Článek
Sedáte si ke stolu, otevíráte potřebný dokument a těšíte se, až konečně doděláte náročný úkol. Ať už je to vymyšlení strategie, napsání článku, nastavení kampaně, nebo odbavení nabídky pro náročného klienta. Jednoduše se potřebujete soustředit, nastartovat svoje flow a ponořit se do hluboké práce.
Má to jeden háček, sedíte na open space.
Kolegové se najednou začnou něčemu smát, zdály k vám doléhá pípání tiskárny, které došel papír a Pepan o dvě řady stolů dál už v deset dopoledne rozpoutává debatu, kam se půjde na oběd.
Vaše soustředění je v háji.
Podle všeho jsou mezi námi supermani, kteří se dokáží soustředit přes veškerý chaos a ruch v kanceláři, kteří mají vypínač na okamžité spuštění flow módu a kteří o sobě dokonce tvrdí, že multitasking je jejich cesta k produktivitě. Já nyní budu mluvit za ty z nás, kteří k produktivitě a kreativitě potřebují soustředění, singletasking, hlubokou práci a pro spuštění flow proces, ve kterém je třeba splnit více podmínek, než když žádáte o dotace.
Proč potřebujeme ponory do hluboké práce
Podle jednoho průzkumu jsme vyrušeni nebo rozptýleni průměrně každé tři minuty.1 V takových podmínkách se upřímně nedá pracovat! Alespoň ne hluboce. Jiná studie zjistila, že po vyrušení nám trvá až 25 minut, než jsme schopni se plně vrátit k úkolu, na kterém jsme pracovali.2 Tady flow skutečně nenajdeme.
Pojďme si na začátek vyjasnit pojmy. Flow je stav pohlcení a radosti z činnosti, kdy čas a okolí zdánlivě „mizí“. Hlubokou práci chápejme jako strukturovaný proces, díky kterému se dostaneme do flow, protože eliminuje rušivé vlivy a poskytuje jasné cíle. Pokud se dokážete naučit pracovat v hlubokém soustředění, zvýší se pravděpodobnost, že zažijete flow, kdy jste nejen produktivní, ale i naplněni radostí z práce. A časté vyrušování neumožňuje ani hlubokou práci, ani flow.
Hluboká práce a flow nám umožňuje odbavit úkoly v čase, který skutečně vyžadují. Jsme produktivnější. Neustálé přesouvání pozornosti produktivitu snižuje a zároveň zvyšuje počet hodin potřebných k dokončení úkolu. Vědci z Harvardovy univerzity zjistili, že nejproduktivnější zaměstnanci přesouvají pozornost poměrně málokdy, zatímco frenetičtí pracovníci až pětsetkrát denně.3 V hluboké práci a flow jedeme singletasking, soustředíme se jen na jeden úkol. Také jsme kreativnější. Jak říká Austin Kleon, múza nepřichází jen tak, přijde, když ji pozveme. A takovou pozvánkou, je soustředění. Mihaly Csikszentmihalyi, který jako první prozkoumal fenomén flow, navíc říká, že ve flow pociťujeme uspokojení z práce, nacházíme smysl a jsme celkově spokojenější. No neberte to.
Proč se tedy potřebujeme nořit do hluboké práce? Protože to má jen samé benefity.
Autorka populárně naučné literatury Winifred Gallagher ve své knize Rapt cituje kognitivního badatele Davida Mayera z Michiganské univerzity: „Einstein svou teorii relativity nezformuloval, když ve své švýcarské pracovně přelétával od jednoho úkolu k druhému.“ Průlom nastal až poté, co si opravdu sedl nad rovnice a ponořil se do nich.4
Meeting, briefing, brainstorming… ale žádná hluboká práce
Schůzky, schůzky a další schůzky. Sedíme na nich, posloucháme věty, které mohly být e-mail a přemýšlíme, kdy asi tak budu pracovat na tom či onom. Až skončí tahle schůzka, vrhnu se na to. Jenomže přicházíme ke stolu, chceme se soustředit a další dávka vyrušování přichází! Než se nadějeme, kalendář nám připomíná, že nás za 15 minut čeká další schůzka. Když to takhle jde celý den, na hlubokou práci můžete zapomenout. Pokud se vám podařilo vyšetřit si hodinu v kuse na soustředěnou práci, přichází další zabiják – e-maily.
E-mail je dopis ve schránce, ne míček, který musíme hned chytit
Jednou pro vždy si pojďme říct, že e-mail je forma asynchronní komunikace. Pokud se potřebujeme soustředit, je dobrý nápad e-mailového klienta úplně vypnout. Ideálně zapnout režim letadlo, pokud nepotřebujete ke své práci zrovna internet. Ano, tento režim je legální zapínat dle libosti i mimo palubu letadla. Nicméně, každý z nás má kolegu, který e-mail chápe právě jako hozený míček a pokud neobdrží odpověď do několika minut, stepuje na okraji vašeho stolu se slovy: „Poslal jsem ti e-mail.“ Takovému kolegovi je dobré vysvětlit, že pokud zrovna nehoří, nebo nepadá datové centrum, tak e-mail počká, až budete mít prostor. Pokud se děje něco hrozného, je dobré kolegu seznámit s tím, že e-mail není nejvhodnější forma komunikace pro věci, které je potřeba vyřešit opravdu ihned. Věcí, které skutečně nesnesou odkladu, je minimum. A jak rozpoznat, co hoří a co ne? Cal Newport ve své knize Hluboká práce nabízí jednoduchý klíč: „Nic skutečně dobrého by se nestalo, kdyby jste odpověděli, a nic skutečně špatného by se nestalo, kdyby jste neodpověděli.“
Zabiják soustředění: „Můžu na minutku?“
Možná si říkáte, že je kolega přeci slušný, když se ptá, jestli máte chvilku, nicméně i taková drobnost je vyrušení. My už víme, že hluboká práce vyžaduje eliminaci jakéhokoliv vyrušení, aby mohlo přijít flow. A co si budeme, nikdy to není minutka. Než to s kolegou dořešíte, tak se ozve „cink“ a kalendář vás zase žene na další schůzku. Není to o tom, že si s vámi nechceme povídat. I my, nerdi soustředení, si povídat chceme, jenom ne kdykoliv. Pokud vidíte, že soustředěně ťukáme do klávesnice, přemýšlíme, máme sluchátka a nepřítomný výraz, neptejte se, jestli máme minutku, raději nám napište e-mail. Až přistaneme, vypneme režim letadlo a přečteme si ho, zajdeme za vámi.
Řešení pro průměrňáky, kteří se potřebují soustředit
Mrzí vás, že nepatříte mezi zmíněné supermany, kteří flow mají na povel? Můžete být v klidu, jsem přesvědčená, že takových lidí je naprosté minimum a ti, co to tak skutečně mají, oplývají opravdu speciální schopností. A nebo si lžou do kapsičky. Pro nás ostatní mám několik tipů, jak bránit své soustředění.
Plánujte si čas pro hlubokou práci a někam se schovejte
Vybookujte si v kalendáři předem dlouhé úseky pro hlubokou práci a někam se schovejte, aby vás rušivé elementy nemohli najít. Pracujete-li ve velké firmě, kde je nouze o zasedačky, jděte si se svou hlubokou prací sednout na oddělení, kde vás nikdo nezná. Hovory o neznámých tématech vás nebudou lákat a nikdo se vás nebude ptát, jestli máte minutku. Ano, je tu riziko jiné rušivé otázky: „Kdo jsi a co tu děláš?“ To většinou vyřeší váš proaktivní úvod: “Ahoj, je tu volno? Na chvilku si tu jen sednu a něco si tu dodělám a zase půjdu.Díky!”
A vy, kolegové, prosím respektujte tyto naše potřeby a pokud opouštíme místo, abychom utekli před ruchem open spacu, odpusťte si průpovídky typu: „Ty seš zase nějakej důležitej!“, nebo: „Proč se s náma jako nebavíš, nejsme ti dost dobrý?“
Vysvětlete ostatním, jak to máte a co potřebujete
Řekněte svým kolegům, proč se potřebujete izolovat (alespoň zvukově pomocí sluchátek) a objasněte jim, jak funguje vaše soustředění. Ideálně si s nimi nastavte pravidla, třeba:
Mezi osmou a desátou jako bych tu nebyl.
Mám-li sluchátka, nemluvte na mě, posílejte mi e-maily.
Na pátek mi neposílejte žádné schůzky, tam hluboce pracuju.
Posílám lásku a vděčnost všem, kteří tyto dohody chápou a dodržují 🫶🏻
Vypínejte a odmítejte
Vypněte všechno, co můžete. Ano, i telefon a e-mail. Cokoliv vás může vyrušit a ukrást vám pozornost, odstraňte. Řiďte svůj kalendář a nenechte ho řídit ostatní. Ne, nemůžete přijmout pozvánku na meeting, který někdo naplánoval uprostřed vaší hluboké práce. Stejně jako má kdokoli právo vás kamkoliv přizvat, vy máte právo odmítnout, nebo navrhnout jiný čas (samozřejmě musíte brát v potaz okolnosti a priority). Odmítejte věci, které vám narušují bloky hluboké práce a mějte na paměti, že: „Ne, teď právě nemůžu,“ není ekvivalent pro „Ne, nikdy to neudělám.“
Možná si říkáte, že přece ten blok pro hlubokou práci mohu posunout. Jenže! Sami víte, jak to dopadne. Čas na hlubokou práci budete posouvat tak dlouho, až se někam úplně vytratí a vy ten důležitý a složitý úkol zase budete dohánět na poslední chvíli a lepit ho po kouskách mezi schůzkami.
Díky všem, kteří ctí potřebu soustředění a hluboké práce a nemyslí si o nás, že jsme divný a nespolečenský. Uctívači hluboké práce a hledači flow, braňte svoje bloky pro soustředěnou práci v kalendáři všemi možnými prostředky. Ta produktivita, kreativita, spokojenost a smysl za to stojí!
Zdroje:
1 Rachel Emma Silverman, ,,Workplace Distractions: Here’s Why You Won’t Finish This Article“, Wall Street Journal, 11. prosince 2012, https://www.wsj.com/articles/SB10001424 127887324339204578173252223022388
2Christine Rosen, „The Myth of Multitasking“, New Atlantis, no. 20, jaro 2008, https://www.thenewatlantis.com/ publications/the-myth-of-multitasking.
3„The Multitasking Paradox“, Harvard Business Review 91, no. 3 (March 2013: 30-31.)
4Stoikův průvodce pro každý den, Ryan Holiday a Stephen Hanselman
