Článek
S tímto problémem se už v roce 2006 začal zabývat také Jihomoravský kraj. Cílem bylo nabídnout občanům možnost podávat žádosti elektronicky a současně odstranit ruční přepisování dat, které zaměstnávalo úředníky při každé dotační výzvě.
První elektronický formulář vznikl o několik let později a kraj jej nejprve otestoval na dotačním programu pro včelaře. Zkušenost ukázala, že elektronické podání bez problémů zvládnou i lidé, kteří s digitálními technologiemi běžně nepracují. Už následující rok proto kraj rozšířil elektronické formuláře na všechny dotační programy.
Formuláře se postupně vyvíjely. Přibyly různé varianty pro fyzické a právnické osoby, podmíněné zobrazování polí podle typu dotace nebo automatické ověřování údajů v registru ARES. Kraj proto přešel na formulářovou platformu FormFiller od Software602, která umožňuje vytvářet inteligentní formuláře, pracovat s registry a automaticky předávat data k dalšímu zpracování.
„Výhoda elektronických formulářů je nejen v tom, že se data automaticky posílají do naší databáze, ale také se nám díky nim nepřehltí webový server, protože dochází k zasílání datových vět, které se postupně ukládají,“ popisuje Kamila Uhlířová, analytička informační a komunikační techniky Krajského úřadu Jihomoravského kraje.
Výsledky jsou vidět na objemu zpracovaných žádostí. Jihomoravský kraj dnes prostřednictvím elektronických formulářů vyřizuje více než 5 000 žádostí o dotace ročně. Jen v roce 2024 jich bylo 5 443 a v roce 2025 kraj otevřel přibližně 70 dotačních titulů. Přesto už úředníci nemusí údaje z formulářů ručně přepisovat do tabulek a mohou se věnovat samotnému hodnocení žádostí.
Digitalizace ale nepřinesla výhodu jen úřadu. Žadatelé už nejsou odkázáni na úřední hodiny ani na pořadí ve frontě. Kraj stanovuje termín pro podání žádostí a všechny formuláře doručené v dané lhůtě mají stejné podmínky. Odpadla tak situace, kterou znaly některé dotační programy v minulosti, kdy lidé čekali před budovou úřadu od časných ranních hodin, aby byli mezi prvními.
Příběh Jihomoravského kraje ukazuje, že digitalizace není jen o převodu papírového formuláře do elektronické podoby. Největší přínos přichází ve chvíli, kdy se data z formuláře automaticky dostanou do navazujících systémů a úředníci s nimi mohou dál pracovat bez ručního přepisování.
Formulářové technologie společnosti Software602 dnes využívají vedle Jihomoravského kraje také Středočeský kraj, Městská část Praha 3, Finanční analytický úřad, město Karviná nebo další instituce veřejné správy. Elektronické formuláře se staly běžnou součástí komunikace mezi úřady a občany a stále častěji tvoří základ pro digitalizaci dalších agend, od interních procesů přes dotace až po komunikaci s podnikateli.
