Článek
Podepsat dokument elektronicky zní jako jednoduchá věc. Tedy do chvíle, než zjistíte, že to sice technicky možné je, ale jen z konkrétního počítače.
Přesně takovou situaci řešil Výzkumný ústav meliorací a ochrany půdy (VÚMOP). Jeho zaměstnanci používali certifikáty pro elektronické podepisování uložené v datovém úložišti Windows. Jenže k nim neměli přístup vždy a všude.
A pokud člověk potřeboval podepsat dokument třeba v terénu, jednoduchý úkon se rázem zkomplikoval.
Elektronický podpis je jen tak praktický, jak prakticky se k němu dostanete
Samotná možnost elektronicky podepisovat ještě neznamená, že máte vyhráno. Důležité je také to, odkud a jak můžete podpis použít.
VÚMOP proto při hledání nového řešení požadoval větší flexibilitu. Zaměstnanci měli mít možnost podepisovat vzdáleně, například i z mobilního telefonu. Ústav zároveň potřeboval centrálně spravovat certifikáty.
Výběr nového řešení probíhal v širším kontextu modernizace spisové služby a trval přibližně dva roky. Samotné vzdálené podepisování ale podle VÚMOP nasadili velmi rychle. Zaměstnancům následně stačilo jedno školení s podporou Software602.
Nový způsob začali používat na začátku roku 2020.
Načasování se ukázalo jako mimořádně šťastné.
Pak přišel home office
Krátce po zavedení vzdáleného elektronického podepisování dorazila první vlna covidu a s ní omezení i masivní přechod na práci z domova.
To, co původně řešilo hlavně větší flexibilitu při práci, najednou pomáhalo udržet běžný provoz organizace.
„Díky vzdálenému podepisování jsme se lépe připravili na situaci vyvolanou pandemií,“ popsal zkušenost ústavu Ivan Novotný, náměstek pro půdní službu a informatiku.
VÚMOP podle případové studie nebyl ve své činnosti omezen ani v době, kdy řada jeho zaměstnanců musela pracovat z domova.
Co tedy řešit, když chcete podepisovat odkudkoliv?
Pokud ve firmě nebo organizaci používáte elektronické podpisy, stojí za to podívat se na celý proces očima člověka, který dokument skutečně potřebuje podepsat.
Může to udělat jen z pracovního počítače? Co se stane, když je doma nebo na služební cestě? Může podepsat dokument z mobilního zařízení? A jak organizace spravuje podpisové certifikáty?
Právě tyto praktické otázky rozhodují o tom, jestli elektronický podpis práci opravdu zrychluje, nebo pouze nahrazuje jednu překážku jinou.
V případě VÚMOP přineslo vzdálené elektronické podepisování a pečetění se Signerem od Software602 především zkrácení doby vystavení a podepsání dokumentů. Organizace zároveň získala přehled o tom, kdo a kdy dokument autorizoval a vystavil, možnost vzdáleného přístupu k certifikátům pro kvalifikovaný elektronický podpis a okamžitou archivaci dokumentů.
Součástí řešení je také zabezpečení dokumentů proti pozměnění a neoprávněnému přístupu a jejich dlouhodobé uchování s právní validitou.
Nejlepší elektronický podpis je ten, ke kterému se dostanete
Pandemie byla mimořádná situace. Potřeba pracovat mimo kancelář už ale mimořádná není.
Lidé pracují z domova, cestují, jednají u zákazníků nebo tráví část pracovního dne v terénu. Pokud kvůli jednomu podpisu musí čekat na návrat ke konkrétnímu počítači, část výhody elektronického dokumentu mizí.
Zkušenost VÚMOP ukazuje jednoduchou věc: při zavádění elektronického podepisování nestačí řešit pouze to, zda dokument elektronicky podepsat lze. Stejně důležité je ptát se, odkud ho člověk dokáže podepsat.
Protože dokument, který čeká na podpis v kanceláři, může brzdit práci úplně stejně jako papír ležící na stole.
