Datové schránky (nejen) pro neziskové organizace #1 – jak je zprovoznit pro komunikaci se státem

Stát začne datové schránky zřizovat automaticky od ledna. Povinnost nově platí pro všechny právnické osoby, včetně neziskových organizací – spolky, pobočné spolky, ústavy, nadace, nadační fondy, církevní organizace, obecně prospěšné společnosti a další.

Datové schránky se týkají i podnikajících fyzických osob (včetně živnostníků s pozastavenou živností). Zjednodušeně řečeno, povinnost platí pro všechny, kdo mají IČO.

Zadejte své IČO do vyhledávače datových schránek. Pokud se pod vaším identifikačním číslem objeví to stejné, jako na obrázku níže, povinnost se vás týká a schránka vám bude zřízena.

Datová schránka představuje virtuální elektronickou schránku – podobně jako váš e-mail. Její vedení je bezplatné, můžete z ní odepisovat a dostávat do ní zprávy. Vše, co z ní odešlete, ihned odejde.

Zdroj: https://info.mojedatovaschranka.cz/info/cs/

Oproti e-mailu jsou datovky vázané na fyzickou/právnickou osobu, která může vlastnit jedinou adresu. Při komunikaci s úřady je vaše identita ověřena – vše co z datovky odešlete má hodnotu doporučeného dopisu, který jste vlastnoručně podepsali. Ale pouze v případě, že píšete orgánům veřejné moci.

Při komunikaci se soukromoprávními subjekty se fikce podpisu neuplatňuje a za zprávu musíte zaplatit. (Více se dozvíte v druhém pokračování této série.)

U všech zpráv si můžete zobrazit doručenku. V datové schránce je uvedeno, kdy byla zpráva odeslána i doručena a kdy konkrétně se bude považovat za doručenou.

💡 Podívejte se na video o výhodách datovek od Ministerstva vnitra.

Největší využití datové schránky je pro komunikaci s orgány veřejné moci (úřady), kterým můžete posílat elektronické zprávy zcela bezplatně, zatímco za papírové dopisy byste platili poštovné.

Na rozdíl od e-mailu se zpráva po 90 dnech od přečtení smaže. Důležité zprávy si raději stahujte s přílohou a informacemi o doručení ve formátu ZFO.

💡 Přečtěte si, jak ukládat zprávy.

V případě, že datovku ještě nepoužíváte, můžete v období leden až březen 2023 očekávat dopis do vlastních rukou –⁠ obálka se žlutým pruhem.

Přístupové údaje a návod, jak datovou schránku zpřístupnit a udělat nejdůležitější kroky, přijdou statutárnímu orgánu.

I přes to, že přijde více sad přihlašovacích údajů, všichni se přihlašují do stejné datové schránky.

Pokud bude agendu a práci s datovkou vaší organizace řešit někdo jiný než statutární orgán, např. asistentka, musíte pro něj zajistit vlastní přihlašovací údaje. Níže v článku se dozvíte, jak na to.

Příjemce údajů zjistíte ve Veřejném rejstříku. Do vyhledávacího pole zadejte název/IČO organizace. Po vyhledání klikněte na úplný výpis a níže najdete část statutární orgán. Lidé zapsaní v této části obdrží přihlašovací údaje.

Zdroj: https://or.justice.cz/ias/ui/rejstrik

Pokud vás pošťačka nezastihne, dopis uloží na poště. Máte 10 dní na vyzvednutí. Jestliže převzetí nestihnete, dopis se vrátí a vy se neseznámíte s jeho obsahem.

Dodatečně můžete získat přístupové údaje na kterémkoliv CzechPOINTu, podobně jako při zapomenutí údajů. Další možností je Identita občana. Tento způsob přihlášení funguje pouze na webu – v aplikacích třetích stran nepochodíte. O tom, jak používat schránku jinde, než na webu Ministerstva vnitra, se dozvíte v navazujícím článku.

Pozor! I když si dopis s přístupovými údaji nevyzvednete, postupuje se podle zásad „fikce doručení“. Přístupové údaje budou desátým dnem považovány za doručené.

Od okamžiku doručení do ruky, vyzvednutí na poště nebo po uplynutí 10denní lhůty fikce doručení běží 15 dní na první přihlášení. Po 15 dnech je datová schránka automaticky aktivována bez ohledu na to, zda jste se do ní přihlásili – a úřady začnou doručovat výhradně do vaší datové schránky! Už nebudete dostávat papírovou poštou.

Z obsahu zásilky se dozvíte identifikátor datové schránky (každá datovka je označená kombinací 7 znaků písmen a čísel), uživatelské jméno a heslo pro první přihlášení.

Nespleťte si uživatelské jméno a identifikátor. Vypadají podobně, ale liší se délkou. Uživatelské jméno je běžně 6 písmen. Patří vám jako konkrétnímu uživateli (uživatelů může být víc), na rozdíl od identifikátoru, který je pro celou schránku.

Přihlašovací údaje zadáte na webu www.mojedatovaschranka.cz – na úvodní obrazovce zvolte přihlášení jménem a heslem.

Během prvního přihlášení vás povede průvodce aktivací datové schránky. V prvním kroku si nastavíte nové heslo – to v dopise můžete použít jenom pro prvotní přihlášení.

Ve výchozím nastavení po vás datovka bude požadovat změnu hesla každých 90 dní. Pokud si nastavíte bezpečné heslo, doporučujeme tuto volbu vypnout a nastavit si trvalou platnost hesla.

Pokud tuto změnu neprovedete a později si ji rozmyslíte, můžete platnost hesla změnit v Nastavení > Možnosti přihlášení > Platnost hesla.

Bez nastavených notifikací musíte datovku kontrolovat ručně a nevíte, co se v ní děje. Nastavte si e-mailové notifikace. V nastavení zadáte svůj e-mail a následně opíšete ověřovací kód (číslo), který vám na uvedený e-mail přijde.

Ve chvíli, kdy do schránky přijde zpráva, vám na e-mail přijde upozornění z adresy notifikace@mojedatovaschranka.cz.

Později můžete notifikace měnit v Nastavení > Notifikace > Notifikace e-mailem. Případně si zde můžete nastavit upozornění SMS zprávou. Služba je ale zpoplatněná jako Premium SMS – za každou zprávu zaplatíte operátorovi 3 Kč.

Tím je úvodní nastavení datové schránky dokončeno. Po nastavení se vám objeví standardní prostředí, ve kterém na vás čeká první zpráva se základními informacemi.

Od této chvíle je datová schránka plně aktivní. Nyní do ní můžete zprávy nejen přijímat, ale také je odesílat.

❗ Nezapomeňte na to, že úřady vám od teď budou úřední dokumenty zasílat jen do datové schránky!

Do každé datové schránky může mít přístup několik osob. Tak jako v reálném světě můžete zplnomocnit asistentku, účetní nebo advokáta, aby vás zastupoval, můžete u datové schránky označit pověřenou osobu.

Vybraným osobám můžete ve schránce spolku vytvořit přístupový účet s rozdílnými právy (pouze čtení zpráv, zasílání zpráv apod.). Stát jim zašle jejich vlastní přístupové údaje.

❗ Nikdy nikomu nesdělujte své původní přihlašovací údaje.

💡 Zajímá vás, jak datovku používat napříč organizací, ale nevíte, jak do ní přidat uživatele? Přečtěte si, jak na to.

V případě, kdy za právnickou osobu musí podle stanov jednat více osob zároveň, se nemůže uplatnit fikce podpisu – jeden dokument nemůže poslat datovou schránkou zároveň více osob (např. předseda spolku a místopředseda).

Řešením je v takovém případě elektronický podpis připojený k dokumentu. Elektronický podpis vyřídíte u několika certifikovaných dodavatelů.

👉 Přečtěte si druhý článek z mini série používání datové schránky v neziskových organizacích. Dozvíte se, jak podat daňové přiznání, návrh na změnu ve spolkovém rejstříku nebo žádost o dotaci z datovky.

Zaregistrujte se do newsletteru, který pro lidi v nezisku pravidelně připravujeme. Budete vědět o akcích, které chystáme, řekneme vám o všech novinkách a nabídkách, které by pro neziskovky mohly být zajímavé.

Co dalšího dělá Česko.Digital pro neziskovky? Mrkněte do naší Wiki, kde je stručný přehled toho, jak vypadá naše spolupráce s neziskem.

Autor článku: Ján Kaláb

Korektorka: Romana Přibylová

Další blogové články komunity expertních dobrovolníků najdete na blog.cesko.digital.