Článek
Jistě, je to pravda. Všechno výše uvedené je opravdu realitou v mnoha organizacích. Ale není to pravda o poradách samotných. Je to spíše smutný popis toho, jak neefektivně pracujeme s časem v organizacích a jak neumíme správně nastavit a využívat porady.
Porady jsou nástroj. Správně nastaveny a využívány vám budou sloužit. Nesprávně nastaveny a nekontrolovaně používány pak způsobují opak a vy budete sloužit jim. A z tohoto nastavení, že mnoho manažerů je otrokem porad ve svých organizacích, vychází spousta mýtů o poradách, které chci odhalit a popsat v tomto článku.
„Je jich moc a jsme jimi přetížení“
Že je porad moc a manažeři jsou jimi přetížení je fakt. Ne mýtus. Důvodem ale není to, že mítinky jsou špatné, ale to, že ve firmě chybí disciplína v organizaci porad. Kdokoliv svolává kohokoliv na jakékoli téma. „Pro jistotu.“ „Aby měl/a informace.“ „Kdyby náhodou měl/a čím přispět k tématu.“ Tohle opravdu není cesta k efektivitě. Toto je jistá cesta k přetížení, neproduktivitě a ztrátě času. Pokud si chcete svůj čas a soustředění chránit, vybírejte si, kterých porad se zúčastníte, ze kterých vám bude stačit zápis pro informaci, kam pošlete svého zástupce a ze kterých se omluvíte, protože v nich nepřidáváte žádnou hodnotu.
„Mítinky jsou ztráta času“
To je bezpochyby nejčastější a nejvíce oprávněná stížnost. Opět, není to nutně o poradách samotných. Mnohem více je to proto, že místo jasného zacílení mícháme všehochuť problémů, témat a řešení pod jeden souhrnný název „porada“ nebo „mítink“. Pak si namáháme mozek na vzájemně nesouvisející témata, přeskakujeme z brainstormingu k rozhodování, a pak ke sdílení informací a jsme minimálně efektivní. Není divu, že porady protahujeme, řešení ještě opakovaně otevíráme nebo vyjasňujeme a ztrácíme svůj drahocenný čas.
„Se svými lidmi se denně vidím, tak proč vést porady?“
Opačný extrém je u manažerů, kteří porady odmítají s tím, že neví, co by na nich říkali. „Vždyť se svými lidmi denně komunikuji“, je časté zdůvodnění.
Znáte to, že když dvoum lidem řeknete to samé, neslyší to samé? Přesně proto má společná týmová porada smysl. Je to sdílení informací, vyjasňování s možností otázek a odpovědí a výsledkem je mnohem vyšší organizační jasnost.
„Od dob emailu není nutno vést porady“
Byla by to pravda, kdyby jediným cílem porady bylo jednostranní sdílení informací. Jenomže sdílení informací není jediný účel porad a také komunikační tok na většině typů porad by neměl být jednostranní. Právě pestrost toho, co na poradách můžete řešit, týmová inteligence při řešitelských poradách a mnoha směrnost komunikace a sdílení je velkým benefitem správně nastavených a zacílených porad.
Benefity správně realizovaných porad
Ok, co vám tedy správný typ porad, které jsou správně vedené může přinést?
Především organizační jasnost. Tedy správný tok informací, srozumitelnost pro všechny klíčové účastníky. Autor David Marquet píše o pracovních cyklech. V první fázi jde o nastavování směru, hledání řešení, rozhodování, sdílení rozhodnutí, komunikace a pak až přichází druhá fáze, kterou je exekuce.
Pokud je první fáze správně uchopena, ve fázi exekuce všichni vědí co a proč dělají, k jakému výsledku mají dospět a jaké jsou kontrolní mechanismy. Bohužel, bez první fáze, nebo s nesprávně realizovanou první fází, jdou lidé do exekuce s nejasností, neúplnými informacemi a nedostatečným sladěním.
Výsledkem pak je vracení se, nekvalita a chyby, další vyjasňování. To všechno zpomaluje vaší organizaci, váš tým a vás jako manažera zatěžuje a vede k prodlevám.
I proto tvrdím, že porady jsou skvělý nástroj a do repertoáru manažera rozhodně patří. Správně nastavené porady a jejich disciplinovaná exekuce vám pomohou vést efektivněji.
