Článek
Rostoucí společnost zaměřená na realizaci fotovoltaických elektráren (FVE) a fotovoltaických ohřevů (FVO) čelila s narůstajícím objemem zakázek stále větším nárokům na koordinaci práce mezi obchodem, administrativou a techniky v terénu.
Cílem bylo získat centrální přehled o zakázkách, zjednodušit předávání informací a odstranit chyby vznikající neefektivní komunikací a ruční administrativou.
Výzva: roztříštěná komunikace a ztráta přehledu
Před zavedením jednotného systému se firma potýkala s několika zásadními problémy:
- neefektivní komunikace mezi výrobou a administrativou,
- duplicitní zadávání úkolů a informací,
- část agendy vedená na papíře,
- chybějící centrální přehled o stavu jednotlivých zakázek.
Tyto nedostatky vedly k chybám v plánování, zdržení v dodávkách a zbytečné zátěži obchodního i technického týmu.
Řešení: jeden systém od obchodu po realizaci
Byl zaveden Bitrix24 jako jednotný systém pro řízení zakázek – od první obchodní příležitosti až po dokončenou instalaci. Důraz byl kladen na jasnou strukturu procesů, automatizaci a práci s aktuálními daty v reálném čase.
Součástí implementace bylo:
- CRM pro obchodní tým s návazností na realizační fázi,
- jasně definované procesy a automatizace, které eliminují chyby v předávání úkolů,
- mobilní řešení pro techniky v terénu – možnost nahrávat fotky a dokumentaci přímo ke konkrétní zakázce,
- online podepisování smluv přímo v CRM,
- integrace na klíčové systémy (fakturace, evidence subjektů, elektronické podepisování).
Vznikl tak jeden plynulý proces, ve kterém má každá zakázka jasně daný stav, historii i další kroky.
Práce v terénu bez papíru a s okamžitou kontrolou
Zásadní změnou bylo zapojení techniků přímo do systému. Fotodokumentace z instalací je nahrávána okamžitě z terénu, přímo ke konkrétní zakázce.
To umožnilo:
- průběžnou kontrolu kvality instalací,
- odstranění zpoždění v předávání informací,
- lepší návaznost mezi terénem a administrativou.
Měřitelný přínos v každodenním provozu
Zavedení jednotného systému přineslo firmě konkrétní a měřitelné výsledky:
- zrychlení toku informací mezi odděleními přibližně o 30 %,
- minimalizaci chyb díky automatizacím a digitálnímu podepisování,
- úsporu desítek hodin měsíčně u obchodního i technického týmu,
- výrazné omezení papírové agendy.
Díky tomu je realizace zakázek plynulejší, přehlednější a méně závislá na ruční koordinaci.
Systém připravený růst s firmou
Bitrix24 dnes slouží jako základní operační systém firmy. Díky modularitě a automatizacím je připraven podporovat další růst společnosti i expanzi bez nutnosti zásadních změn v procesech nebo nástrojích.
Role vJednom
Tým vJednom se podílel na návrhu procesů, implementaci systému i jeho integraci s dalšími nástroji. Důraz byl kladen na to, aby řešení odpovídalo reálnému fungování firmy a zjednodušovalo práci jak v kanceláři, tak v terénu.
Závěrem
Tento případ ukazuje, že i v technicky náročném oboru, jakým je fotovoltaika, lze pomocí správně nastaveného systému výrazně zjednodušit řízení zakázek, snížit chybovost a získat přehled v reálném čase.
