Kolega říkal, že si nemusíme všechno psát. Když nastal problém, chtěl vidět svůj souhlas

V naší firmě zajišťuju objednávky a dopravu materiálu. Nejsme velká společnost, v kanceláři nás sedí šest a většinu věcí vyřešíme tím, že se otočíme na židli.

S Romanem pracujeme sedm let. Má na starosti stálé zákazníky. Zná jejich provozy, já vím, co máme skladem a jak rychle se dá zbytek sehnat.

Dlouho mi připadalo, že právě takhle má spolupráce fungovat.

Pokud šlo o novou objednávku, Roman mi ji předal normálně v systému. Drobné změny jsme ale často řešili ústně. Někdo chtěl jinou barvu, posunout rozvoz nebo přidat několik kusů. Roman mi řekl, co domluvil, a já to zařídil.

Někdy jsem mu poslal krátké potvrzení. Jen dvě věty, abych se k tomu mohl vrátit, kdybych něco zapomněl. Roman pak od monitoru poznamenal, že jsme se o tom právě bavili a není potřeba přidávat další poštu.

Jednou mi řekl, že jestli mu nevěřím, můžeme si začít podepisovat i půjčení sešívačky.

Zasmál jsem se. Nechtěl jsem působit jako člověk, který z každé změny dělá úřední jednání. Postupně jsem mu proto přestal psát a poznamenával si věci hlavně pro sebe.

Většinou to fungovalo. Roman také dokázal zavolat zákazníkovi, když něco nevyšlo, a domluvit jiný termín. Nebyl to kolega, který by se při každém problému schoval za ostatní.

Šlo o dodávku pro dílnu, která od nás brala materiál pravidelně. Tentokrát chtěli větší množství, než jsme měli skladem. Část jsme potřebovali objednat u dodavatele. Kdybychom objednávku odeslali v pondělí, podle jeho nabídky by do našeho skladu dorazila nejpozději ve čtvrtek.

Zákazník počítal s rozvozem následující pondělí. Objednávku nám poslal včas a já ji měl připravenou k odeslání dodavateli. Jen jsem čekal, až Roman dořeší jednu položku, u které nesedělo množství.

V pondělí dopoledne se vrátil od zákazníka a zastavil se u mého stolu. Řekl, ať objednávku zatím neposílám. V dílně prý ještě přepočítají zásoby a možná toho budou potřebovat méně.

Zeptal jsem se, jestli máme počkat se vším, nebo jen s tou jednou položkou.

Odpověděl, že se vším. Zavolá mi, až bude mít konečný seznam.

Připomněl jsem mu pondělní rozvoz. Řekl, že o tom se zákazníkem mluvil a že to bude v pořádku.

Do své poznámky jsem napsal, že čekám na Romana. Objednávku jsem nechal otevřenou a začal vyřizovat další práci.

V úterý jsem se ho zeptal, jestli už má seznam. Neměl. Ve středu byl většinu dne pryč a na zprávu mi odpověděl, že to ještě dořeší. Ve čtvrtek před obědem přišel s tím, že množství nakonec zůstává původní a můžu objednávat.

Hned jsem kontaktoval dodavatele. Zboží měli, ale doprava už na další den nebyla volná. Nejbližší dovoz do našeho skladu vycházel na úterý. Zavolal jsem Romanovi a řekl mu, že pondělní rozvoz celé objednávky nestihneme.

Odpověděl, že to je nepříjemné a zkusí se domluvit.

Pak jsem mu poslal e-mail s novým termínem, aby ho měl přesně. Tentokrát nijak nenamítal, že si píšeme zbytečně.

V pátek se ale ozval zákazník. Potřeboval zboží v pondělí, měl podle toho naplánovanou práci a nechápal, proč mu až teď říkáme, že nedorazí.

Vedoucí nás zavolal oba.

Vedoucí se zeptal, kdy přišla objednávka a proč jsme ji odeslali dodavateli až ve čtvrtek. Řekl jsem, že jsme čekali na konečné množství od zákazníka. Roman se na mě podíval a odpověděl, že zákazník nic takového v objednávce nepsal.

To byla pravda. Změna vznikla až při jejich osobním jednání.

Připomněl jsem mu náš pondělní rozhovor. Roman řekl, že si pamatuje debatu o jedné položce, ale určitě mi neřekl, ať pozastavím celou dodávku.

Chvíli jsem si myslel, že jsme se opravdu jen nepochopili.

Zopakoval jsem otázku, kterou jsem mu tehdy položil. Zda čekat se vším, nebo jen s částí. Roman zavrtěl hlavou. Podle něj by nikdy nechtěl zadržet celou objednávku, když věděl o termínu rozvozu.

Pak se zeptal, kde mám jeho souhlas.

Odpověděl jsem, že jsme spolu mluvili u mého stolu.

Roman dodal, že takhle důležitá změna se přece musí potvrdit písemně.

Otevřel jsem e-mail a ukázal čtvrteční termín od dodavatele. Potom naši středeční zprávu. Bylo v ní moje upozornění, že pořád čekám na konečný seznam, a Romanova odpověď, že to dořeší.

Roman řekl, že ta zpráva se týkala sporné položky. Nikde v ní nestálo, že se nemá objednávat nic.

Ani to nebylo nepravdivé. Napsal jsem krátkou zprávu, protože jsem předpokládal, že oba víme, o čem mluvíme. Neměl jsem důvod znovu popisovat rozhovor z pondělí.

Vedoucí nakonec řekl, že zákazníka naše vnitřní domluva nezajímá. Potřebujeme zjistit, co můžeme dodat ze skladu, a zbytek dovézt zvlášť. Roman měl zavolat do dílny, já zařídit dvě dopravy.

Podařilo se nám poslat alespoň část materiálu včas. Zbytek dorazil ve středu a firma zaplatila druhý rozvoz. Nikdo nedostal pokutu ani písemné napomenutí.

Když jsme ale odcházeli od vedoucího, Roman mi ještě řekl, že si mám podobné věci příště raději nechat potvrdit.

Přesně od něj mi ta rada připadala zvláštní.

Zeptal jsem se kolegyně, která seděla nedaleko. Pondělní rozhovor neslyšela, měla sluchátka a telefonovala. Další kolega přišel až později. Žádného svědka jsem neměl.

Mohl jsem být důraznější už v úterý. Věděl jsem, že nám ubývá čas, a měl jsem Romanovi říct, že už termín nemůžu slíbit. Místo toho jsem věřil, že si se zákazníkem domluvil i případný posun. To byla moje chyba. Nevymyslel jsem si ale pokyn, podle kterého jsem čekal.

Druhý den jsem za vedoucím zašel. Přiznal jsem, že jsem měl dřív upozornit na ohrožený termín. Zároveň jsem zopakoval, že jsem se Romana výslovně ptal na celou objednávku. Nechtěl jsem řešit jeho motivy, jen jsem potřeboval, aby moje verze nezmizela za větou, že jsem nic neměl písemně.

Vedoucí řekl, že nemůže rozhodnout, kdo si co pamatuje přesně. Souhlasil ale, že čekání na změny musíme příště zapisovat tak, aby to viděl i někdo třetí. Podobné ústní domluvy totiž používali i ostatní.

Od té chvíle jsem je začal potvrzovat.

Za pár dní mi řekl, ať jedné zákaznici pošleme o dva kusy víc a přidáme je do faktury. Udělal jsem změnu a napsal mu krátké potvrzení. Zeptal se, jestli už teď opravdu budu psát všechno.

Řekl jsem, že změny objednávek ano.

Další týden chtěl zadržet jednu dodávku, protože zákazník nebyl na místě. Poslal jsem mu zprávu s číslem objednávky a novým termínem. Požádal jsem ho, ať mi odpoví, že to tak platí.

Přišel ke mně a řekl, že mu tím přidělávám práci. Má denně desítky e-mailů a teď bude ještě potvrzovat věci, které mi řekl osobně.

Připomněl jsem mu, co mi doporučil po posledním problému.

Roman odpověděl, že myslel zásadní změny, ne každou drobnost. Zeptal jsem se, podle čeho předem poznám, která drobnost bude při zpoždění zásadní.

Na to mi neodpověděl. Jen řekl, že jsme spolu dřív fungovali normálně.

V tom jsem s ním souhlasil.

Po několika týdnech jsme se dohodli, že změny budeme psát přímo k objednávkám. Roman tam zadá, co se domluvilo se zákazníkem, a já doplním termín od dodavatele. Pokud mi něco řekne cestou z porady, zapíšu to a požádám ho o potvrzení.

Když potřebuji jednat hned, stručně napíšu, co právě podle naší domluvy dělám. Roman může upozornit, pokud jsem ho pochopil jinak. U pozastavení celé dodávky už ale na potvrzení čekám.

Kolegyně si změny začala zapisovat také. V poznámkách se teď vyzná, když jeden z nás chybí.

S Romanem dál chodíme na oběd a normálně spolu mluvíme. Jen už jeho větu, že mi něco říkal, nepovažuju za dostatečný podklad k tomu, abych kvůli tomu zastavil celou objednávku.

Minulý čtvrtek odcházel dřív a u dveří se otočil. Připomněl mi, že dodávka pro jeho zákazníka má jet až v úterý. Zeptal jsem se, jestli to napsal k objednávce.

Řekl, že ještě ne.

Počkal jsem.

Vrátil se k počítači. V poznámce napsal úterý, ale také důvod: zákazník v pondělí nebude na místě. Pak si vzal bundu a odešel.

Objednávku jsem otevřel a termín změnil. Tentokrát už by kdokoliv v kanceláři věděl, proč jsem to udělal.