Článek
Jmenuje se Paperless-NGX a je to open-source systém pro správu dokumentů, který z toho papírového chaosu udělá pěkně uspořádaný digitální archiv.
Na rozdíl od klasických cloudových řešení jako Google Drive nebo Dropbox, kde prostě nahrnete soubory do složek a pak je stejně nedokážete najít, Paperless-NGX funguje chytřeji. Aplikace umí OCR (optické rozpoznávání textu) a dokáže automaticky extrahovat informace z vašich dokumentů. To znamená, že naskenujete fakturu od ČEZu, Paperless si z ní sám vytáhne datum, částku, odesilatele a přiřadí jí příslušné štítky. A hlavně – dokumenty se pak dají prohledávat fulltextově, takže tu fakturu za elektřinu z března 2022 najdete během vteřiny.
Velkým lákadlem je fakt, že si celý systém můžete provozovat na vlastním serveru, ať už doma na NAS zařízení nebo na nějakém virtuálním serveru. Vaše data nikam necestují a máte nad nimi plnou kontrolu. Pro ty, kdo s pojmem Docker nemají problém, je instalace vlastně otázkou několika minut – stačí spustit instalační skript a celá sestava běží. Pro ostatní je to samozřejmě trochu složitější, ale komunita kolem projektu je živá a najdete spoustu návodů včetně video tutoriálů.
Možnosti nastavení
Co se mi na Paperless-NGX opravdu líbí je systém štítků, korespondentů a typů dokumentů. Na rozdíl od klasických složek, kde musíte dokument nutně zařadit jen do jedné kategorie, tady můžete přiřadit kolik chcete štítků. Takže ta stejná faktura může být zároveň označená jako „daně“, „elektřina“, „2024“ a „zaplaceno“ – a když ji pak budete hledat podle kteréhokoli z těchto kritérií, najdete ji. Navíc systém se učí, takže po chvíli používání začne dokumenty automaticky kategorizovat podle toho, jak jste to dělali předtím vy.
Skvělá je také integrace s emailem. Paperless-NGX dokáže monitorovat váš email a automaticky stahovat přílohy – což je ideální pro všechny ty online faktury a potvrzení, které všichni pořád posíláme mailem. Nastavíte si pravidla, co se má stahovat a kam, a pak už jen jednou za čas zkontrolujete inbox v aplikaci a dokumenty potvrdíte. Existuje i mobilní aplikace (Paperless Mobile), díky které můžete skenovat dokumenty přímo telefonem a rovnou je nahrát do systému – žádné přenášení přes počítač.
Na druhou stranu, není to řešení pro každého. Paperless-NGX je poměrně náročný na systémové prostředky, hlavně pokud máte hodně dokumentů a používáte OCR. Na slabším serveru to může být pomalejší a spotřeba RAM může vyšplhat klidně přes 500 MB. Také konfigurace není úplně pro začátečníky – pokud chcete třeba propojit s cloudovým úložištěm nebo nastavit složitější pravidla pro zpracování dokumentů, budete potřebovat trochu času na nastudování dokumentace. A nezapomeňte na zálohování! Protože jde o selfhosted řešení, zodpovědnost za zálohy je kompletně na vás.
Práce s dokumenty
Alternativ k Paperless-NGX je několik. Pokud hledáte něco ještě jednodušší a minimalistější, podívejte se na Papra. Naopak pokud potřebujete Enterprise řešení s komerční podporou, existuje třeba Teedy nebo DocuWare (ten je ovšem placený). Docspell je další open-source varianta, která se hodí hlavně pro lidi, co preferují databázové úložiště před souborovým systémem.
Cena? Paperless-NGX je kompletně zdarma a open–source. Platíte jen za provoz serveru, pokud ho nemáte vlastní doma. Existují i hostingové služby jako Elest.io, kde vám Paperless-NGX nahodí za pár dolarů měsíčně, takže nemusíte řešit vlastní infrastrukturu. Projekt je neustále aktivně vyvíjen komunitou a za poslední roky přibylo spousty funkcí včetně podpory vlastních polí, pokročilého systému oprávnění nebo workflows.
Automatické zpracování emailů
Pokud tedy máte doma haldy papírů, které byste rádi zdigitalizovali a uspořádali, nebo prostě jen chcete mít přehled o všech těch fakturách, smlouvách a potvrzeních, rozhodně se na Paperless–NGX podívejte. Je to mocný nástroj, který vám ušetří spoustu času a nervů při hledání dokumentů – a navíc budete mít dobrý pocit, že vaše data máte pod kontrolou a ne někde na serverech třetích stran.
