Článek
Právě tento první krok bývá překvapivě časově náročný. Samotné rozhodnutí trvá jen několik desítek sekund, ale pokud organizace přijímá stovky dokumentů denně, představuje třídění významnou část administrativní práce.
S tím dnes pomáhá umělá inteligence. Nová funkce aplikace Sofa od Software602 dokáže dokument po přijetí automaticky analyzovat, rozpoznat jeho typ a zařadit jej do správného procesu. Zaměstnanec tak nemusí rozhodovat, kam dokument patří. AI připraví návrh během několika sekund.
Výhodou není jen rychlejší práce podatelny. Jakmile systém pozná, že jde například o fakturu, může ji automaticky předat do schvalovacího procesu. Smlouvu odešle právnímu oddělení, personální dokument personalistům nebo žádost občana příslušnému odboru. Každý typ dokumentu tak může spustit vlastní workflow bez nutnosti ručního přeposílání.
Velkou předností je možnost přizpůsobení. Organizace si sama určí, jaké typy dokumentů chce rozpoznávat. Vedle běžných faktur nebo smluv může jít například o stavební dokumentaci, interní směrnice, personální dokumenty nebo agendy specifické pro konkrétní úřad či firmu. Umělá inteligence se přizpůsobuje procesům organizace, nikoliv naopak.
Automatická klasifikace navíc otevírá cestu k dalším AI funkcím. Jakmile systém pozná typ dokumentu, může z něj automaticky načíst důležitá metadata, připravit návrh spisového znaku, zařadit dokument do správné složky nebo spustit navazující schvalovací proces. Jednotlivé kroky na sebe plynule navazují a zaměstnanci se nemusí zabývat rutinním tříděním.
Ani v tomto případě ale AI nerozhoduje sama. Systém vždy připraví návrh, který může uživatel zkontrolovat nebo upravit. Smyslem není nahradit pracovníky podatelny, ale ušetřit jim čas při opakujících se činnostech a omezit riziko chybného zařazení dokumentu.
Podle Software602 právě podatelny patří mezi místa, kde může umělá inteligence přinést nejrychlejší návratnost. Ne proto, že by měnila způsob práce úřadu nebo firmy, ale protože odstraňuje rutinu, která se opakuje u každého přijatého dokumentu.
