Jak chcete být produktivní, když nevíte, co máte dělat?

Pokud si úkoly opravdu vybíráte jen na základě pocitu, do čeho se vám zrovna teď chce, tak je velmi pravděpodobné, že si nevyberete ten nejdůležitější úkol. Většinou se nechceme moc nadřít, zároveň se podvědomě vyhýbáme riziku neúspěchu, a to je u velkých, složitých a důležitých úkolů mnohem větší, než u těch banálních a jednoduchých.

Navíc náš mozek chce rychlou dopaminovou odměnu za splnění úkolu, což opět hraje ve prospěch výběru snadného, nebo nedůležitého úkolu. Tak vám často ty nejdůležitější úkoly zbydou až na konec. A už se vám do nich nechce, protože jste unavení, nebo vám na ně jednoduše nezbývá čas. Proto je plánování tak důležité. Pokud chcete, aby se věci opravdu staly, naplánujte, kdy na nich budete pracovat.

Různé to-do listy a inboxy jsou pouhými zdroji vašich úkolů. Plánování začíná tím, že si ujasníte, odkud se vaše úkoly berou. Pokud totiž neznáte zdroj všech těch věcí, které máte stíhat, těžko si určíte priority. Kde se sakra berou všechny ty úkoly jsem sepsala v jednom z předešlých článků. Pamatujte, že ne všechny zdroje a úkoly z nich přicházející jsou relevantní. Než začnete svůj kalendář zaplňovat tucty úkolů, které se berou bůh ví kde, rozhodněte se u každého úkolu, zda je to opravdu to, co byste chtěli, nebo měli dělat. Dobrý time management je totiž v první řadě o tom, co dělat nebudete, abyste měli dostatek zdrojů pro to, čemu se chcete věnovat.

O tom, proč a jak si osobní vizi vytvořit, nebo jak jí začít realizovat jsem už psala, takže jenom rychlé opáčko. Osobní vize je kompas, který vám říká, co je pro vás opravdu důležité a co ve svém životě opravdu chcete. To určuje prioritu jednotlivých úkolů a k tomu byste měli přihlížet i ve svém plánování. Ať už se bavíme o dlouhodobém horizontu, nebo o týdenním plánu. Pro úspěšnou realizaci vize je plán akce nezbytný.

Články o osobní vizi:
Osobní vize – proč je dobré jí mít.
Vytvořte si osobní vizi – návod jak na to.
Realizace vize – jak po malých krůčcích svou vizi naplňovat.

Dobrá, věřím vám. Ale pojďte si odpovědět na otázku, co by se stalo, kdybyste plánovat začali? Dovolím si zapředpokládat, že byste byli mnohem produktivnější, než jste teď. Produktivita totiž není o tom odbavovat jeden úkol za druhým a nezastavit se.

Neplánovat znamená jednoduše chaos. I v chaosu můžete být produktivní, na druhou stranu, jak dlouho to vydržíte? A je to opravdu ta nejlepší cesta?

První věc, kterou byste si měli dát do svého kalendáře je čas pro plánování. Pokud si na plánování nevyhradíte prostor, pravděpodobně zůstanete někdy mezi punkem a chaosem. Vytvořte si z plánování návyk a vybudujte si plánovací rutinu. Mně se osvědčilo týdenní a denní plánování. Každé pondělí se kouknu, co mám v programu, a rozplánuju si, kdy a na čem budu pracovat. Pak si plánuju ještě konkrétní dny. Je jedno, jestli budete plánovat svůj den večer předem, nebo ten den ráno. Mě vyhovuje ráno, protože mi to pěkně nastartuje den a večer se chci většinou věnovat jiným aktivitám a na práci už moc myslet nechci. Důležité je mít na plánování vyhrazený čas. Je to investice, která se vám mnohonásobně vrátí.

Už jste asi slyšeli o skřivanech, sovách a možná i o cirkadiánním rytmu. Pokud ano, víte, že naše tělo má určité opakující se cykly, ze kterých se nejde jen tak vykroutit. V průběhu dne jsou fáze, kdy máme fyzické a kognitivní energie více, a naopak jsou fáze, kdy jsme na tom bledě. Znejte sebe a své rytmy, pomůže vám to při plánování času, kdy na daných úkolech pracovat.

Pokud absolutně netušíte, jak jste na tom s energií v průběhu dne, udělejte si snímek několika všedních dnů. Jednoduše si každou hodinu zaznamenejte (ať už do tabulky, grafu, či jinak) na škále od 0 do 10 jak jste na tom v danou dobu. Sledovat můžete úroveň fyzické energie, mentální energie, nebo jiné faktory. Výsledky těchto několika dnů pak zkonsolidujte a máte jakž takž obrázek toho, jak na tom v průběhu dne jste. Do toho si můžete ještě v tyto dny zaznamenávat náročnost úkolů, na kterých v určitém čase pracujete (na stejné škále).

Porovnejte křivku energie a křivku náročnosti úkolů. Měly by se ideálně protínat, to znamená, že když máte energii vysoko, pracujete na náročných úkolech, a naopak. Pokud se křivky neprotínají, ale spíše se od sebe vzdalují, znamená to, že nevhodně využíváte svůj energetický potenciál. Když máte energii vysoko a náročnost úkolů je nízká, plýtváte svými nejlepšími okamžiky dne na úkoly, které si to nezaslouží. Naopak pokud máte křivku energie na bodu mrazu a náročnost úkolu v tom čase letí nahoru, nutíte se možná do něčeho, na co v danou dobu nemáte kapacitu. 

Konkrétní příklad, který vidím den co den v praxi. Ráno přijdete do práce, odpočatí, plní energie, kognitivně nabití a jdete vyřizovat e-maily. Tím vypálíte nejlepší čas na náročné úkoly na činnost, která by se klidně dala dělat po obědě, když prožíváte „post gastro kóma“ a vaše mentální energie je na úrovni knedlíku, který jste právě spořádali. 

Dobu, kdy budete plnit určitý typ úkolu, musíte přizpůsobit svému fungování. Ne naopak.

Na každý den si vyberte jeden úkol, který ten den dostane tu nejvyšší prioritu. Mělo by to být to, co bude mít největší vliv na vaše výsledky. Tenhle úkol si ve svém plánovači (ať už je to diář, kalendář v PC nebo nějaká aplikace) speciálně označte nebo zvýrazněte a vždy ho udělejte jako první. 

Nikdy nevíte, co se v průběhu dne pokazí a jaké „hořáky“ a neodkladné úkoly se na vás vyřítí. Když to nejdůležitější uděláte hned ráno, snižujete tím riziko, že se k tomu nejdůležitějšímu úkolu nedostanete, kvůli neočekávané události. 

Jeden čas firmu, ve které pracuji, tyranizoval anonym, který se bavil tím, že každý den hlásil na našich pobočkách bombu. Nikdy jsme nevěděli, v kolik hodin to přijde a kdy nás poženou rychle pryč. Taky jsme nikdy nevěděli, za jak dlouho a jestli vůbec, se vrátíme do kanceláře. Někdy jsme to vzdali a jeli rovnou domů na home office. Tyhle „bombastické dny“, jak jsme jim po čase s kolegy přezdívali, mě hodně vycvičily v tom, udělat to nejdůležitější hned ráno, dokud mě policie zase neevakuuje.

Abyste byli produktivní a dodržovali své plány, dobíjejte v průběhu dne baterky. Odpočinek a pauzy jsou věci, které nesmíte nikdy odkládat. Pokud sekáte jeden úkol za druhým a nedáte si pauzu, po čase odpadnete. Často slyším výmluvu, že na pauzu prostě není čas. Na pauzu musí být čas vždycky. Je to jako kdyby vám na cestě v autě docházel benzín, už vám svítilo hladové oko a vy jste míjeli benzínku za benzínkou se slovy: „Nestíhám, musím někam dojet a nemám čas stavět.“ Svému autu palivo pravděpodobně dopřejete, dopřejte i sobě čas na dobití baterek. 

Zahrňte do svého plánování i pauzy. Vyblokujte si ve svém kalendáři čas na oběd, nebo si na každou hodinu nastavte upomínku, abyste se zastavili a dali si voraz. Pauza není promarněný a ztracený čas, pauza je příležitost se nadechnout a díky tomu pracovat lépe. I já, když píšu tenhle článek mám právě nastavenou aplikaci Forest na 45 minut a po zaznění časomíry si dávám pauzu. Vím, že díky tomu práci dokončím rychleji a lépe.

Protože jak chcete být produktivní, když vyčerpáním padáte na hubu?

Smiřte se s tím, je to tak. Věřím tomu, že i David Allen, autor jedné z nejpopulárnějších knih o time managementu Mít vše hotovo, je s tímhle prostým faktem, navzdory názvu jeho knihy, smířen. Neplánujte si věci tak, abyste stihli úplně vše, ale plánujte tak, co reálně za daný den stihnete. Vždycky se objeví nové a další úkoly. Nejde zvládnout vše. Dobré řízení času je o výběru toho, co chci, nebo musím zvládnout. Ambice chtít vše stihnout není reálná. 

Pokud máte úkolů až nad hlavu a máte nutkání si je plánovat všechny do jednoho dne a pak večer brečíte, že jste nestihli zdaleka všechno, zkuste prodloužit období, na které si děláte plán. Možná vám pomůže plánovat na týden, možná dokonce na měsíc dopředu. I tak počítejte s tím, že nelze stihnout úplně vše, co se objeví a nikdy nebude vše hotovo. Čím delší časový horizont pro svoje plánování zvolíte, tím flexibilněji musíte ke svému plánu přistupovat. Situace se změní, priority také.

Abyste svoje plánování a obecně time management mohli průběžně zlepšovat, musíte vědět, jak si stojíte. Ohlédněte se za svým dnem a zrevidujte svůj plán. Jak se vám podařilo ho naplnit? Pokud to není žádná sláva, jak se to stalo? 

Zkuste přijít na to, proč se vám nepovedlo dodržet váš plán.

Nedejte si to zadarmo. Zkuste se opakovaně ptát proč? 

Příklad:
Nestihla jsem za svůj den vše, co jsem chtěla, hlavně odpoledne jsem vůbec nestíhala. Proč?
Protože jsem byla celkově unavená a místo soustředěné práce jsem si povídala s kolegy. Proč jsem byla tak unavená?
Možná jsem přepálila dopoledne. Koukám, že jsem neměla skoro žádnou pauzu. Proč jsem si nedala pauzu? 
Měla jsem potřebu všechno rychle stihnout, možná jsem si toho naplánovala moc. A na pauzu prostě nezbyl čas. 

Poučení pro zítřek? Do denního plánu zahrnout i pauzy a na dopoledne si dát méně úkolů, aby na pauzu byl čas. Díky tomu se tolik nevyčerpám, budu produktivní i odpoledne a v souhrnu toho udělám víc.

Nežijeme v ideálním světě a plány často z různých důvodů nevycházejí. Neočekávejte, že vaše plány vyjdou na 100 %. To není možné a ani to není cílem. Váš plán musí být flexibilní. Plán je užitečný, i když nevyjde, víte totiž, jaké úkoly je potřeba ještě udělat, co a kam přeplánovat nebo co můžete vyškrtnout. Kdybyste plán neměli vůbec, byly by všechny tyhle úkony velmi složité.  Z nedodržení plánu není třeba se hroutit. Zeptejte se sami sebe, proč jste plán nedodrželi a co můžete příště udělat jinak a lépe.

Plánování vytváří prostor pro vědomé a strategické jednání, bez něj jsme reaktivní a naše činnosti určují okolní události, ne naše rozhodnutí.

Naplánujte si, kdy budete plánovat. Ideálně si to dejte hned do kalendáře.