Můžete zvládnout cokoli, ale nikdy nezvládnete udělat vše

Možná vám zadavatel úkolu neřekl vše záměrně, nebo jen nedopatřením. Tak či tak, převychovat třeba šéfa k tomu, aby vám úkoly zadával pořádně, asi není nikde moc na pořadu dne. Samozřejmě je nezbytné dát zadavateli (i když je to šéf!) zpětnou vazbu.

Spolehněte se spíše sami na sebe a úkoly se naučte správně přijímat.

Paradoxně tipy, jak správně přijmout úkol začnu tím, že nemusíte na vše hned kývnout. Pokud jste ten typ, který komukoliv na cokoliv kývne, začněte spíše tématem, jak správně odmítat.

Pokud jste totiž kývač (přijmete naprosto bezhlavě jakýkoli úkol), lidi kolem vás si na to zvyknou a budou spíše chodit s prosbami o pomoc a úkoly za vámi než za kýmkoli jiným. Proč bych totiž chodila za někým jiným, když vím, že vy mě nikdy neodmítnete, a navíc se moc nevyptáváte.

Je čtvrtek odpoledne, do konce pracovní doby vám ještě nějaký čas zbývá a máte své práce dost. Dnes musíte bezpodmínečně odejít včas, po práci máte program. Najednou přichází zadavatel (šéf, kolega, interní nebo externí zákazník – dosaďte si toho, od koho se běžně vaše úkoly berou) a hází na vás úkol se slovy: „A potřebuji to zítra.“

V první řadě si naprosto upřímně odpovězte, jaká je vaše běžná reakce v takové chvíli?

Odpovíte kladně a až pak řešíte, jak to uděláte? Pak jste pravděpodobně již zmíněný kývač.

Co s tím teď, ten člověk to potřebuje do pátku. Do kdy jako? Ráno, odpoledne, v konkrétní hodinu? Nevíte, tak to musíte udělat ještě dnes. Ale! Máte práci, na které máte v plánu dnes dělat. Nemůžete dnes zůstat déle. Co s tím? Doděláte to večer, nebo snad v noci? Přivstanete si a uděláte to zítra ráno? Odsunete nějaký úkol a místo něj se vrháte na ten nový? Ať už se rozhodnete pro jakékoli řešení, dost vám to naruší plán.

Pojďte těmhle situacím předcházet a ptejte se:
Jaký je opravdu nejzazší termín? Do kdy nejpozději to potřebuješ? Kdy s tím budeš pracovat?

Ponořme se v našem čtvrtečním příběhu trochu víc do hloubky. Dejme tomu, že úkolem je vypracovat jakousi tabulku a náš zadavatel jí potřebuje třeba na poradu vedení, která je ovšem až v úterý. Což se ale nedozvíte, pokud se nedoptáte na nejzazší termín dodání.

Ptáte se, proč když to potřebuje až další týden v úterý, vám dal termín už do pátku?  Vytváří si rezervu, časový polštář. Co když mu tabulku dodáte s chybou, nebo neúplnou? Co když si tabulku před tím potřebuje projít, nebo s tabulkou bude ještě pracovat před zmíněnou poradou? Takové časové polštáře se vyplatí, kdyby náhodou. Taky je ale dobré ptát se na časové polštáře druhých.

V tomto případě se díky doptání můžeme domluvit, že bychom úkol udělali do pondělního poledne a problém mizí.

Ptejte se, do kdy nejpozději zadavatel úkol potřebuje.

Pravděpodobně se znuděně nedíváte kolem a nečekáte, než přijde nějaký spasitel s úkolem. Už na něčem pracujete a další úkoly máte v plánu. Pokud s nově příchozím úkolem všeho ostatního zanecháte, neděláte dobře. „Čerstvější“ úkol zásadně neznamená větší důležitost. Porovnejte nově příchozí úkol s těmi, které jsou už v plánu. Mnohdy důležitost úkolům přikládáme s deadlinem. Čím dříve máme úkol odevzdat, tím je pro nás důležitější a pracujeme na něm přednostně. Co když ale kvůli tabulce, která má být v pátek, nestihnu úkol, který měl být sice až ve středu, ale svým významem je mnohem důležitější, než zmiňovaná tabulka?

Takhle otázka je naprosto bezpečná i směrem k šéfovi a vedení. Manažeři často svoje lidi naprosto nechtěně zahltí více úkoly, protože nemají takový přehled o tom, na čem všem pracují (a to je dobře, protože micromanagement je zlo). Nebojte se tedy i směrem k šéfovi pokládat dotazy jako: „Teď pracuji na úkolu A, který si mi zadal do příštího týdne. Je tenhle úkol B důležitější, než úkol A? Mohu si dovolit nedodat úkol A včas, protože pracuju na úkolu B?“

Pokud nejste sami schopni rozhodnout o prioritě, šéf nebo zadavatel je ta správná osoba, která vám s určením priority pomůže.

Jsou i složitější situace, kdy se vám schází úkoly od více zadavatelů a, jak to tak bývá, každý vám tvrdí, že jeho zadání je rozhodně to důležitější. I v tomhle případě se můžete zkusit obrátit na nějakou vyšší instanci, nebo porovnat úkoly podle dalších faktorů – celkový přínos, investici energie a dalších zdrojů, termínu odevzdaní apod.  Pokud se u vás sbíhají úkoly od interních zákazníků, můžete prioritu také určovat podle firemní strategie, vize, či road mapy.

Ptejte se sami sebe i zadavatele, zda je příchozí úkol důležitější než to, na čem pracujete nyní.

Pravděpodobně nejste ten jediný člověk, který úkol může splnit. Ano, něco prostě nejde delegovat, nebo přehodit na druhého, ale spoustu věcí jde. Zkuste se zamyslet, kdo jiný by takový úkol mohl zvládnout. Samozřejmě směrem k zadavateli asi není úplně vhodné hned vybafnout: „Ať to udělá Maruška!“ Spíše to okomentujte a vysvětlujte: „Ty jo, já mám teď na práci něco jiného a úplně to nestíhám, zkoušel ses zeptat Marušky?“ Je tu samozřejmě určitě riziko, že za Maruškou už byl a ta využila stejnou strategii jako vy, ale když se nezeptáte, nikdy to nezjistíte, a navíc se stanete kývačem.

Hledejte, kdo by mohl úkol udělat místo vás.

Sami se znáte, tak víte, jak moc velký jste detailista, puntičkář nebo maximalista. Pokud o sobě víte, že takový jste, dejte pozor na další past úkolů – kvalitu a rozsah. Vraťme se k naší tabulce a dejme tomu, že se má jednat o nějaký přehled. Stačí zadavateli jen konečná čísla, nebo chce i zdroje? Stačí mu to hodit jen tak do excelu, nebo potřebuje kontingenční tabulku s filtry? Pokud se po tom nebudete pídit, jsou tu dvě rizika. Buďto dodáte nedostačující „produkt“ anebo dodáte zbytečně obsáhlou práci a ta vás stojí zbytečný čas na víc.

Ptejte se, jak konkrétně má vypadat výsledek.

Tohle je asi nejlepší ukazatel důležitosti, který znám. Co se stane, když to nedodáte? Občas po téhle otázce zadavatel musí přemýšlet a už to je pro mě znamení, že to asi zase tak důležité nebude. Taky se může stát, že zadavatel sám neví, protože i na něj úkol odněkud propadl a sám se na tohle nedoptal. Je tedy dobré jít zjišťovat dál (pokud by zjišťování zabralo delší dobu než vypracování úkolu, je potřeba postup přehodnotit, jestli se vůbec vyplatí se v tom patlat a nebude rychlejší úkol prostě udělat). No a taky se může stát, že si vyslechnete katastrofický scénář o tom, co všechno neudělání úkolu způsobí, v tom případě je nutné přehodnotit priority. Všechny varianty mají dvě zásadní podmínky, zadavatel má dostatek informací a je k vám upřímný.

Ptejte se, co se stane, když to nebude.

Každé zadání by mělo splňovat několik bodů, abyste měli možnost úkol dobře vypracovat. Ne každý zadavatel je s nimi ale seznámen, zase je to na vás a musíte se aktivně doptat.

Jak má konkrétně vypadat výsledek? Co konkrétně má být výstupem? Úkol musí být jasný a jednoznačný. Umíte si po zadání naprosto přesně představit výsledek? Ne? Tak se ptejte dál.

Jak poznáme, že je úkol splněn? Úkol musí mít jasně specifikované množství, nebo konkrétní kroky či milníky.

Cíl musí být dosažitelný. Také je nutné, aby byl akceptovaný tím, komu byl nastaven.

Úkol musí být reálný k vypracování. Musí být odpovídající (appropriate) zkušenostem, dovednostem a pravomocem úkolovaného, aby pro něj bylo možné úkol zvládnout. Musí být relevantní.

Je potřeba definovat konkrétní termín dodání a termíny pro dodání dílčích částí úkolu.

Tohle písmenko v původní metodice není, ale je velmi důležité. Na základě výzkumů víme, že smysl je jedním z největší motivátorů. K dobře odvedené práci je potřeba znát důvod a smysl daného úkolu. Udělej to, protože jsem to řekl, protože jsem šéf, nebo protože je to prostě potřeba fakt nestačí.

Než přijmete další úkol, zkuste se zastavit a promyslet, na co se můžete doptat, aby pro vás následné odmítnutí úkolu, nebo přijmutí úkolu a následné zařazení dle priority do vašeho plánu bylo co nejjednodušší a správné. Nebuďte kývačem a převezměte zodpovědnost za to, jak úkoly přijímáte.