Článek
V administrativě jedné obchodní společnosti pracuji devět let. Za tu dobu se vystřídalo několik šéfů, změnily se počítačové systémy, ale jeden můj zvyk zůstal stejný.
Všechno důležité si zapisuji do sešitu.
Termíny, telefonáty, úkoly i dohody z porad. Vždycky s datem a jménem člověka, se kterým jsem něco řešila.
Kolegyně Jana se mi kvůli tomu pravidelně smála.
„Prosím tě, máme jednadvacáté století. To si rovnou pořiď psací stroj,“ poznamenala pokaždé, když jsem otevřela zápisník.
Nevadilo mi to. Každému vyhovuje něco jiného.
Jedna zakázka způsobila pořádný problém
Před dvěma měsíci jsme připravovali nabídku pro významného zákazníka. Šlo o zakázku za téměř dva miliony korun.
Podklady jsem měla hotové tři dny před termínem.
Jana, která měla na starosti obchodní komunikaci, mě ale požádala, abych nabídku zatím neodesílala.
Prý se ještě musí upravit cenové podmínky.
Zapsala jsem si datum, čas i její pokyn. Následně jsem jí e-mailem potvrdila, že odeslání pozastavuji.
Další pokyny už nepřišly.
Najednou jsem byla viníkem já
O dva týdny později si mě zavolal ředitel.
Zákazník mezitím uzavřel smlouvu s konkurencí. Naše nabídka mu totiž vůbec nedorazila.
Ředitel byl rozzuřený.
„Jana říká, že jste měla všechno připravené a nabídku jste prostě zapomněla odeslat.“
Zůstala jsem na něj koukat.
Vysvětlila jsem, že jsem čekala na schválení cen. Jenže Jana tvrdila, že mi žádný podobný pokyn nedala.
Ředitel začal mluvit o závažném pochybení a možném ukončení pracovního poměru.
Pak jsem otevřela svůj sešit
Vrátila jsem se ke stolu a našla příslušnou stránku.
Stálo tam: „12. května, 10:40 – Jana: nabídku neodesílat, čekat na upravený ceník. Potvrdit e-mailem.“
Díky přesnému datu jsem během chvíle našla také odeslaný e-mail.
Bylo v něm jasně uvedeno, že nabídku pozastavuji na Janinu žádost a čekám na další instrukce.
Řediteli jsem ukázala zápis i zprávu.
Požádal mě, abych mu ji přeposlala.
Ještě ten den si Janu zavolal do kanceláře.
Najednou už se nikdo nesmál
Ukázalo se, že Jana měla cenové podmínky dopracovat, ale úkol odložila. Když zákazník zakázku zadal konkurenci, pokusila se odpovědnost přenést na mě.
Ředitel se mi omluvil. Přiznal, že měl situaci prověřit dřív, než začal mluvit o výpovědi.
Jana dostala písemné upozornění a vedení změnilo způsob schvalování nabídek.
Od té doby si důležitá rozhodnutí potvrzujeme písemně všichni.
Svůj sešit ale používám dál.
Roky jsem poslouchala, že moje zapisování je přežitek. Nakonec mi jediná věta napsaná obyčejnou propiskou pomohla najít důkaz, díky kterému jsem nepřišla o práci kvůli chybě někoho jiného.
