Článek
Elektronickou fakturu Pohoda načte sama, takže se nemusí přepisovat dodavatel, variabilní symbol, částky ani sazby DPH. Vedou k tomu dvě cesty a liší se v tom, které údaje přenesou a kde se import zadrhne.
ISDOC, nebo Pohoda XML
ISDOC je český standard elektronické faktury. Podporuje ho řada účetních programů, chodí datovou schránkou i e-mailem a Pohoda ho načte bez doplňků. Přenese dodavatele, variabilní symbol, data vystavení a splatnosti, částky, sazby DPH a jednotlivé položky dokladu.
Pohoda XML je vlastní formát programu. Vedle údajů z faktury může nést i předkontaci, typ dokladu, středisko a formu úhrady, tedy pole, která po importu z ISDOCu doplňujete ručně.
Na jednorázový doklad od dodavatele, který ISDOC posílá sám, tedy stačí ISDOC. Když potřebujete i předkontaci nebo středisko, sáhněte po XML.
Import ISDOCu krok za krokem
- Uložte si soubory do jedné složky.
- V Pohodě otevřete nabídku Soubor, Datová komunikace, Import z ISDOC.
- Vyberte složku se soubory.
- Zaškrtněte volbu „Importovat i s neověřeným podpisem“.
- Chcete položky propojit se skladem? Zaškrtněte i „Naskladnit/vyskladnit importované zásoby“.
- Zkontrolujte načtená data a teprve pak doklad uložte.
Neověřený podpis, první zádrhel
Pohoda ve výchozím nastavení odmítne ISDOC bez ověřeného elektronického podpisu. Soubory z jiného účetního programu nebo z převodníku ho běžně nemají, takže import bez zaškrtnuté volby neprojde.
Chybějící podpis sám o sobě neznamená, že je faktura špatně. Pohoda jen nemůže ověřit její původ. Volbu proto používejte u souborů, jejichž zdroji věříte, a dodavatele, bankovní účet a částky si po importu projděte.
Položky ze skladu zůstanou textové
Bez volby „Naskladnit/vyskladnit importované zásoby“ naimportuje Pohoda všechny položky jako textové, i když faktura obsahuje jejich kódy. Po zaškrtnutí je spáruje se skladovými kartami podle pole Kód a fakturované množství naskladní. Karta ale musí v Pohodě už existovat, jinak položka zůstane textová.
ISDOC nezná agendy
Tohle překvapí nejvíc. ISDOC pojem agendy nemá, takže Pohoda naimportuje mezi přijaté faktury všechno, co v souboru přijde. Pokladní doklad, ostatní závazek i objednávku. U objednávky tím vznikne závazek k zaplacení, který na ni vůbec nepatří.
Podobně u vydaných faktur. Pohoda si přidělí číslo dokladu z vlastní číselné řady a číslo z faktury do pole Číslo nepřevezme. Když potřebujete stejné číslo jako na faktuře, použijte XML.
Import přes Pohoda XML
Cesta vede jinudy: Soubor, Datová komunikace, XML import a export. Zvolíte režim Soubor pro jeden doklad, nebo Složka pro hromadný import. Kolik dokladů Pohoda načetla a co selhalo, ukáže agenda XML log.
Po importu může na dokladech zůstat předkontace „Nevím“. Jedna z častých příčin je neplatná zkratka. Pohoda hledá předkontaci podle zkratky ze seznamu Účetnictví, Předkontace, ne podle čísla účtu, takže nad účtovou osnovou (501, 311 a další) nenajde nic. Stejně se páruje středisko. Pohoda ho sama nezaloží, a když ho v číselníku nemá, naimportuje doklad bez něj.
Než pustíte hromadný import
- Naimportujte nejdřív jeden doklad a projděte všechna důležitá pole.
- Zkontrolujte, že má doklad vyplněného odběratele. Pohoda ho vyžaduje a u účtenek často chybí.
- Hlídejte duplicity, hlavně když stejný doklad chodí e-mailem i datovou schránkou.
Když od dodavatele nepřijde ani ISDOC, ani XML
To je pořád běžný stav. Velká část dodavatelů rozesílá jen PDF a někdo z něj údaje přepisuje ručně. Kromě přemlouvání dodavatele zbývá nechat data z PDF vytěžit a stáhnout si rovnou soubor k importu.
Při výběru nástroje se ptejte na jednu věc. Většina převodníků umí jen ISDOC, takže vám v Pohodě zůstane ruční doplňování předkontace, střediska a typu dokladu, tedy přesně to, o čem je půlka tohoto článku. Ty přenese jedině Pohoda XML.
Náš nástroj Čtení Faktur umí obojí, z PDF vytěží fakturu a nabídne ISDOC i Pohoda XML ke stažení. Podrobný postup i s obrázky je v návodu Import faktur do Pohody přes XML. Říkáme to rovnou, ať je jasné, odkud text přichází.
