Článek
Je málo manažerských metod a nástrojů, které vyvolávají tak protichůdné názory. Na jedné straně barikády stojí zastánci absolutního minima, kteří tvrdí, že porady jsou neproduktivní žrout času a zabiják produktivity. Na druhé straně jsou ti, kteří na mítinky a porady nedají dopustit, protože je považují za základ komunikace v organizaci. A pak je zde většina, která je někde mezi. Kdo má pravdu?
Na rovinu? Všichni a nikdo. Porady jsou přesně to, co jsem psal v první větě. Nástroj. To, jak s nimi v organizaci pracujete, je to, co je dělá neefektivním žroutem času, nebo naopak užitečnou kostrou komunikace a sdílení informací. Má zkušenost z většiny organizací je, že porady nevyužívají správně a tráví v nich spousty času s minimálním využitím jejich potenciálu.
Porady jsou nástroj. Správně nastaveny a využívány vám budou sloužit. Nesprávně nastaveny a nekontrolovaně používány - a budete jim sloužit vy. Já jsem zastáncem porad. Správně zvolených a efektivně vedených.
Proč bychom měli dát poradám šanci?
Protože žádný proces, nebo aktivita není pro komunikaci v organizaci a tudíž i zdraví organizace tak důležitý jako mítinky. Správně nastavené porady vám pomohou vést efektivněji. Podívejme se na hlavní benefity.
Informace
Jedním z klíčových benefitů dobře nastavených porad je, že klíčový zdroj v každé organizaci - informace - proudí efektivně. Tedy, že lidé vědí, co se děje, proč se to děje, jaké jsou jejich cíle a jak svým výkonem přispívají.
Čas
Správně nastavené porady vám umožní získat potřebné informace bez toho, abyste se po nich museli pídit, vypisovat emaily nebo telefonovat. Také vám pomohou dělat rychlá operativní rozhodnutí na místě, bez nutnosti kontaktovat nebo být kontaktován několikrát denně z různých stran. To vše, vám umožní fungovat mnohem efektivněji a čas díky poradám získat, nikoli ztrácet.
Vztahy
Když se se svými kolegy denně, i když jen na pár minut, uvidíte, vytváříte společně pocit sounáležitosti. Pravidelný rituál denního setkávání vytváří pocit identity, „my“, se svými kolegy na vedoucích pozicích nebo se svým týmem. Díky tomu je snadnější neupadnout do „silo mentality“, kde každý kope za sebe nebo za své oddělení.
Atmosféra
Na mnoha pracovištích probíhá pracovní den tak, že lidé přijdou, pozdraví a pustí se do své práce. Větší část dne pak stráví u svého počítače či na svém pracovišti. Je snadné mít v práci pouze tělo, ale emoce a myšlení mít úplně jinde bez toho, aby si toho kdokoliv všiml. Pravidelné setkávání je skvělým barometrem atmosféry. I když jen na pár minut, uvidíte jaký má kdo projev, energii, náladu. Také, jaká energie a nálada panuje v týmu. Je pak mnohem snazší navázat, zajímat se a z pozice lídra i zareagovat.
Toto jsou mé důvody pro porady. Jsem přesvědčený, že jsou důležitým nástrojem pro tok informací a organizační jasnost.
