Článek
Právě na tuto rutinu se zaměřují nové AI funkce v aplikaci Sofa od Software602. Umělá inteligence nepíše e-maily ani nevytváří prezentace. Jejím úkolem je porozumět obsahu dokumentu a připravit údaje, které zaměstnanci běžně přepisují ručně.
Nejde přitom jen o faktury. Stejným způsobem lze pracovat se smlouvami, objednávkami, předávacími protokoly nebo dalšími dokumenty. AI dokáže navrhnout například smluvní strany, datum podpisu, hodnotu zakázky nebo číslo smlouvy. Uživatel pak pouze zkontroluje správnost navržených údajů a potvrdí je.
To je zásadní rozdíl oproti klasickému OCR. Zatímco OCR převede obrázek na text, umělá inteligence se snaží pochopit význam jednotlivých údajů. Nestačí rozpoznat číslo nebo datum. Musí určit, zda jde o datum podpisu smlouvy, datum splatnosti nebo například datum vystavení dokumentu.
Velkou výhodou je možnost přizpůsobení. Každá organizace si sama určí, která metadata jsou pro ni důležitá. Účetní oddělení bude z faktur vytěžovat jiné údaje než personální oddělení z pracovních smluv nebo právníci z obchodních kontraktů. Administrátor může jednoduše definovat, jaké informace má AI vyhledávat a ukládat.
Načtená metadata se následně stanou součástí dokumentu. Díky tomu lze dokumenty snadno vyhledávat, filtrovat nebo podle nich automaticky spouštět navazující procesy. Zaměstnanci už nemusí stejné údaje opisovat do několika různých aplikací ani je znovu dohledávat při pozdější práci s dokumentem.
Důležitou součástí řešení je také kontrola. AI žádná data automaticky nepotvrzuje. U každého navrženého údaje je možné zobrazit místo v dokumentu, odkud byl převzat. Uživatel tak přesně vidí, proč systém konkrétní hodnotu navrhl, a může ji během několika sekund ověřit.
Právě podobné využití ukazuje, že největší přínos umělé inteligence nemusí spočívat ve vytváření nového obsahu. Ve firemní administrativě často přinese větší úsporu tím, že převezme rutinní činnosti, které zaměstnanci opakují každý den. Místo přepisování údajů se pak mohou věnovat práci, která skutečně vyžaduje lidské rozhodování.
„Na tuto funkci máme neuvěřitelně kladné ohlasy,“ říká Vlastimil Tesař ze Software602.
