Festival kreativní byrokracie 2023: odvážní úředníci a inovace pro lepší stát

Letošní ročník, který spolupořádali Česko.Digital, Institut plánování a rozvoje hlavního města Prahy (IPR) a Kreativní Praha, proběhl už tradičně v Centru architektury a městského plánování CAMP. Úředníci i jejich spojenci dali znovu hlavy dohromady, aby zjistili, jak na efektivní veřejnou správu, která dokáže čelit výzvám současného světa. Podpořili je přitom partneři festivalu Hlavní město Praha, Bank iD, Deloitte a České dráhy. A jak vypadal výsledek?

Festival odstartoval panelovou diskuzí Make stát ____ again!. Odborníci v rámci ní nacházeli odpovědi na otázky jako: Co tíží českou státní správu a samosprávu? Jakým směrem je rozvíjet? A proč si politici někdy nerozumí s úředníky?

Není pochyb o tom, že máme stát takový, jaký si ho vytvoříme a kvalita veřejné správy je v tomto ohledu zásadní. Podle Filipa Pertolda, výzkumníka z think-tanku IDEA a poradce ministra práce a sociálních věcí, ji ale podrývá řada problémů jak na úrovni ministerstev, tak na nižších úrovních. Problémem je zejména obrovský rezortismus a roztříštěnost v rozhodování. Ty způsobují, že tvůrci politik nejsou správně informovaní, jelikož dostávají informace jen v rámci svého úzkého rezortu. To souvisí také s využitím dat, které má státní správa na všech úrovních, ale často se k nim buď nedostane vůbec, nebo jen velmi obtížně.

Dalším problémem je pak schopnost zaměstnanců veřejné správy data zpracovávat a interpretovat. „Pokud nebudeme mít lidi, kteří jsou schopni pracovat s daty, tak se nikam neposuneme,“ domnívá se Pertold a stejně tak, „pokud ti datoví analytici, statistici a ekonometrové jsou jinde zaplacení výrazně víc,“ dodává. Mít kvalitní datové analytiky ve veřejné sféře ale nestačí. Úředníci by měli být schopni s připravenými daty pracovat a v rámci svého úseku je vyhodnocovat a využít, vyjadřuje se Jindřich Fryč, nejvyšší státní tajemník.

Jak ale rozvíjet stávající úředníky a přilákat nové kvalitní lidi? Jedním řešením je podle Jana Mušuty z MŠMT obohacovat týmy o nové kreativní lidi, kteří pak často mívají dopad na proměnu části stávajících úředníků. Přilákat je ale bývá problém, například kvůli platovému ohodnocení, shodnou se panelisté. Kromě potřeby kvalitně zaplatit lidi ve veřejné správě může být řešením snaha ministerstva více využívat data. To by podle Pertolda mohlo do státní správy přivést i kvalitní odborníky z akademické sféry, kteří by je rádi využili pro výzkum.

Stávající zaměstnanci by pak neměli přemýšlet úzce jen v rámci své agendy – na problém je třeba se dívat kreativněji v různých souvislostech a přemýšlet, jak ho co nejlépe vyřešit. To ale není jednoduché, jelikož „každé čtyři roky jsou volby a nějaká dlouhodobější vize, která by motivovala zaměstnance, aby se své agendě věnoval kreativněji, je velmi složitě nastavitelná,“ domnívá se Zdena Javornická, bývalá ředitelka Magistrátu hlavního města Prahy.

Podle Filipa Pertolda ale problém tkví v komunikaci mezi politickou reprezentací a úředníky. „Pokud úřady nebudou schopné komunikovat status quo, tak ho ani nebudeme schopni změnit k lepšímu,“ domnívá se Pertold. Politici potřebují pochopit co se děje dříve než učiní rozhodnutí. Ministerstva ale vytváří příliš složité materiály, které politici nemají čas číst. Jak se dále shodnou panelisté, důležité je nalézt optimální způsob fungování veřejné správy s politickou reprezentací, vzájemně se respektovat a snažit se pochopit jednu i druhou stranu.

Co pro to mohou úředníci udělat? „Nemlčet, mít chuť a odvahu ty věci, které je štvou, komunikovat výš k osobám, které mají fungování úřadu na starost,“ apeluje Fryč a dodává „přestaňme nadávat, pojďme to změnit“.

Jak zapojit strojové rozhodování do veřejné správy? A jak vychytat související rizika a zajistit jeho efektivitu? To představil Matthias Spielkamp, výkonný ředitel organizace Algorithm Watch, v přednášce Algorithms and Ethics in Public Service: An AI Transparency register for public administration.

Digitalizace veřejné správy v Česku má s Německem něco společného. V obou případech trochu pokulhává. Úřady se stále více snaží zautomatizovat postupy, zefektivnit své fungování a nabídnout tak lidem lepší služby. Nové systémy s sebou ale často přináší rizika, která mohou ohrozit významnou část společnosti. Například v Austrálii v rámci kauzy Robodebt zautomatizovaný vládní systém neoprávněně požadoval po lidech vrácení tisíců dolarů. Řada lidí se tak ocitla v těžké životní situaci. Jak tedy zefektivnit fungování veřejné správy a vyhnout se podobným rizikům?

Podle Spielkampa je řešením tzv. AI registr transparentnosti, který by poskytl přehled už existujících digitalizovaných systémů ve veřejné správě. Zaměstnanci z jiných sektorů veřejné správy by je pak mohli využít a ušetřit si práci a náklady s vyvíjením nových. Úředníci by měli možnost se od sebe učit navzájem a potenciálně se vyhnout chybám. Registr by totiž zároveň sloužil jako nástroj pro kontrolu kvality. Každý systém by musel projít hodnocením ve formě dotazníku, který by zkoumal rizika spojená se strojovým rozhodováním. Pokud budou objevena, systém se podrobí složitějšímu posouzení dopadu. Výsledkem pak bude zpráva o transparentnosti, která se zveřejní v registru.

Samozřejmě ne všechno se tím hned vyřeší. Zavedení takového systému je ale příležitost k zefektivnění veřejné správy a možnost přemýšlet o postupech, které jsou pravděpodobně „sto let“ staré, a šly by navrhnout lépe. Bez odborníků na digitalizaci ve veřejném sektoru to ale nepůjde.

Po vydařeném českém předsednictví v Radě EU, které překvapilo nejen okolní země, ale i samotné Čechy, navázalo se svou agendou Švédsko. Jaké jsou jeho priority? V čem vidí pozitiva českého předsednictví? A co by si čeští úředníci měli zapamatovat? To představil Fredrik Jorgensen, švédský velvyslanec v Praze, ve své přednášce The EU Presidency.

„Tím nejdůležitějším cílem je zachovat jednotu v rámci podpory Ukrajiny, a to jakkoliv je v našich silách,“ uvádí Jorgensen. Stejně tak je pak prioritou EU zelená transformace. „Na globálním trhu soutěžíme s USA, Čínou, Ruskem, Japonskem či Indií, takže musíme více investovat do inovací a výzkumu. Potřebujeme snížit byrokracii v evropských zemích a usnadnit firmám podnikání,“ dodává Jorgensen. Mezi priority pak patří také prosazování demokracie a vlády práva. EU za tímto účelem usilovně jedná s Maďarskem a Polskem.

Tyto priority navazují na české předsednictví. Česko přitom podle Jorgensena prokázalo, jak dobří zaměstnanci veřejné správy v této zemi jsou a do jisté míry se jim už také podařilo naplnit motto této konference – mít důvěryhodnou, kompetentní, otevřenou a sebevědomou veřejnou správu.

Teď jen zbývá nepolevovat. „Musíte pokračovat v práci, tak jako jste to dělali během předsednictví,“ apeluje Jorgensen na české úředníky. Bez systému, který je postaven na důvěře, to ale nepůjde. Podle Jorgensena musíme nechat úředníky jak v Bruselu, tak v Praze dělat svou věc a důvěřovat jim. „Díky této důvěře porostou a budou dělat fantastické věci,“ dodává.

Jen málokomu se nevybaví u slova „robot“ jeho autor Karel Čapek. Doba se posunula a proto se v panelu ROBOTI VE VEŘEJNÉ SPRÁVĚ nediskutovalo o „plechových pomocnících“, ale především o umělé inteligenci (nebo také AI z anglického jazyka artificial intelligence). AI skýtá nesmírné možnosti, ale na druhou stranu s sebou přináší možná rizika a úskalí, na která není radno zapomenout.

Neptejme se, zda a jestli zapojit AI do školství a vzdělávání. Nelze nevidět, že už dnes se tato skutečnost odehrává. A jak říká Eva Nečasová z AI dětem, pojďme řešit kompletní smysluplnou strategii. Protože: „Chceme-li mít ve školách prostředí, kde je důvěra, nelze podmínky nastavovat tak, aby děti museli lhát. Jde o výsledek a o to naučit děti s AI pracovat, aby se zkrátil čas nabytí znalostí, a tím měli více času na aplikaci informací, tj. rozvíjení kreativního myšlení, kompetencí a dalšího.“

Správná a kompletní strategie se zabývá i dalšími uživateli. Zahrnuje učitele, kteří ji mohou využít při přípravné činnosti, tvorbě testů, pomůcek apod. Pomáhá na vyšších úrovních školy s organizačními, plánovacími a dalšími aktivitami. Může vypomoci s ochranou dat, ale na druhou stranu umí se stát nebezpečnou s ohledem na ochranu osobních údajů. Vyplývá to z podstaty, kdy AI využívá své předchozí zkušenosti pro její další učení. Ve škole se vztahuje na nemalé množství osobních nebo dokonce i citlivých údajů, u kterých není žádoucí další využití nebo publikace.

Obdobné riziko nám rozkryl Jan Převrátil z Ministerstva vnitra ČR. I on potvrzuje, že se otázkou možnosti využití AI v různé fázi soudního procesu zabývají. Posuzují případná rizika a zvažují hranice, kam ještě nelze takového robota nasadit, kde zkušený soudce je těžko nahraditelný. Cestu vidí ve využití při přepisu mluveného slova na text, překladech či tvorbě resumé, při pomoci s rešeršemi, zorientování se v konkrétní problematice nebo dokonce administrativní rutinní možná i banální činnosti.

Netřeba hned spouštět revoluci. Někdy stačí vytěžit známé a ověřené informace. Jan Hejtmánek z Deloitte má nemalé zkušenosti z celého světa a popsal zdánlivě drobný krůček, kdy AI pomáhá s orientací na stránkách úřadu. AI občana nasměruje na začátek procesu např. u různých typů žádostí a není potřeba fyzického úředníka, který má prostor pro standardní práci.

Začněme nejprve u smysluplnosti současných principů a nastavení, jak uvedl Lukáš Kačena, ředitel spolku prg.ai: „Nedigitalizujme stávající procesy, ale inovujme je, aby to opravdu fungovalo.“ Není divu, že se sálem nesl všeobecný souhlas nejen publika, ale i spoluřečníků. Dle jeho slov je důležité pochopit, jak AI funguje a v čem spočívá, s čím může pomoci bezplatný kurz Elements of AI.

Závěrečná myšlenka moderátora diskuze a vědce Jana Lukačeviče, mimo jiné také člena poradního sboru Generálního tajemníka NATO Jense Stoltenberga, krásně shrnula obecný trend, jak často se inovace nejdříve přecení, aby se záhy z dlouhodobého horizontu podcenila.

Úředníci úředníkům, tak jednoduše by se dala popsat komunita Byro.works, kterou odstartovala prezentace na předchozím ročníku festivalu. Matěj Chytil představil na přednášce spolu s dalšími srdcaři Blankou Šoulavou, Miloslavem Keltnerem a Kristinou Šůšovou podstatu této komunity. Lidé z veřejné správy ji založili pro sebe, pro všechny úředníky z veřejné správy. Vybízí k účasti na MeetUpu nebo vyzdvihují možnosti využít „kontinuálního ramínka na vyplakání“. Od září 2023 dokonce spouští roční mentoringový program pro ty, co chtějí rozvíjet sebe i stát.

Jak je důležité mít jednotnou vizuální identitu města pro demokracii? A jak její nastavování probíhalo v Oslu? O tom mluvily Anne Aagaard a Hanne Rønning Jorud v přednášce The Making of Oslo City Identity.

Ještě před několika lety mělo Oslo 250 různých oficiálních vizuálních identit. To znamenalo nejen obrovské náklady až 80 milionů korun ročně, ale také velký demokratický problém. „Zjistili jsme, že máme pěkný stadion, dostali jsme nový bazén, ale nikdo nevěděl, že oba pochází od města Osla,“ popisuje Aagaard. Lidé zkrátka nevěděli, že některé projekty jsou placené z jejich daní.

Obě přednášející také vedly výzkumné rozhovory s 1500 obyvateli Osla, 1000 zaměstnanci magistrátu, několika podniky či neziskovými organizacemi. A výsledek? Design Osla je příliš chaotický a roztříštěný, takže je těžké s ním pracovat. Jak ale tento problém vyřešit?

Ve spolupráci s designovou agenturou Creuna (současně Knowit) navrhly design manuál magistrátu Osla, který obsahuje oficiální písmo, Oslo Sans, nové logo, oficiální barvy a tvary, šablony či ilustrace, které jsou inkluzivní a citlivé na kulturní odlišnosti. Design je navíc univerzálně využitelný pro fyzické i digitální povrchy a s využitím šablon umožňuje nespočet různých kombinací.

Vizuální identita pak byla testována více než dva roky během pandemie v rámci strategické komunikace. „Museli jsme zajistit, aby všichni občané byli informováni o důležitých rozhodnutích, pravidlech a nařízeních. Lidé museli pochopit, že informace pochází z magistrátu. Možná jsme tím zachránili životy,“ popisuje Rønning Jorud.

Na slova kolegyň z Norska plynule navázal panel s diskuzí pod názvem JEŠTĚ JEDNO LOGO A UMŘE KOŤÁTKO. A hned z kraje nám Miroslav Roubíček, vedoucí ateliéru grafického a mediálního designu a zakladatel studia Colmo, předkládá další příklad povedeného vizuálního sjednocení: město Vídeň. Když to jde u tak velkých měst, proč to nejde u nás?

Michal Daněk z Úřadu vlády a projekt manažer pro sjednocení domén pod GOV.cz, rozkrývá úskalí, s kterými se potýká 14 ministerstev a dalších 17 ústředních orgánů státní správy. Výčet důvodů se může zdát nekonečný. Existuje vůbec „vůle“ ke změně? Očividně ji státní či další úřady postrádají dostatek. A nakolik je nečinnost podpořena finančními, časovými, personálním či dalšími nedostatečnými zdroji, to už se můžeme jen dohadovat.

Důvod k radosti se přeci jen najde, zmiňme úspěch sjednocení domén státní správy, které Michal Daněk popsal: „GOV.cz nás vpasuje mezi demokratické právní státy NATO a EU. Obdobné řešení má polovina státu EU.“

Moderátorovi diskuze, specialistovi analýz a prognóz z IPR Praha, Jiřímu Jarošovi na otázku: Jestli je potřeba, aby každá instituce měla svou identitu či logo?, odpovídá spoludiskutér Martin Benda, mimo jiné projektový manažer projektu Identita: „Je to EGO,“ a jedním dechem dodává, že musíme proti tomu bojovat. Jen nelze zapomenout, že může jít o cílené řešení ve snaze pomoci občanovi v orientaci.

Miroslav Roubíček lehce oponuje argumentem využití celistvého designového rámce s možností jisté individualizace. A na něho navazuje Jiří Jaroš upřesněním, že máme jak silné instituce, které ze svého nechtějí ustoupit, tak zároveň i malé subjekty, které nemají ambice si tvořit identity a naopak rády budou čerpat z benefitu silného a zkušeného hráče. Věřme, že i z této diskuze bude možné čerpat do dalších řešení při tvorbě sjednoceného vizuálu.

Občas se prostě stane, že hlavní řečník panelu nemůže dorazit. Festival Kreativní byrokracie občas působí na okolí mírně chaoticky, ale dle slov Matěje Chytila: „Když to je páté přes deváté, tak my tomu říkáme kreativní.“

A tak za nemocné zaskočili kolegové (původně diváci) a za Kláru Lorenčíkovou v části SKLENĚNÉ STROPY ČESKÉ VEŘEJNÉ SPRÁVY, která v té chvíli zůstala uvězněna ve zpožděném vlaku, se ujal slova sám místopředseda vlády pro digitalizaci Ivan Bartoš.

Ten vyzdvihl, jak „osazenstvo festivalu boří mýty o státním úředníkovi jako líném netáhlu, které brzdí rozvoj ČR.“ Pokračoval potřebou komunikace v prostředí, kde má každý svou zodpovědnost i kompetenci, avšak kde se minimalizuje atmosféra strachu. A pokud se ptáme na zpětnou vazbu, pojďme si ji skutečně vyslyšet a neočekávejme potvrzení své pravdy.

S myšlenkou o vhodném nastavení prostředí pro komunikaci i pro příležitosti se zapojit do veřejné správy, se shodovaly i další řečnice následujícího tématu MARUŠKO, UDĚLALA BYSTE NÁM DVĚ PRESSA?. Sama Maruška alias Marie Hájek Salomonová, mimo jiné neurovědkyně, členka Národní rady pro duševní zdraví, prozradila, proč se diskuze jmenuje po ní. Podělila se o to, jak její věk a fakt, že je žena, ji v minulosti stavěly do nepříjemných situací – ostatní okolo ní byli oslovováni jako: „Pane inženýre, Pane doktore…“ a ji familiárně oslovovali „Maruško“, a to i přes její pozici vystudované neurovědkyně s titulem MSc.

Jednoduše řečeno, předsudky je potřeba bořit, jako např. ty, které popisuje socioložka Jitka Rudolfová, která je sama denodenně zažívá kvůli invalidnímu vozíku a vadě řeči: „Panuje obecná představa, že osoby s postižením chodí jen k lékaři a na procházku a to je jejich celý život.“ Zdá se to absurdní? Ne, opravdu lidé s postižením musejí častěji prokazovat svou přidanou hodnotu. Což může mít ten dopad na to, že pouze 1 % zaměstnanců ve veřejné správě jsou osoby s postižením, navíc často na nižších pozicích s nulovým zastoupením na vyšších postech.

Kdo jiný než stát a veřejná správa má jít příkladem i ostatním zaměstnavatelům v ČR? Změna je nutná, otevřeme dveře všude, ať si každý vybere dle svého oboru či zaměření, a ne tam, kde to lze fyzicky či organizačně realizovat.

Prostor a dostatek času vše nevyřeší, ale pomůže. Jestliže má dojít ke změně, potřebujeme zapojit ty, kterých se to týká a podporovat diverzitu. „Neexistuje univerzální člověk s handicapem, stejně jako univerzální žena s univerzální zkušeností s mateřstvím,“ upřesňuje Marie Hájek Salomonová. Proto je tak důležité myslet na různorodé možnosti formátu komunikace. Existují různé preference a možnosti, což platí obecně bez ohledu na jakékoli zdravotní omezení.

Ludmila Hamplová ze strategického oddělení Úřadu vlády, vyzývá publikum k vyjádření názorů a klade na ostatní další a další otázky: Umíme trpělivě naslouchat a pochopit, že ne každý je zkušený řečník bez studu a má natolik vyvinutou sociální dovednost?

Monika Šámová, právnička a členka Rady vlády pro rovná práva mužů a žen, zdůrazňuje upozadění honby se za čísly. Lepší je preferovat tvorbu prostředí podpůrnými opatřeními napříč rezorty, aby se různé minoritní či znevýhodněné skupiny měly možnost jednodušeji zapojovat.

Nalezneme díky festivalu odpovědi?

Poslední zmíněná i další diskuze, panely a workshopy ukázaly, jak je prostředí Festivalu kreativní byrokracie potřebné. Dává prostor, čas a snaží se navodit vhodné podmínky pro zapojení každého, kdo chce posunout stát, bez ohledu na vlastní fyzické, duševní, sociální či další predispozice. Témata na sebe navazují, účastníci jednoho ročníku inspirují následující. Sdílení zkušeností a pohledu cizíma očima otevírá obzory.

> Otevřete oči a mrkněte na celý záznam nebo jeho dílčí části

A chcete-li se zapojit víc, přidejte se do komunity Česko.Digital a posuňte Česko k lepšímu.

> Přidejte se k Česko.Digital