Článek
V pondělí dopoledne sedím v kanceláři a projíždím podklady na odpolední schůzku s novým klientem. Mám otevřenou naši šablonu a kontroluju, jestli je všechno v pořádku a srozumitelné. Do toho mi pípne zpráva od Petra: posílá mi svou prezentaci a prosí, ať se na ni podívám. Otevřu ji a hned mě zarazí poslední slide. Na fotce je hala, ale ne ta z referenčního projektu, spíš z jiné zakázky, kde jsme loni řešili logistiku. V rohu visí piktogram zákazu focení. Vybaví se mi smlouva o mlčenlivosti, kterou jsme tam podepisovali, a je mi jasné, že tohle do prezentace pro jiného klienta nepatří. V hlavě mi proběhne jediné: tohle ven nemůže.
Problém na posledním slidu a rychlé řešení
Nepíšu mu hned dlouhou zprávu, jen do chatu: „Odkud je ta fotka?“ Odpoví, že si ji tehdy vyfotil jen pro orientaci a že ji teď dal jako ilustrační, aby bylo jasné, o čem mluví. Prý že logo není nikde vidět a regál je standardní . Píšu mu, proč to nejde. Nejde o logo, ale o to, že jsme tam měli přísný zákaz pořizování záznamů, a že i ilustrační použití je pořád použití. Navíc je na snímku vidět i ten zákaz, což je o to horší. Navrhnu, ať si dáme krátký hovor a slide rychle přepíšeme. Napíše: „OK, hned volám.“ Jsem ráda, že to neřeší výmluvami a jdeme rovnou k věci.
Na hovoru sdílíme obrazovku a přepneme na ten problémový slide. Navrhnu místo fotky jednoduché schéma procesu a obecný nákres regálu, aby to ilustrovalo podstatu bez rizika. Vytáhnu prvky, které máme v šabloně, šipky, piktogramy, neutrální ikonky. Petr upraví texty, já posunu pár políček, doplním popisky kroků a sladím barvy podle vizuální identity. Za deset až patnáct minut máme hotovo. Výsledek je srozumitelnější než původní fotka a zároveň bezpečný, protože nejde o materiál z reálné zakázky. Důvod je jasný a říkám ho nahlas: potřebujeme to stihnout upravit dřív, než cokoliv odejde ven.
Těsně před odesláním a co s fotkou
Sotva si oddechnu, Petr přizná, že starou verzi už ráno poslal vedoucímu obchodu ke schválení. Zůstanu na chvíli zticha. Jsem ráda, že se na to dívám ještě před odesláním klientovi, ale dojde mi, jak blízko to bylo. Volám vedoucímu obchodu a bez okolků se ptám, jestli už to stihl přeposlat. Naštěstí říká, že má e‑mail zatím jen rozepsaný a chystal se ho poslat po obědě. Posílám mu hned opravený soubor a do zprávy dvě věty: upravili jsme ilustrační materiál, původní fotka nebyla vhodná kvůli omezením z jiné zakázky. Neptá se na detaily, prostě nahradí přílohu v rozepsaném e‑mailu a pošle správnou verzi. Je to bez dramatu, ale mně se uleví. Tohle mohlo být nepříjemné vysvětlování.
Po tom všem s Petrem ještě krátce proberu samotnou fotku. Řeknu mu, ať ji smaže z telefonu, z cloudu i z koše, ať se k ní nikdo náhodou nedostane. Dodám, že je lepší si příště dělat poznámky nebo rychlé skici než snímky. Neříkám to proto, abych ho kárala. Jde mi o to, aby se nám podobná věc nevymstila. Přikývne, řekne, že mu to došlo až teď, a slíbí, že to smaže. Víc to nerozmazávám. Beru, že chtěl udělat prezentaci názornou, jen zvolil špatný prostředek. Důležité je, že jsme to stihli zastavit včas.
Úprava šablon, pravidel a poučení pro tým
Po schůzce s klientem napíšu do týmového kanálu návrh na drobnou úpravu šablon a postupů. Konkrétně: poslední slide bez fotek z reálných zakázek a krátká připomínka pravidel přímo v dokumentu, aby to nikdo neřešil na poslední chvíli. Přidám, že když už někdo potřebuje ilustrační materiál, ať sáhne po obecných ikonách nebo schématu, které máme připravené. A že když si není jistý, má radši napsat dřív, než něco vloží. Vedoucí týmu to přijme, přidá bod do checklistu a navrhne, že to probereme na příští poradě. Za mě dobré. Mně se uleví a s Petrem je to v klidu. Udělali jsme chybu, ale stihli jsme ji zastavit a upravit systém tak, aby se do podobné situace dostávalo co nejméně lidí.
Zpětně mi dochází, jak snadno se tyhle věci stanou. Člověk chce být názorný a rychlý a přehlédne hranici, která vypadá jako detail. Přitom je to přesně to místo, kde si klienti ověřují, jestli bereme vážně to, co s nimi podepisujeme. Ten den jsme si to připomněli v malém a bez následků. A jsem ráda, že to nezůstalo jen u smazané fotky, ale že jsme rovnou upravili i náš způsob práce.
