Co je to onboarding?

Důležité výrazy jsou zde „postupný“ a „vše potřebné“.

Slovo „postupný“ je to, co odlišuje onboarding od zaškolení nebo od úvodního tréninku. Onboarding je totiž postupný proces, ne jednorázové školení. Může trvat několik týdnů, i měsíců, podle komplexnosti role a náročnosti potřebného skillsetu.

Druhá část věty referuje k tomu, že kvalitní onboarding má zabezpečit, že člověk dostane vše potřebné. Ne, jak bude vykonávat svou roli, nebo k nějakým výkonnostním cílům. Zde je důležitý rozdíl. V onboardingu si chcete být jisti, že jste odevzdali vše podstatné. Neumíte zajistit na 100 %, jak se k tomu člověk postaví a jestli svou roli bude vykonávat tak, jak si přejete. I proto je součástí onboardingu i způsob hodnocení a zpětné vazby, případně sběr podnětů, zda se vám člověk pro roli hodí, nebo ne.

Na konci onboardingového procesu proto může, ale nemusí, být také rozhodnutí, zda daný zaměstnanec vyhovuje podle vás své nové roli.

A nesměřuje nutně k výkonnostním cílům, protože na plné vyjádření potenciálu člověka v nové roli je třeba mnohem více času, než kolik poskytuje onboardingový proces. U manažera na vyšší pozici to může být klidně i více než rok, u manažerů na nižších postech minimálně jedna až dvě sezony, kdy si zažijí byznysový cyklus a mají možnost se z něj učit.

Co je “vše potřebné”?

To se může lišit od typu role a od toho, jak moc berete ve vaší organizaci onboarding vážně. V té nejužší verzi to mohou být velice praktické hard skills jako procesy, systémy, v té nejširší také historie, vize, hodnoty, cíle a kultura organizace a další.

Věříme, že tři složky, které by měly být zastoupeny v kvalitním onboardingu pro začínajícího manažera, jsou:

Hard skill onboarding je o tom, co má váš nový lídr umět. Jakou odbornost očekáváte. Procesy, systém práce, software, interní komunikace a další. V ideálním případě si ji systematicky naplánujete a postupujete od základních ke složitějším částem.

Manažerské rutiny a procesy vaší organizace. Kdy a jakým způsobem vedete týmové briefingy? Jak mají vypadat a jak často se konají individuální setkání se zaměstnanci? Kdo, jak a za co schvaluje odměny? Jak postupovat při porušení pravidel? A další. Tato část je o uvedení do toho, jak to funguje ve vaší organizaci. Dobrým zaškolením udržujete standardy a konzistenci, nenecháte různými návyky z minulosti nového manažera dělat si svou vlastní show.

Soft skill onboarding. Tato část nejvíce souvisí s osobnostním rozvojem a vyžaduje zapojení emoční inteligence. Na rozdíl od primárně kognitivních prvních dvou částí procesu, rozvoj této oblasti může trvat mnohem déle a je výrazně limitován vůlí začínajícího manažera něco na sobě měnit. Obsah soft skill tréninku pro manažera můžete školit interně, pokud na to máte know-how a kapacitu, nebo to můžete svěřit spolehlivému externímu partnerovi.

Co by mohlo být obsahem soft skill rozvoje?

V příloze 2 naleznete ukázku k soft skill onboardingu, jak jej děláme v Abecedě lídra. Není to jediný možný model a témata se mohou lišit. Tyto jsme my, na základě našich zkušeností, vyhodnotili jako klíčové.

PROČ

V životě manažera jsou dva důležité transformační okamžiky:

Nazývám je transformační, protože pro úspěch je potřebná poměrně významná změna nejen ve skillsetu, ale také v mindsetu manažera.

Pod skillsetem si představte sadu dovedností jako například: plánování a organizace práce, zvládání konfliktů, stanovování cílů a prioritizace, efektivní komunikace s jednotlivci a týmem a další.

Pod mindsetem si představte porozumění své roli a správné pochopení toho, kde jako manažer přidávám největší hodnotu.

Když manažer nezmění svůj mindset výkonného specialisty nebo nejlepšího odborníka, skillset samotný jeho manažerskou neefektivitu a negativní dopad na tým nezachrání.

Uvedu několik důvodů, proč je podle nás kvalitní onboarding pro lídry základem jejich úspěchu ve své nové roli:

VÝKON

Chcete, aby váš nový manažer co nejdříve podával požadovaný výkon. To je na 100 % platný cíl! Proto potřebujete připravit nového manažera na to, co se od něj očekává, jak se u vás věci dělají, vysvětlit mu procesy, představit ho klíčovým partnerům a další. Čím lépe se toto pobere, tím dříve se může stát platným členem týmu a podávat adekvátní pracovní výkon.

POCIT

Chcete, aby se váš nový manažer cítil dobře. Aby cítil zájem o sebe a podporu svého učení. Chcete, aby zapadl, získal sebevědomí ve své roli a pocit, že na to má. To mu dáváte pravidelným probíráním jeho progresu, odpověďmi na otázky a častou zpětnou vazbou.

POSTOJE

Manažeři ovlivňují mnohem víc než výkon svého týmu. Svými postoji ovlivňují také náladu, atmosféru a dlouhodobě formují kulturu organizace. Zatímco výkon umíte ovlivnit kvalitou tréninkového procesu, pocit zájmem (především přímého nadřízeného), postoje ovlivníte pouze do určité míry. Proto má smysl sledovat je, bavit se o nich, ukazovat jaké postoje chcete a také nechcete ve vaší organizaci, ale nemít ambici, že je příliš změníte a člověka otočíte o 180 stupňů. Výkon naučíte, postoje můžete spíše ovlivňovat, podporovat a konfrontovat. Tam, kde vidíte veliký rozpor mezi tím, co chcete a tím, co daný člověk přináší, konejte co nejdřív. Kulturní fit je důležitý rozměr pro vzájemnou spokojenost.

Jaká jsou rizika absentujícího nebo povrchního onboarding procesu pro manažery?

JAK

V první řadě, zapomeňte, že onboarding je věcí HR. HR může mít na starosti proces, ale nejvíc práce se děje u přímého nadřízeného. Ve skutečnosti onboarding má několik důležitých stakeholderů, viz příklad.

Pak také prosím opusťte myšlenku, že onboarding je trénink nebo několikadenní „nalejvárna“. Trénink i nalejvárna mohou být součástí onboardingu, ale nesuplují jej. Onboarding je opravdu dlouhodobější proces, který může kopírovat zkušební dobu. Což je v případě manažera 6 měsíců.

Většina organizací, která má nastavený onboarding pro manažery se soustředí na skillset, tedy to, co by měl nový manažer umět. Mnohem méně se soustředí na mindset a líderské projevy chování.

A to přesně oblast, kde většina onboardingu pro manažery selhává.

Soustředí se na dovednosti: zpětná vazba, řešení konfliktů, zadávání úkolů, styly vedení a další, ale opomíjí mentální nastavení a postoje. Ty jsou většinou ponechané na to, jestli je přímý nadřízený dostatečně osvícený na to, aby na této úrovni se svým člověkem pracoval. Nebo na postupný seberozvoj nového manažera.

Ale nemusí to tak být!

Toto první období je časem intenzivního učení se. Nový manažer hledá, co funguje a co ne. Podle svého osobnostního typu a předchozích zkušeností zkouší nová chování v neznámých situacích.

Rychle si otestuje díky čemu uspěl, zafixuje si to jako vhodný způsob chování a vytvoří si z toho podvědomý vzorec jednání ve své nové roli. A tento má pak tendenci opakovat často celou kariéru. Přesto, že to může být dlouhodobě neefektivní, nebo dokonce nefunkční způsob chování.

Právě v tomto, pro učení citlivém období, můžete velice systematicky svého nového manažera provázet a podporovat v procesu učení. Toto je čas, kdy nového manažera, především, když ještě nemá předchozí zkušenosti s vedením, nejvíce formujete a pomáháte mu vytvořit si mentální mapy o vedení, které s ním/ní pak opravdu mohou jít celou kariéru.

Máte-li v organizaci know-how a kapacitu, klidně si softskill část můžete dělat sami. Pokud je nemáte, tuto část můžete svěřit externímu partnerovi s expertízou v oblasti.

Do celého procesu v různých časech a s různými rolemi vstupují jak HR, tak nadřízení, nebo L&D (interně nebo externě).

Vypadá to složitě, ale nemusí to tak být. Pokud máte zkušeného HR Partnera nebo externího partnera, kterému důvěřujete, pomůže vám celý proces správně nastavit a „vytunit“ přesně na míru vaší organizaci.

Ukázku onboarding procesu pro začínajícího manažera máme zpracovanou v našem e-booku, napište si o něj.

Je jen málo tak důležitých věcí pro kulturu a zdraví vaší organizace, jako každodenní chování vašich manažerů. Ponecháni seberozvoji se někteří „vyvedou“ lépe, jiní hůře. Většina se ve své roli naučí nějak „plavat“. Ale styly budou velice různé, a ne vždy ty nejlepší možné.

Proto tuto důležitou část nenechávejte na náhodě! Vaše organizace, vaši lídři a vaši lidé si zaslouží, abyste jí věnovali náležitou pozornost.