Článek
Datová schránka vypadá trochu jako e-mail, ale v jedné zásadní věci se chová jinak. Staré zprávy v ní nezůstávají natrvalo. V běžných návodech se proto opakuje číslo 90 dní. Jenže právní pravidlo je přesnější a obsahuje i na první pohled překvapivou výjimku: pokud se oprávněný uživatel vůbec nepřihlásí, může být datová zpráva uložena až tři roky.
Tento rozdíl není drobnost z uživatelského nastavení. Obsahuje ho přímo § 6 vyhlášky č. 194/2009 Sb. v aktuálním znění. Aby dával smysl, je potřeba oddělit dvě věci: kdy je zpráva právně doručena a jak dlouho její obsah systém uchovává.
Po přihlášení začíná běžná devadesátidenní lhůta
Vyhláška stanoví dobu uložení 90 dnů ode dne, kdy se do schránky přihlásí osoba s právem přístupu k dané zprávě. Stejná doba se počítá také při přístupu prostřednictvím spisové služby nebo jiné povolené elektronické aplikace s certifikátem. Zjednodušené tvrzení „90 dní od chvíle, kdy to úřad odešle“ proto nemusí být správné.
Podobně samotné přečtení otevřené přílohy není rozhodujícím okamžikem. Podle nápovědy k datovým schránkám může právní doručení přihlášením nastat, jakmile se přihlásí oprávněná osoba s přístupem k dokumentu, a to ještě dříve, než zprávu skutečně otevře.
Když se nikdo nepřihlásí, vyhláška uvádí tři roky
Paragraf 6 písm. c) pracuje s jinou variantou: pokud k přístupu do schránky podle předchozích pravidel vůbec nedojde, činí doba uložení zprávy tři roky ode dne jejího dodání do schránky. To neznamená, že by člověk měl čekat tři roky, než si úřední dopis přečte. Je to pouze pravidlo pro technickou dobu uložení obsahu.
Rozhodně z něj také neplyne, že úřední zpráva zůstává tři roky právně nedoručená. U zpráv, na které se vztahuje zákonný mechanismus náhradního doručení, mohou účinky nastat po deseti dnech bez přihlášení. Právní lhůty tak mohou běžet dávno před okamžikem, kdy se zpráva ze systému odstraní.
Smazaná zpráva neznamená smazanou povinnost
Automatické odstranění staré zprávy není zpětvzetím rozhodnutí ani vymazáním jeho právních důsledků. Pokud někdo později potřebuje dokázat, co úřadu poslal, co od něj obdržel nebo kdy byla zásilka doručena, je uchování datové zprávy i doručenky mimo běžnou schránku velmi praktické.
Provozovatel nabízí také možnosti dlouhodobé archivace. Oficiální Portál občana umožňuje připojit datovou schránku a zapnout bezplatnou archivaci. V návodu upozorňuje, že funkci je nutné aktivovat; pouhé používání schránky totiž trvalý archiv nezajistí. Alternativou je zprávu a její související údaje bezpečně stáhnout.
Papírový výtisk není automaticky stejný jako originál
U dokumentů, které mají později sloužit jako důkaz, záleží i na způsobu uložení. Oficiální přehled archivace upozorňuje, že obyčejný tisk elektronické zprávy nemá bez dalšího stejné právní účinky jako elektronický dokument. Jiná situace je autorizovaná konverze, která se provádí stanoveným postupem.
Pro každodenní praxi proto stačí jednoduché pravidlo: na devadesát dní se nespoléhejte jako na úřední archivační službu a na tři roky už vůbec ne jako na odklad povinnosti reagovat. Jedna lhůta řeší dostupnost zprávy v systému, úplně jiná určuje její právní účinky.
Zdroje
