouct stejný typ výkonu.

Nakonec může být největší změna velmi obyčejná: v nabídce je správné jméno, zpráva má přílohu a tabulka je zkontrolovaná. Méně oken možná nevypadá tak působivě jako digitální řídicí centrum. Jenže zákazník si zpravidla nekupuje pohled na vaši obrazovku. Potřebuje použitelný výsledek. Když mu ho předáte bez následného vysvětlování, že jste mezitím stihli ještě čtyři další věci, nemusí vám ani vadit, že vaše práce chvíli vypadala podezřele klidně.

Nechte jeden úkol chvíli opravdu probíhat.

Obecné ergonomické vodítko ke kratším častějším přestávkám a změně činnosti. Britská úprava se nevydává za české pracovní právo.