Proč mít e-mail na vlastní doméně a kolik to stojí

Před pár týdny jsem si nechala poslat pár nabídek na novou kuchyň na míru. Dvě vycházely za super kačky. Jedna přišla z e-mailu typu vorel777@gmail.com, druhá z petr@kuchynevorel.cz. A přistihla jsem se, že tu druhou beru vážněji, ještě než jsem otevřela přílohu. Doménu jsem si zadala do prohlížeče, prohlédla fotky z dílny, našla firmu v rejstříku a mrkla na recenze. Hned z toho byl námět na článek, protože proč člověk s firmou a produkty za desítky tisíc neinvestuje více do prezentace svých služeb?

Přitom to stojí pár stovek ročně a zařídí se to za odpoledne. Ale chápu, že spousta firem to přesto odkládá roky, protože to vypadá jako složitá technická věc. Tak jsem sepsala, proč mi to přijde důležité, kdy bych to naopak neřešila a kolik to stojí.

Doména je adresa, kterou máte registrovanou na sebe, třeba kuchynevorel.cz. E-mail na vlastní doméně znamená, že za zavináčem je tahle doména, ne gmail.com nebo seznam.cz. Web k tomu nutně nepotřebujete, doména klidně slouží jen pro poštu. Potřebujete jen službu, která pro ni provozuje poštovní server (místo, kde schránka s e-maily bydlí). Říká se tomu e-mailový hosting a objednává se stejně jako hosting pro web, akorát je levnější.

Bezplatnou schránku si založí kdokoli za minutu. Nikdo nekontroluje, kdo jste. Proto z nich chodí většina podvodných e-mailů, a proto se lidé naučili brát adresu na doméně firmy jako první filtr. Faktura z fakturace@kuchynevorel.cz vypadá, že je od Kuchyní Vorel. Faktura z fakturacevorel@gmail.com vypadá, že by mohla být od kohokoli.

A funguje to i obráceně. Na gmail.com si kdokoli založí adresu, která se od té vaší liší jednou tečkou, a napíše vašim zákazníkům. Na vaší doméně zakládáte adresy jen vy.

Adresa na doméně nese název firmy v každé zprávě, kterou pošlete. Příjemce si z ní domyslí web, i když ho nikde neuvedete. Když si za půl roku vzpomene, že „ty kuchyně dělal Vorel“, zkusí info@kuchynevorel.cz a trefí se. U adresy s číslicí za jménem nemá šanci.

To samé na vizitce, na faktuře nebo v profilu na Firmy.cz. Adresa, kterou nadiktujete do telefonu a druhá strana ji napíše správně, je podle mě podceňovaná věc.

Tohle je pro mě nejsilnější důvod. Bezplatná schránka je půjčená. Poskytovatel ji může zablokovat, když se mu něco nezdá, změnit podmínky nebo službu ukončit. Odvolat se není kam, protože nejste zákazník. Google navíc od prosince 2023 maže osobní účty, které dva roky nikdo nepoužil, i s adresou.

S vlastní doménou o adresu nepřijdete. Když vám přestane vyhovovat poskytovatel, přenesete poštu jinam a doménu jen přesměrujete. Zákazníci píšou na stejnou adresu jako předtím a nic nepoznají. Jediné, co musíte hlídat, je včasné prodloužení domény. To za vás hlídá registrátor, posílá upozornění a fakturu s předstihem.

Na jedné doméně založíte tolik schránek, kolik potřebujete. Jméno pro sebe, info@ na web a vizitky, časem objednavky@ nebo fakturace@. Ne každá adresa potřebuje vlastní schránku. Alias je adresa, která poštu jen přeposílá, takže objednavky@ vám může padat do hlavní schránky a hlídáte jedno místo.

U e-mailového hostingu platíte jednu částku za celou doménu. Google Workspace nebo Microsoft 365 účtují za každého uživatele zvlášť, řádově stovky korun měsíčně za osobu. U živnostníka nebo firmy o třech lidech je to rozdíl v tisících ročně.

U bezplatné schránky žádná podpora není. Když se nemůžete přihlásit, čeká vás formulář a nápověda. U placeného e-mailového hostingu máte v ceně zálohy a člověka, který to s vámi vyřeší. Když vám v poště leží objednávky a smlouvy, je to fajn pojistka.

Když je pošta soukromá nebo jde o koníček bez zákazníků, schránka zdarma stačí. Stejně tak u projektu na pár týdnů, kde adresa nemá přežít.

A když váš tým potřebuje hlavně sdílené dokumenty, kalendář a videohovory, sáhla bych po Google Workspace nebo Microsoft 365. E-mail tam máte taky na vlastní doméně, jen platíte za každého uživatele.

Pro představu beru ceny z vas-hosting.cz, kde hostuji já. Doména .cz stojí 99 Kč na první rok a potom 184 Kč ročně, mají vždy na první rok slevu 50 %. E-mailový hosting je 44 Kč měsíčně za celou doménu, zase se slevou 50 % na první období. V ceně je 8 GB pro poštu, desítky schránek a aliasů, webmail a denní zálohy do jiného datacentra. Při běžných cenách je to zhruba 710 Kč za rok, první rok míň. Ceny jsou bez DPH.

Když si doménu i e-mail pořídíte u jednoho poskytovatele, technické nastavení proběhne automaticky. Myslím tím DNS záznamy pro poštu včetně SPF a DKIM, které říkají ostatním serverům, že pošta jde opravdu od vás. Na vás zbývá vymyslet názvy schránek, zvolit hesla a přidat poštu do mobilu přes IMAP.

Zdroje: ceník domén a tarif E-mail na vas-hosting.cz; zásady Googlu pro neaktivní účty (support.google.com, „Zásady pro neaktivní účty Google“).