Článek
Stačí jedno špatně napsané číslo. Nebo políčko, které člověk při vyplňování přehlédne. Formulář doputuje na administrativu, tam chybu objeví a začíná další kolečko: zjistit, kdo dokument vyplnil, ozvat se mu a chybějící údaj doplnit.
Jeden takový papír možná nikoho nezruinuje. Když jich ale zpracováváte velké množství, drobné chyby začnou zaměstnancům ukusovat hodiny práce.
Podobný problém řešila Akademie múzických umění v Praze. Vedle pracovních smluv její administrativa zpracovává například výkazy odpracovaných hodin nebo dokumenty spojené se zahraničními služebními cestami. A do toho 700 spolupracujících pedagogů.
Formuláře se přitom původně vyplňovaly ručně.
Když se z administrativy stane luštění
Problém papírových formulářů není jen v množství papíru. Mnohem nepříjemnější je to, co se začne dít s informacemi, které na ně lidé zapisují.
Některé údaje chybějí. Jiné nejdou přečíst. Administrativní pracovník pak místo zpracování dokumentu luští rukopis nebo znovu kontaktuje člověka, který formulář odevzdal.
AMU se proto v roce 2007 rozhodla ekonomickou a personální administrativu postupně digitalizovat. Se Software602 převedla téměř všechny formuláře těchto agend do elektronické podoby a nastavila je tak, aby část práce, kterou dříve museli dělat lidé, zvládl samotný formulář.
Zajímavé přitom je, že nový způsob práce zpočátku nevítali všichni. Část uživatelů chtěla zůstat u papíru.
Nakonec původní papírové formuláře zmizely úplně.
Digitální formulář není jen papír na obrazovce
Tady je důležitý rozdíl. Digitalizovat formulář totiž neznamená pouze vzít původní papír a zobrazit jeho kopii na monitoru.
Dobře navržený elektronický formulář může člověka při vyplňování kontrolovat.
Řešení od Software602 na AMU například hlídá povinné položky, nabízí kontextovou nápovědu, automaticky provádí nastavené výpočty a kontroluje správnost vyplnění. Právě tím odpadá část problémů, které dříve musela řešit administrativa.
Uživatel si navíc může formulář uložit i s vyplněnými údaji. Když ho potřebuje podat znovu, nemusí začínat od prázdné stránky. Upraví jen to, co se změnilo.
Systém dokáže nabídnout také aktualizaci formuláře, takže člověk může pracovat s jeho nejnovější verzí.
Co si z toho vzít, pokud formuláře řešíte také
První otázka by neměla znít: „Jak dostaneme náš papírový formulář do počítače?“
Mnohem užitečnější je podívat se na místa, kde dnes lidé při jeho vyplňování chybují.
Které údaje nejčastěji zapomenou? Kde vznikají chyby? Co musí zaměstnanci administrativy ručně kontrolovat? Které hodnoty by formulář mohl dopočítat sám? A které údaje lidé při každém podání opisují znovu?
Právě tam má digitalizace největší šanci ušetřit práci.
Pokud pouze vytvoříte elektronickou kopii papíru, přenesete si totiž část starých problémů do nového prostředí. Člověk pořád může zapomenout důležitou položku a někdo další ji bude muset kontrolovat.
Chytrý formulář naopak dokáže část kontroly udělat už ve chvíli, kdy údaje vznikají. A administrativa pak nemusí napravovat chyby, kterým šlo předejít už při vyplňování.
Na AMU změna funguje už roky
Od první schůzky k ostrému provozu trvala implementace podle zkušenosti AMU tři měsíce. Digitalizované formuláře pak začali používat i lidé, kteří se původně přechodu z papíru bránili.
„Digitalizace formulářů byl jednoznačně krok správným směrem. Stejný produkt bych bez váhání vybral i dnes,“ hodnotí zkušenost IT manažer AMU Radim Chvála.
Elektronické formuláře od Software602 používá AMU podle případové studie řadu let bez významnějšího problému.
A možná právě v tom spočívá nejlepší měřítko povedené digitalizace. Ne v tom, kolik papírů dokáže organizace převést do počítače, ale kolik zbytečné práce díky tomu už lidé nemusí dělat.
Protože když zaměstnanec administrativy nemusí luštit rukopis, dohledávat chybějící kolonku a telefonovat kvůli opravě, digitalizace konečně dělá přesně to, co má: šetří lidem čas.
