Datové schránky (nejen) pro neziskové organizace #2 – 7+ tipů, jak datovkou zjednodušit fungování

Jakákoliv komunikace ze strany státu, samosprávy i úřadů bude probíhat téměř výhradně digitálně. Úřady vám musí veškeré zprávy posílat datovkou, vy takovou povinnost nemáte (výjimkou je podání daňového přiznání, o které píšeme níže). I přesto je používání datovky znatelně příjemnější, než zasílání tištěných dopisů.

Všechny zprávy, které donedávna chodily fyzicky, vám přijdou do datovky, kde si je přečtete kdykoliv a kdekoliv. Obdobných výhod je celá řada – začněte je využívat i vy.

Krajské úřady či ministerstva budou s příchodem datových schránek častěji a častěji požadovat zaslání žádosti do dotačního programu datovou schránkou. Případně se přihlašovacími údaji do datové schránky přihlásíte do systému úřadu, kde probíhá sběr žádostí.

Změna sídla, obsazení orgánů, vkládání dokumentů každoročních účetních závěrek či výročních zpráv – to vše rejstříkovému soudu snadno zašlete elektronickou cestou.

Potřebný návrh na zápis údajů vyplníte na webu justice.cz v tzv. inteligentním formuláři. Z něho vygenerované PDF s návrhem pošlete na příslušný soud datovou schránkou. Soud vás odpovědí do vaší datovky uvědomí o vyhovění zápisu změny či vyzve k doplnění.

Vše je velmi rychlé a snadné. Veškeré dokumenty, které musíte doložit, jednoduše přiložíte v elektronické podobě v PDF, včetně ověřeného podpisu. Dokument konvertujete na CzechPOINTu z papírové do elektronické podoby.

Daňové přiznání za rok 2022 a případné další roky (k dani z příjmu a případná jiná) budete podávat vždy elektronicky – buď na portálu Moje daně, kde se můžete přihlásit skrze datovou schránku, nebo přímo v datové schránce.

Ve svém účetním software vygenerujete daňové přiznání v XML formátu, který jednoduše přiložíte do zprávy finančnímu úřadu a odešlete datovkou. Tím je přiznání ihned považováno za podané.

Např. vývojáři Stormware Pohoda mají program Tax. Slouží na daňová přiznání, je napojený do účetního softwaru a dokáže vaše přiznání odeslat přes datovou schránku.

❗ Prakticky to znamená, že nemůžete vyplnit papírový formulář a přinést ho na finanční úřad. Stejně tak nemůžete na papíře vyplněné přiznání pouze naskenovat a poslat ho. Jediná možná cesta je elektronický formulář odevzdaný přes daňový portál nebo poslaný datovou schránkou.

💡 Drobnou výhodou může být, že takto elektronicky podané daňové přiznání se může odevzdat až na konci dubna.

Máte v organizaci více zaměstnanců? Veškerá komunikace se správou sociálního zabezpečení, lékařem či zdravotní pojišťovnou (neschopenky, hlášení…) bude probíhat elektronickou cestou v datové schránce.

Spolky, které se zabývají ochranou přírody a současně mají ve stanovách jako hlavní poslání ochranu přírody a krajin, se můžou s pomocí datovky aktivně podílet na dění ve městě či regionu.

Přes datovku pošlete na úřad žádost (např. zajímá mě kácení stromů na Praze 9), aby vás příslušný orgán informoval o zahajovaných správních řízeních.

Žádost platí rok a po roce se musí obnovit – opět zaslanou žádostí do datové schránky úřadu.

Podle věcné a místní specifikace úřad zasílá spolku datovou schránkou informace o zahájení správního řízení. Spolky následně mohou posílat námitky apod., k čemuž využívají datovku.

Dále se přes datovku můžete jednoduše přihlásit do připomínkování např. v rámci stavebního řízení a souvisejících agend.

Pokud nezisková organizace provozuje pronájmy k přespávání za úplatu, může díky datovce snadno navázat společnou řeč s obcí a posílat hlášení dle požadavků místní vyhlášky apod.

Je po vaší organizaci požadováno ESM např. při žádosti o dotace od státu (ministerstev) nebo samosprávy?

ESM je obecně neveřejná evidence – veřejně jsou dostupné jen úplně základní údaje. U žádosti o dotace po vás může být požadováno doložení úplného výpisu (i s běžně neveřejnými údaji z ESP).

Díky datové schránce se přihlásíte na webu esm.justice.cz a stáhnete si úplný výpis v PDF, který můžete zaslat jako kompletní výpis údajů o spolku (organizaci).

Nevyhovuje vám základní webové rozhraní datové schránky od Ministerstva vnitra? K používání datové schránky můžete používat aplikace třetích stran. Třeba Datovka od CZ.NIC. Aplikace Datovka se vám nejen může lépe ovládat, ale dokonce skrze ní můžete ukládat zprávy přímo do počítače.

Bez aplikace jste pro dlouhodobou archivaci zpráv odkázání na placený Datový trezor od České pošty, díky kterému se zprávy ukládají přímo v datové schránce.

Vedle Datovky můžete využívat méně známé klienty. I přesto Datovku doporučujeme jako hlavní a nejlepší alternativu k oficiálnímu webovému prostředí od Ministerstva vnitra.

Od prvního přihlášení můžete schránku používat k odesílání a příjmu zpráv. Veškeré zprávy přijímáte zdarma. Veškeré zprávy odeslané orgánům veřejné moci (úřady, soudy, finanční správa, policie apod.) jsou také zdarma.

❗ Zprávy odeslané do datovek adresátů jiného druhu – fyzickým nebo právnickým osobám – jsou považovány za tzv. poštovní datovou zprávu a jsou zpoplatněny 10 Kč za každou.

Při vyhledávání schránky se u datovek jiných orgánů než veřejné moci objeví symbol zlatých dukátů, který značí placenou službu.

Poštovní datovou zprávu nepošlete, pokud si dopředu nepředplatíte kredit. Ten můžete dobít na kreditním portálu v částkách od 30 do 10 000 Kč.

💡 Podívejte se na video, které práci v datovce shrnuje a popisuje i jak dobít kredit.

U běžného dopisu vám od doručení běží 10 dní, během kterých máte možnost si vyzvednout psaní na poště. Desátým dnem nastává fikce doručení, kdy se na zásilku hledí jako na doručenou.

Fikce doručení, kdy se zpráva považuje za doručenou, funguje stejně i u datové schránky, v identické délce – 10 dnů. Lhůta končí o půlnoci.

Pokud datovkou posíláte zprávu orgánu veřejné moci, platí, že je doručeno okamžikem, kdy zpráva dorazí do schránky. Takže prakticky po vašem odeslání. Je úplně jedno, jestli je všední den nebo svátek.

❗ Ovšem tady pozor! Připadne-li poslední den lhůty fikce doručení (10 dnů) na sobotu, neděli nebo svátek, posouvá se konec lhůty do půlnoci následujícího pracovního dne.

ROS neboli Registr osob vám několik dní po aktivování zašle oznámení o tom, že do ROSu byla přidána datová schránka (odesílatelem zprávy je – Automat ZR Správa základních registrů).

Úřady se od té chvíle přímo z registru dozví o vaší datové schránce a nemusí ji hledat např. dle IČO. Nenechte se zprávou překvapit. Nikdo po vás nic nechce, jde pouze o informační oznámení.

A poslední rada na konec. S přístupovými údaji k datové schránce zacházejte obezřetně, stejně jako by šlo o údaje k bankovnímu účtu. Každý, kdo má vaše přihlašovací údaje, může jménem vaší právnické osoby jednat se státem.

Přístupové údaje zadávejte výhradně na webové adrese www.mojedatovaschranka.cz. Pokud se budete přihlašovat údaji k datovce např. do dotační aplikace krajského úřadu, i přesto budete zadávat přihlašovací údaje na této adrese – dotační web vás na tuto adresu přesměruje.

❗ Vždy před zadáním přístupových údajů si zkontrolujte adresu v adresním řádku prohlížeče.

Mimo webový prohlížeč zadávejte přístupové údaje pouze do aplikací, kterým důvěřujete – například aplikaci Datovka od CZ.NIC.

👉 Přečtěte si první článek z mini série. Dozvíte se, koho se povinné používání datové schránky týká, jaké to má výhody a jak si ji aktivovat.

Zaregistrujte se do newsletteru, který pro lidi v nezisku pravidelně připravujeme. Budete vědět o akcích, které chystáme, řekneme vám o všech novinkách a nabídkách, které by pro neziskovky mohly být zajímavé.

Co dalšího dělá Česko.Digital pro neziskovky? Mrkněte do naší Wiki, kde je stručný přehled toho, jak vypadá naše spolupráce s neziskem.

Autor článku: Ján Kaláb

Minisérie vznikla ve spolupráci se Sdružením VIA a Techsoup.

Faktická výpomoc při tvorbě: Radka Bystřická, Filip Jirsák, Lucie Smolka, Ondřej Peřina

Korektor: Petr Hrudka

Další blogové články komunity expertních dobrovolníků najdete na blog.cesko.digital.