Od Basecampu ke Caflou aneb cesta tam a už ne zpátky

Píše se rok 2014 a já zhruba v dubnu píšu svůj první postřeh o tom, že by se mi do komunikace s kolegy hodil nějaký ten úkolovník. Dříve jsem se totiž mylně domníval, že tyto nástroje pro řízení firem jsou spíše pro velké korporace a týmy a mně by to nepomohlo.

Basecamp mě uchvátil. Přišlo mi, že je intuitivní, jasný, uživatelsky přívětivý, notifikace chodily na e-mail, zkrátka vše, co jsem od toho v té době čekal.

Zaplatil jsem si verzi pro (myslím) 10 projektů což bylo cca 500,- a začal jej používat se svými kolegy a pár klienty. V Chromu jsem si ho připnul jako kartu a kdykoliv jsem potřeboval, měl jsem jej při ruce hned na začátku všech mých 30-ti oken a jakýkoliv úkol si do něj hned zapsal.

Takto zpětně to vypadá velmi jednoduše :-) Tak jednoduché to ale vůbec nebylo. Zpočátku jsem netušil, jak správně nastavit priority, zapisovat úkoly.

Pamatuju si, že když si člověk zapsal úkol ve stylu „Udělat analýzu XY“, jednalo se o dost velký úkol. Trval mi třeba měsíc a já neviděl výsledky práce (na denní bázi). Nemluvě o tom, že mi pak celý měsíc chodil e-mail, že něco není. A to si vynásobte třeba 100 úkoly :-D Spolu s tím, že nebyla kancelář, jsem často bojoval s prokrastinací a pocitem, že se nic nehýbe. Nějakou dobu mi trvalo, než jsem se naučil tyto věci lépe zapisovat a z velkých úkolů udělal menší. Jen nutno dodat, že to neznamená, že to nyní dělám vše 100% dobře, ale dělám to lépe.

Po nějaké době používání Basecampu jsem si uvědomil, že to není jediný nástroj, který ke své práci potřebuji. Například mi chybělo něco na měření času. To mě přivedlo k prozkoumání i dalších nástrojů jako byla Asana, Trello (Můžete mi vysvětlit, jak tento nástroj někomu ulehčuje práci?🤔 Pro mě nejhorší zkušenost!). Asana se mi líbila moc, ale placená verze při více lidech už vycházela celkem náročně na finance. Ono se ani není čemu divit. My tu nemáme zahraniční platy :-)

Když jsem hledal různé nástroje, tak inspiraci jsem čerpal u mých kolegů. Takže není divu, že Toggl byla jasná volba v rámci měření. Spustíš a stopneš. Co víc dodat? :-D Jasné jak facka a člověkovi to úplně vystačí na reportování času.

Ono se to možná nezdá, ale když je člověk na volné noze, tak těch věcí, které musí vědět, pohlídat si a řešit sám je opravdu dost. Takže když si může pomoci nějakým nástrojem a nepsat si to třeba do notýsku či do e-mailu, faktury držet v Excelu a stopovat si čas na mobilu, tak je to velké usnadnění. A vím co říkám, protože jsem to v úplných začátcích podnikání takto nějak dělal ;-)

Uběhlo zhruba 9 let a píše se rok 2023. V té době už cítím, že můj tehdejší systém je náročný. Překlikávám z okna do okna a vlastně zjišťuju, což se mi přihodilo až vlivem času a zkušeností, že méně je někdy více. Shodou nějakých náhod jsem se rozhodl otestovat nově objevený nástroj - Caflou.

První moje myšlenka byla něco ve stylu: „V čem by měl být lepší, než jiné nástroje? Není to náhodou prašť jako uhoď?“. Trvalo chvíli a já našel pár výhod, které mě velmi rychle přesvědčily o změně systému.

Hlavními výhodami jsou především úspora času díky eliminaci nutnosti neustálého přepínání mezi různými nástroji a výrazné snížení měsíčních výdajů.

Kromě toho nabízí spárování či migraci z těch nejznámějších nástrojů, jako je:

Mezi největší benefit sám za sebe považuju opravdu velmi dobrou, českou, podporu. Kdykoliv jsem něco nevěděl a myslel jsem si, že to tam třeba není, napsal jsem a během chvíle jsem měl odpověď. Dost se toho dá najít v jejich vzdělávacím centru.

Nástroj nyní používám více jak rok a vím, že je ještě spousta věcí, které nepoužívám vůbec nebo v takové míře, co by mi mohl nabídnout. Což je škoda, ale chce to jen více volného času a snad si to ještě trochu více přizpůsobím a vylepším. A to nejdůležitější, zlepším svou efektivitu a možnosti lépe se rozhodovat v rámci zdraví mého podnikání.

Přechod z Basecampu byl snadný. Zároveň i používat Toogle, iDoklad. U něj jsem udělal tu chybu, že jsem nejdříve měl zadarmo Caflou, klikl na spárovat a naimportovalo se mi pouze 100 prvních kontaktů, ale už ne faktur. Pak když jsem si zaplatil vyšší verzi, tak se mi některé kontakty zduplikovaly.

Nejtěžší pro mě bylo pochopit tu hierarchii úkolů. Začal jsem asi tak, že jsem vše hodil do jednoho projektu 😁 Nicméně, je to tak, že máte firmu (klienta). S tou máte nějaký projekt (v mém případě je to web). Úkoly už jsou jednotlivé velké celky (pro představu SEO, link building, copywriting) a v nich zadáváme jednotlivé TO-DO. Ty se dají rozpadnout na jednotlivé úkoly, které řeším v krátkém čase. Přiznávám, že kdybych nepoprosil kamarádku, tak bych se ztratil nebo musel věnovat více času na blogu jejich webu. Takže jestli mohu doporučit, hned od začátku si to pořádně rozmyslete, nebo si domluvte konzultaci. Ušetříte si tím spoustu práce pak.

Než jsem zjistil fígl se spuštěním času za pomocí klávesové zkratky, tak jsem zjistil, že je pro mě lepší si ke všem úkolům napsat i projekt (příklad: SEO - seznam.cz) díky tomu jsem měl trošku lepší přehled, protože v měřiči se u měření TO-DO nevypisuje projekt.

V Gmailu mám štítek a vše z Caflou mi směřuje do toho. To mě kdysi dávno naučil na svém školení Pavel Minář, kterého tímto zdravím.

Je celkem jednoduché tam přidat kolegy, klienty a následně s nimi komunikovat. To, že se dá komunikovat v jednom úkolu/podúkolu a zároveň u toho mít štítek, datum, prioritu, změřený a vykázaný čas je prostě super! Tady bych rád ale napsal, že já osobně jsem zatím nenašel způsob, jak za pomocí vykazování času si nastavit a sledovat své cash flow a zdraví firmy. Myslím, že je to tím, že to budu muset časem trochu pročíst, více proklikat a vyzkoušet. Nicméně to už jsem psal výše, že někde mám ještě rezervy.

Automatizaci mám zatím nastavenou jen okrajově. Když vytvořím nový projekt, vytvoří se mi takové a takové úkoly. Vzhledem k tomu, že mé podnikání je převážně zaměřené jedním směrem, tak ty úkoly a podúkoly jsou vždy stejné.

Když něco hledám, tak i tam využijete můj fígl s připsáním projektů, zvlášť pokud máte jako já stejné názvy úkolů. To, co to bohužel nedělá je prohledávání jednotlivých komentářů u úkolů. Takže když víte, že jste se někde o něčem bavili nebo že jste už někde něco takového psali a chcete to najít, chvíli vám to zabere. Myslím, že by to mohlo mít spojitost s indexaci tolika dat a rychlosti celého nástroje. Čistě můj odhad. Budu doufat, že to tam časem přidají.

Jestli hledáte nástroj, který zastane více nástrojů, nechcete platit zbytečně moc (ze začátku klidně zdarma), patříte mezi freelancery, menší či střední firmy a nebo projektové manažery vřele doporučuju právě Caflou.

Ps: Nyní hledám nástroj, který by urgoval konkrétní lidi skrze komentáře v Google tabulkách. Zatím používám jen Rebump jako rozšíření v Gmailu, ale kdyby někdo věděl, budu moc rád za tip.