Článek
V naší firmě nejsou služební cesty nijak výjimečné. Několikrát do roka jedeme na školení, poradu nebo prezentaci do jiného města a většinou se domluvíme podle toho, kdo má auto a komu se chce řídit. Když jedeme tři nebo čtyři, nemá smysl brát několik vozů.
Poslední dva roky nás nejčastěji vozil kolega Lukáš. Má velké kombi, řízení mu nevadí a navíc bydlí kousek ode mě, takže mě často nabral cestou. Pro mě ideální. Nemusela jsem hledat parkování, řešit ranní dopravu a po cestě jsme většinou probrali práci.
Už při první delší cestě řekl, že bychom se mohli podělit o benzín. Připadalo mi to samozřejmé. Jeho auto, jeho palivo a několik set kilometrů navíc. Poslali jsme mu každý pár stovek a dál jsme to neřešili.
Stejným způsobem jsme fungovali skoro dva roky.
Částku většinou navrhl sám
Když jsme jeli třeba dvě stě kilometrů tam a zpátky, Lukáš po návratu napsal do našeho pracovního chatu, kolik vyšel benzín. Jednou to bylo 300 korun na osobu, jindy 400 nebo 500 podle vzdálenosti a počtu lidí v autě.
Nikdy mi to nepřipadalo přehnané. Benzín něco stojí, auto také a Lukáš navíc celou cestu řídil. Když jsme jeli čtyři, dávala jsem mu peníze skoro automaticky.
Občas jsme mu zaplatili i kávu nebo oběd. Řidič přece dělá něco navíc a přišlo nám normální mu to trochu ulehčit.
Lukáš nikdy nepůsobil jako člověk, který by řešil každou korunu. Naopak často říkal, že nechce nic vydělávat a jde mu jen o to, aby cestu netáhl úplně ze svého.
Právě proto mě dlouho vůbec nenapadlo ptát se, jak služební cesty účtuje firmě.
Zjistila jsem to úplnou náhodou
Letos na jaře jsem měla jet na školení do Brna, tentokrát sama. Původně mě měl zase vzít Lukáš, ale několik dní před cestou onemocněl. Vedoucí mi řekl, ať jedu vlastním autem a potom si normálně vyplním cestovní příkaz.
Nikdy předtím jsem ho nedělala, takže mi účetní ukázala, co mám vyplnit. Počet kilometrů, spotřebu auta a další údaje. Když jsem viděla výslednou částku, překvapilo mě, kolik firma za použití soukromého auta proplácí.
Nešlo jen o cenu benzínu. Součástí byla i náhrada za každý kilometr.
Za cestu, která byla podobně dlouhá jako několik našich předchozích výjezdů s Lukášem, mi vyšla částka výrazně přes dva tisíce korun.
Zeptala jsem se účetní, jestli je to správně. Řekla, že ano. Pokud zaměstnanec použije se souhlasem firmy vlastní auto, dostane standardní cestovní náhradu.
Pak jsem se úplně nevinně zeptala, jestli to takhle funguje i u Lukáše.
Odpověděla, že samozřejmě.
Najednou mi začaly vycházet úplně jiné počty
Cestou domů jsem si vzpomněla na poslední služební cestu, kterou jsme jeli čtyři. Každý z nás poslal Lukášovi 400 korun. Od kolegů tedy dostal 1 200 a k tomu ještě cestovní náhradu od firmy.
To už nebylo dělení benzínu.
Benzín měl z firemní náhrady pokrytý a podle vzdálenosti ještě dostal peníze za použití auta. Naše příspěvky byly úplně navíc.
Večer jsem se podívala do bankovnictví. Za poslední rok jsem Lukášovi za jednotlivé cesty poslala několik tisíc korun. Nebyla to částka, kvůli které bych nemohla zaplatit nájem, ale najednou mě začal zajímat princip.
Další den jsem se zeptala dvou kolegů, jestli vědí, že Lukáš dostává cestovní náhrady.
Nevěděli.
Jeden z nich mi dokonce řekl, že předpokládal, že pokud jede soukromým autem, firma mu proplatí maximálně nějakou část benzínu. Přesně stejně jsem to chápala já.
Rozhodli jsme se, že se Lukáše zeptáme.
Nejdřív nechápal, v čem je problém
Příležitost přišla sama. Asi o dva týdny později jsme měli jet na další poradu. Lukáš už byl zdravý a napsal, že nás zase může vzít autem.
Jeden kolega odpověděl, že samozřejmě, ale tentokrát už mu na benzín nic posílat nebudeme, protože jsme zjistili, že cestu proplácí firma.
Lukáš okamžitě reagoval otázkou, kdo nám co říkal.
To mě zaujalo. Neřekl, že to není pravda. Nezeptal se, co přesně myslíme. Chtěl vědět, odkud to víme.
Napsala jsem, že jsem sama vyplňovala cestovní příkaz a účetní mi vysvětlila, jak náhrady fungují.
Lukáš pak napsal, že samozřejmě dostává cestovné, ale že to přece není totéž co benzín. Náhrada za kilometr podle něj pokrývá opotřebení auta, servis, pneumatiky a ztrátu hodnoty. Na palivo prý má nárok také, ale používání vlastního auta ho pořád něco stojí.
To byla pravda.
Jenže nám dva roky tvrdil něco jiného.
Nikdy neřekl, že vybírá peníze za opotřebení auta
Když po cestě napsal „benzín vyšel asi na 1 600, dejte každý čtyři stovky“, nikdo z nás neměl pocit, že mu přispíváme na budoucí výměnu pneumatik. Mysleli jsme si, že se dělíme o náklad, který by jinak skutečně platil sám.
Řekla jsem mu to.
Odpověděl, že snad nikdo nečeká, že bude stovky kilometrů ničit vlastní auto zadarmo. Navíc on prý řídí a ostatní se jen vezou.
Jeden kolega mu připomněl, že právě proto existuje firemní náhrada za použití soukromého vozidla.
Lukáš se naštval. Podle něj jsme začali řešit pár stovek až ve chvíli, kdy jsme zjistili, že na cestách „něco dostane“. Přitom jsme dřív všichni bez problémů souhlasili.
To byl další argument, který zněl rozumně jen do chvíle, než se člověk podíval na to, s čím jsme vlastně souhlasili.
Souhlasili jsme s dělením benzínu.
Nevěděli jsme, že benzín už platí někdo jiný.
Zkusili jsme spočítat jednu konkrétní cestu
Měli jsme za sebou služební cestu dlouhou zhruba 500 kilometrů. V autě jsme byli čtyři a Lukáš od každého z nás chtěl 500 korun. Od tří spolujezdců tedy dostal 1 500.
K tomu si vyúčtoval cestu firmě.
Přesnou částku jsme samozřejmě neznali a ani jsme neměli právo vidět jeho vyúčtování. Podle sazeb, které jsem sama dostala, ale musela být výrazně vyšší než samotná spotřeba paliva.
Lukáš trval na tom, že to pořád není žádný podvod. Firma ví, že používá vlastní auto, a my jsme mu peníze posílali dobrovolně. Nikomu nic nevzal z účtu a nikoho nenutil.
Technicky měl zase pravdu.
Právě proto mě celá situace štvala. Nebyla dost velká na nějaký skandál a zároveň byla dost jasná na to, aby člověk pochopil, proč se cítíme podvedení.
Stačila jedna věta před první cestou: „Firma mi sice platí cestovní náhradu, ale chtěl bych ještě něco od vás za auto.“
Pak bychom se mohli rozhodnout.
Tuhle větu nikdy neřekl.
Vedoucí se o tom nakonec dozvěděl
Nechtěli jsme z toho dělat oficiální problém. Jenže dohadování v pracovním chatu si všiml vedoucí a zeptal se, co řešíme.
Když jsme mu situaci popsali, byl viditelně překvapený. Řekl, že smyslem cestovních náhrad je právě to, aby zaměstnanec při použití vlastního auta na služební cestě nebyl finančně poškozený. Firma rozhodně nepočítá s tím, že bude ještě vybírat peníze od ostatních zaměstnanců.
Lukáš začal vysvětlovat, že jde o soukromou dohodu mezi námi. Vedoucí odpověděl, že nám samozřejmě nemůže zakázat dávat si mezi sebou peníze, ale do budoucna podobné vybírání považuje za nevhodné.
Od té chvíle bylo jasno.
Když někdo použije soukromé auto na služební cestu, vyúčtuje náklady firmě. Spolujezdci nic neposílají.
Přesně tak jednoduché pravidlo jsme mohli mít celou dobu.
Lukáš nás několik týdnů skoro nevozil
Po celé hádce začal na služební cesty jezdit raději sám nebo firemním autem, když bylo k dispozici. Tvrdil, že pokud se všichni tak bojíme o pár stovek, nemá důvod dělat taxikáře.
Nikdo mu nebránil.
Několikrát jsme jeli vlakem a jednou jsem vzala vlastní auto. Vyúčtovala jsem firmě cestovní příkaz a ani mě nenapadlo napsat kolegům, ať mi ještě pošlou peníze na benzín.
Poprvé jsem díky tomu pochopila, proč byla původní dohoda tak výhodná hlavně pro Lukáše.
Měl placenou služební cestu, k tomu příspěvky od tří lidí a ještě vystupoval jako ten, kdo všem šetří starosti.
Asi po dvou měsících se situace uklidnila. Dnes s Lukášem zase občas jedeme a normálně se bavíme. Jen už po návratu nepřijde zpráva s číslem účtu.
Peníze zpátky jsme po něm nechtěli
Několik kolegů navrhovalo, že bychom mohli spočítat staré cesty a požádat ho, aby nám část peněz vrátil. Já jsem to nakonec nechtěla.
Platili jsme dobrovolně a zpětně bychom se jen hádali, co přesně kdo před dvěma lety řekl. Za několik tisíc mi to nestálo.
Navíc jsem dostala něco, co je možná užitečnější.
Od té doby se mnohem víc ptám, za co přesně někomu platím.
Většina podobných částek je malá. Tři stovky tady, pět set tam. Člověk je pošle a za hodinu na ně zapomene.
Právě proto může podobný systém fungovat velmi dlouho.
Nikomu se nechce být za lakomce kvůli čtyřem stovkám.
A člověk, který je vybírá, na tom může za pár let vydělat překvapivě pěkné peníze.
