Článek
Automatizované formuláře na tvorbu smluv přinášejí řadu praktických výhod, které usnadní život jak firmám, tak jednotlivcům. Místo ručního vytváření smluv můžete využít předem připravené šablony, díky kterým vše zvládnete rychleji a bez zbytečných chyb. Navíc máte jistotu, že smlouvy budou odpovídat aktuálním právním předpisům, takže se nemusíte bát, že byste něco přehlédli. Automatizace také ušetří spoustu času a starostí s administrativou, což firmám pomáhá lépe řídit celý proces a šetří náklady.
Abychom vytvořili dobře fungující automatizaci smluv, je potřeba postupovat krok za krokem, aby vše bylo jednoduché a přehledné. Představte si to, jako když pečete koláč – musíte mít správné ingredience, postup a nástroje, aby byl výsledek perfektní. Tady je návod, jak na to:
Přemýšlejte, jak smlouvy obvykle děláte: Nejprve si sedněte a zamyslete se nad tím, jak smlouvy vznikají. Kdo je píše, co se do nich musí vyplnit a kde se dělají nejčastěji chyby. Tím získáte představu, co potřebujete zjednodušit a kde vám může automatizace pomoci.
Používejte šablony: Stejně jako když máte oblíbený recept na koláč, můžete mít i „recept“ na smlouvu. Vytvořte si šablony, které budou obsahovat základní text, a pak už jen do nich doplňte to, co je pro konkrétní smlouvu důležité – jména, datum nebo částku.
Automatické vyplňování: Aby bylo vše ještě snazší, nastavte si, aby některé části smlouvy vyplňoval systém za vás. Například, když víte, že píšete smlouvu pro konkrétního klienta, automaticky se do ní doplní jeho jméno a adresa. Tím ušetříte čas a vyhnete se chybám.
Kontrola a ověření: Automatizace vám pomůže i s tím, aby ve smlouvě nic nechybělo. Když například zapomenete vyplnit důležité údaje, systém vás na to upozorní, takže neodešlete nekompletní dokument.
Elektronický podpis: Dnes už nemusíte všechny smlouvy tisknout a podepisovat ručně. Stačí použít elektronický podpis, který můžete udělat přímo na počítači nebo mobilu. Smlouva se pak automaticky uloží a odešle, kam je třeba.
Průběžná kontrola: I když máte automatizaci nastavenou, občas je potřeba systém zkontrolovat a aktualizovat, aby vše odpovídalo současným pravidlům a potřebám. Je to jako občasné promazání koláčové formy – když to uděláte, bude vám dlouho sloužit.
Automatizace smluv může být velkým pomocníkem – ušetří vám čas, sníží riziko chyb a udělá vše mnohem jednodušší. Stačí, když si vše dobře připravíte a nastavíte tak, aby vám to co nejvíce usnadnilo práci.
Na závěr lze dodat, že toto je pouze jedním z mnoha způsobů, jak zapojit technologie. I tento článek vznikl díky ChatGPT po zadání těchto pokynů:
Napiš úvod článku vysvětlující výhody automatizovaného formuláře pro smlouvy
1) Přepiš to do uživatelsky přívětivější formy
2) Jak vytvořit kvalitní automatizaci smluv?
3) Přepiš to tak, aby tomu rozuměla i moje babička
4) Článek
5) Vytvoř obrázek pro článek interaktivní vzory smluv
Téměř z každých procesů, se kterými se setkáváte na každodenní bázi si tedy můžete usnadnit a je víceméně jen na Vás, co vše přenecháte na technologii a kde se přeci jen spolehnete sami na sebe.
Zdroje:
https://komoraplus.cz/2022/01/21/chytre-automatizovane-dokumenty-setri-cas/
https://www.stringdata.cz/blog/digitalizace-dokumentu-firmam-setri-cas-i-penize-jak-funguje-v-praxi/https://www.memos.cz/inteligentni-vytezovani-dokumentu-setri-cas-i-penize/
https://www.pwc.com/cz/cs/sluzby/technologie-a-data/paperless-office.html
https://www.memos.cz/inteligentni-vytezovani-dokumentu-setri-cas-i-penize/
