Článek
Money S3 načte elektronickou fakturu rovnou do seznamu přijatých faktur, takže odpadne přepisování dodavatele, variabilního symbolu, částek a sazeb DPH. Cesty jsou dvě a liší se tím, kolik údajů opravdu přenesou.
ISDOC, nebo Money S3 XML
ISDOC je český standard elektronické faktury. Money ho načte bez zvláštního modulu a přenese dodavatele, variabilní symbol, data vystavení a splatnosti, částky, sazby DPH a jednotlivé položky.
Money S3 XML je vlastní formát programu. Vedle údajů z faktury nese i předkontaci, číselnou řadu, středisko a formu úhrady, tedy pole, která u ISDOCu doplňujete ručně.
Import ISDOCu krok za krokem
- Otevřete seznam Faktury přijaté.
- V nástrojové liště klikněte na ISDOC import.
- Vyberte soubor s příponou .isdoc.
- Otevře se prohlížeč ISDOCReader. Na záložce Doklad je čitelný náhled, na záložce XML data strukturovaná data.
- Nahoře zkontrolujte pole Druh dokladu pro import do Money S3. U přijaté faktury tam patří Faktura přijatá.
- Klikněte na Importovat do Money a projděte průvodce.
Dole v ISDOCReaderu svítí pruh „Podpis nelze ověřit“. U souboru z jiného nástroje je to běžné a import to nezastaví. Znamená to jen, že program nemůže ověřit původ souboru, takže si dodavatele, bankovní účet a částky projděte sami.
Money S3 XML se spouští odjinud
V seznamu Faktury přijaté najděte v pásu karet vpravo skupinu Data, rozbalte XML přenosy a zvolte Import. Pozor na sousední Import z tabulky, to je jiný importér pro Excel a CSV.
V prvním kroku průvodce zvolte definici přenosu, pro faktury je to _FP+FV. Ve druhém zaškrtněte dávkové zpracování a vyberte soubor. Na konci si nechte zobrazit výstupní zprávu. Stačí na to základní balík programu, modul XML DE potřebujete až na vlastní transformační šablony.
Hlášku o dokončení neberte jako potvrzení
Na tuhle past přijde jen ten, kdo si po importu doklad najde. Se zapnutým dávkovým zpracováním napíše průvodce „Zpracování přenosu bylo dokončeno“, i když se doklad vůbec nezaložil. Chyba je vidět jen ve výstupní zprávě, ve sloupci Stav.
Předkontace a číselná řada se párují podle zkratky
Obě pole Money hledá podle zkratky ze svého číselníku. Když v XML přijde zkratka, kterou nezná, import se nedokončí.
- Neplatná zkratka předkontace shodí celý doklad. Ve zprávě je Chyba (přidání) a text „Uvedli jste neplatnou zkratku předkontace.“
- Neexistující číselná řada shodí každý doklad v souboru. Text zní „Požadovaná číselná řada nebyla nalezena v seznamu číselných řad“.
Prázdné pole je přitom bezpečné. Bez předkontace si Money doplní svoji výchozí, bez číselné řady si doklad podrží vlastní číslo. U nové agendy proto obě pole raději nechte prázdná, než abyste hádali zkratky.
Závazky a pohledávky mají vlastní agendu
Import zpracuje jen doklady té agendy, ze které jste ho spustili. Ostatní závazek z Faktur přijatých neprojde, i když v souboru je. Protokol napíše, že soubor je prázdný nebo obsahuje entity mimo filtr definice. Naimportujte ho přímo z Účetnictví, Závazky, znovu přes XML přenosy a Import, tentokrát s definicí _PH+ZV. Stejně to platí u pohledávek.
Když od dodavatele nepřijde ani ISDOC, ani XML
Velká část dodavatelů pořád posílá jen PDF a někdo z něj údaje přepisuje ručně. Kromě přemlouvání dodavatele zbývá nechat data z PDF vytěžit a stáhnout si rovnou soubor k importu.
Při výběru nástroje se ptejte na jednu věc. Většina převodníků umí jen ISDOC, takže v Money zůstane ruční doplňování předkontace, číselné řady a střediska. Ty přenese jedině Money S3 XML.
Náš nástroj Čtení Faktur umí obojí, z PDF vytěží fakturu a nabídne ISDOC i Money S3 XML ke stažení. Podrobný postup i s obrázky je v návodu Import faktur do Money S3 přes XML. Píšeme to rovnou, ať je jasné, odkud text přichází.
