Článek
Školení jak na správný time management jsou jedny z nejnavštěvovanějších. Možná je to tím, že je na nás všechny vyvíjen čím dál větší tlak na výkon a produktivitu. Možná je to ale i tím, že si všichni ve skrytu duše uvědomujeme, že je náš čas omezen a chceme ho využít dobře.
Pokud někdo nemá zvládnuté základy time managementu a neumí „hospodařit s časem“ jenž má k dispozici, má to za následek nepohodu a stres. Kolikrát lidi přichází na trénink Zvládání stresu a odchází s termínem na trénink Time managementu. Bez vize, plánu a priorit jsou jejich dny naplněny chaosem, pocity naléhavosti a úzkostmi, že nestíhají vše, co by měli, nebo chtěli. Jsem přesvědčená, že pro pohodový život bez chronického stresu je dobrý time management jednou z podmínek.
Time management není o tom stíhat vše. Je o výběru, čemu budu věnovat svůj čas, energii a pozornost. Mnohdy je více o určení toho, co dělat nebudu.
Možná máte představu, co pro vás znamená žít spokojený život. Možná i víte, po jaké cestě chcete kráčet a čeho chcete v životě dosahovat. Dobrá organizace času, pozornosti a energie je důležitý prostředek, jak dosahovat toho, co v životě chcete. Dobrý time management, ačkoli v to může znít sebevíc „vznešeně“, pomáhá k lepšímu a spokojenějšímu životu, ať už to pro vás znamená cokoli.
Změna time managementu je o změně návyků
Bohužel nemám zázračnou techniku nebo metodu, jak bez nějaké snahy změníte svůj život k nepoznání. I změna v organizaci času chce nějaké investice. Pokud jste deset let přeskakovali z úkolu na úkol, nebo vůbec své dny neplánovali, těžko se po přečtení pár vět něco změní. Hlavní díl práce je opět na vás. A ano, do změny vašeho time managementu je paradoxně nutné investovat čas, energii a pozornost. Říká se tomu ostření pilky.
Možná znáte ten příběh. Muž v lese řeže dříví naprosto tupou pilkou, nejde mu to, ale očividně do toho investuje spoustu úsilí. „Sousede, naostři si tu pilku, vždyť to máš úplně tupý.“ radí mu kolemjdoucí. „Nemůžu. Nemám čas. Vidíš, řežu dříví, potřebuji to co nejdřív dodělat.“ Ani nespočítám, kolikrát mi někdo zrušil účast na školení time managementu, na které se přihlásil několik týdnů dopředu, s omluvnou větou: „Promiň, nestíhám, musím něco dodělat. Přijdu příště.“
Čas, který věnujete zlepšení svého time managementu, není ztracený. Je to investice, která se vám vrátí.
Produktivita není udělat mnoho v krátkém čase, nebo udělat o něco víc v přesčasech. Je o tom udělat prioritní věci v čase, který je potřeba k doručení kvalitního výsledku.
Není možné říct, že se umění organizace času týká jen času pracovního. Jako člověk jsme jeden celek, jeden systém a pokud nestíhám v práci, pravděpodobně se mi to odrazí doma a naopak, pokud jsem v časové pasti doma, bude to mít vliv i na mou práci. Dobrý time management není o 8,5 hodinách pondělí až pátek. Je to záležitost 24/7.
Čím začít
Cíl a motivace
Začněte ještě dnes a zamyslete se nad tím, co konkrétně byste chtěli změnit? Kde cítíte, že „plýtváte“ svým časem? Kde byste chtěli být efektivnější? Stanovte si svou odměnu – co získáte díky tomu, že se začnete zabývat využíváním svého času? Bude to více prostoru pro rodinu, koníčky? Větší klid a pohoda? Více času na konkrétní projekt, nebo váš životní sen? Napište si definici své odměny někam, kde se k ní budete moct vrátit pokaždé, když se na to budete chtít vykašlat. Vytvořte si své záchranné lano.
Jak je to teď?
Dalším krokem je analýza reality, jak pracujete s časem, úkoly a svou pozorností teď? Kde trávíte nejvíce času? Můžete to pojmout pocitově a třeba si každý večer (jeden až dva týdny) sednout a sepsat si, jaký jste měli den z pohledu organizace času, energie a pozornosti. Buďte na sebe nároční a jděte do hloubky. Pokud zjistíte při večerní reflexi, že jste místo práce na důležitém úkolu celé dvě hodiny ztratili čtením zpráv a odepisováním na nedůležité e-maily, zeptejte se sami sebe proč? Odpovězte si a znovu se zeptejte: „Proč?“ Ptejte se, dokud to dává smysl.
Příklad, jak to může vypadat:
Místo práce na úkolu jsem odepisovala na e-maily. Proč? Ten úkol je náročný a už se mi do něj vůbec nechtělo. Proč? Měla jsem málo energie. Proč? Možná proto, že jsem celé dopoledne jela bez přestávky. Proč? Měla jsem tam naplánovanou schůzku za schůzkou. Proč?
No…. (tady to začíná bolet), protože jsem si to tak naplánovala. Proč?
Vůbec jsem nad tím nepřemýšlela…..
Co si z toho mohu vzít?
Že si i při náročném dnu v práci musím dát pauzu, abych nebyla odpoledne úplně odrovnaná. Že je možná lepší na velkých a důležitých úkolech pracovat dopoledne, když mám víc energie. Že si čas v práci musím plánovat tak, abych měla prostor na pauzu.
Pokud jste spíše na „tvrdá data“, můžete si zapisovat v průběhu dne, co konkrétně děláte a kolik času jste na tom strávili. Můžete použít některou z aplikací, které slouží právě k analýze času. Např. Rescue Time, nebo Toggl.
I v případě, že si svůj čas budete analyzovat tímto způsobem, nezapomínejte na následnou reflexi a zkoumání „proč“.
Ano, analýzou svého času nějaký čas strávíte, nicméně pokud nevíte, kde vás to pálí, těžko s tím něco můžete dělat. V případě, že už jasně víte, kde je váš problém, můžete analýzu vynechat a jít už rovnou k řešení. Jen pozor, někdy jsme přesvědčeni o původcích našich problémů, ale při bližším ohledání zjistíme, že je vše úplně jinak.
Neexistuje univerzální návod na to, jak si správně organizovat čas. Každý jsme unikát, každý z nás se potýká s jinými výzvami a dobře strávený čas pro každého z nás bude znamenat něco jiného. Proto je důležité znát se, vědět co chci a vybrat si, jaké strategie a techniky mi budou sedět. V dalších článcích vám nabídnu věci k zamyšlení, tipy, techniky a konkrétní nástroje. Vyberte si, co vám sedne do vašeho života a věnujte změně čas, pozornost a energii. Je to investice s minimálním rizikem.
