Článek
Každý proces musí být formalizovaný. Pokud vám to funguje, neměňte to. Když všichni vědí, co mají dělat, běží to skvěle a výsledky se dostavují, není dobré do toho zasahovat. A pokud to tak není, zkusme ty procesy trošku zformalizovat. Jak na to?
Lehký start
Nezačínejte s tím, že chcete popsat úplně všechno. Vyberte si něco jednoduchého. Nechtějte zformalizovat celou firmu. Odstartujte jednoduše. Vezměte si přípravu kávy pro návštěvy. Krásný proces. Šálek, cukr, mléko, sklenice vody. Kontrola, že vše je čisté. Kávovar. Lžička, podšálek. Jednoduchý proces. Snadno popsatelný výstup. Ideální start.
Když si to na něčem takto jednoduchém otestujete, můžete jít dál. Vyberte si něco složitějšího. Pak ještě složitějšího. Nejprve zkuste izolované procesy, pak ty provázané, až se dostanete k těm komplexním. Postupně. Začít od jednoduššího, naučit se to, pak aplikovat na složitější.
Na vědomost se dává
Sepsaný proces vyvěste. Na nástěnku, na online nástěnku, na chodbu nebo na intranet. Na formě nesejde, klidně ho přečtěte na nejbližší poradě nebo pošlete e-mailem všem, kterých se týká. Důležité je, že všechny zúčastněné s procesem seznámíte.
A když jim k tomu dáte možnost se vyjádřit, případně proces doplnit, budou mít všichni pocit důležitosti. Budou mít radost, snadněji to přijmou a vy získáte dokonalejší popis procesu.
Trello jako perfektní pomocník
Pro manuály procesů mám rád Trello (nebo jakoukoliv jinou kanban online appku). Jsou jasně vidět návaznosti. Můžete prolinkovat na cokoliv, co je potřeba. A pokud to má být živé, jen si vytvoříte kopii nástěnky a pustíte do toho ostatní.
Vyzkoušejte kanban na onboarding. To je proces, který je fajn mít formalizovaný. Zejména pro toho nováčka. První dny, první úkoly, seznam důležitých osob. To vše by v procesu mělo zaznít. A v Trello ho budete mít graficky perfektně přehledný.
Jeden tip: Co sloupec, to den, co karta, to úkol. A na konci týdne sloupec Hotovo – tam si vykonavatel odkládá hotové kartičky. Ten pocit, když do hotového vložíte splněnou kartu, je totiž k nezaplacení.
Občas revidujte
Je to vlastně taková hra. Sotva proces sepíšete, je starý. Takže ho občas revidujte. Snažte se, aby procesy nebyly formalizované jen proto, že jste si to někde přečetli. Ale proto, aby pomáhaly vám, firmě, lidem ve firmě, klientům. Revidujte nejen znění procesu, ale i jeho použití. Pokud se nepoužívá, je to celé k ničemu.
Držím vám palce, ať máte formalizované jen to, co opravdu potřebujete.
A to, co formalizované je, aby se používalo.
Pokud se do toho nechcete pouštět sami, rád pomohu.
Jsem Dominik a jsem business mentor.
