Článek
Dokud si tento princip nepřiznáme, budeme dál digitalizovat formuláře, které se následně tisknou, přepisovat data, která už stát jednou má, a vytvářet nové systémy pro procesy, které zůstávají nezměněné.
Praxe opakovaně ukazuje, že hlavní překážkou digitalizace nejsou technologie, ale způsob řízení. Chybějí jasně definované cíle, vlastníci procesů i kompetence pro správu systémů. Mnohé úřady se proto dostávají do situace, kdy jsou závislé na externích dodavatelích nejen při vývoji, ale i při definování vlastních potřeb.
Dodavatel pak současně stanovuje potřeby, navrhuje řešení i dodává systémy. Výsledkem není digitální transformace, ale dlouhodobá závislost.
Dokument jako základ řízení
Spisová služba bývá často vnímána jako okrajová administrativní agenda. Ve skutečnosti jde o jeden ze základních nástrojů řízení organizace. Dokumenty totiž nejsou pouze nosičem informací. Jsou pamětí rozhodnutí, záznamem procesů a právním důkazem toho, jak úřad postupoval.
Pokud dokumenty existují současně v e-mailech, na sdílených discích, v tabulkách i v papírových složkách, vzniká systémová nekonzistence. Ta zvyšuje pracnost, komplikuje kontrolu a vytváří právní i bezpečnostní rizika.
Nejde přitom o selhání jednotlivců – jde o důsledek prostředí, které takové chování umožňuje.
Setkáváme se v naší praxi často s organizacemi, které mají formálně správně nastavený spisový řád, ale reálná praxe se od něj výrazně liší. Dokumenty se evidují jen částečně, jednotlivé útvary si vedou vlastní přehledy v tabulkách a zaměstnanci si pro jistotu tisknou a zakládají kopie.
V takovém prostředí je obtížné spolehlivě doložit, kdo a na základě čeho rozhodl, kdy dokument vznikl a jakým procesem prošel.
Řešením přitom obvykle není nový software, ale úprava procesů, rolí a důsledné nastavení a vymáhání organizačních pravidel.
Digitalizace je především řízení
Digitalizace není cíl, je to nástroj pro zvýšení efektivity státu. A proto skutečná digitalizace veřejné správy není a nemůže být technologický projekt. Je to změna způsobu, jakým stát řídí své procesy, data a odpovědnosti k dosažení větší efektivity. Nestačí pořídit nástroj. Je potřeba jasně nastavit procesy, vědět, kdo je za ně odpovědný, jak se měří jejich výsledky a jak lze zpětně doložit rozhodování.
Nejrychlejší cesta k efektivnímu státu proto často začíná u něčeho zdánlivě obyčejného: u kvalitní a fundované práce s (digitálními) dokumenty.
Dokument je stopa rozhodnutí.
A bez stopy rozhodnutí není odpovědnost.
A bez odpovědnosti nevznikne efektivní stát.
Tomáš Bezouška
Hlavní konzultant poradenské společnosti INADVISORS
