Kde se sakra berou všechny ty úkoly?

Abyste mohli řídit své úkoly, je potřeba nejdřív zjistit, kde se berou. Udělejte si analýzu vstupů. Vždycky, když se nějaký nový úkol objeví, zapište si, co je jeho zdrojem, kde se vlastně vzal? Pokud jste zvyklí vést si TO DO listy, můžete si jednoduše nějaký čas (doporučuji minimálně týden) psát vždy vedle úkolu, odkud se vzal. Pokud si úkoly zaznamenáváte jiným způsobem, najděte pro vás vhodnou variantu, jak budete zdroje vašich úkolů sledovat.

Pokud si úkoly nikam nepíšete a nosíte je v hlavě, tak vězte, že hlava je ten nejhorší možný nástroj na evidenci úkolů. O tom ale zase příště. Pokud jste si do teď úkoly nikterak nezapisovali, tak se zkuste na týden dva hecnout a kvůli sledování zdrojů si je někam pište. Nehledejte v tom žádnou složitost, můžete to klidně otočit a napsat si třeba „šéf“ a pak si pokaždé, když přijde úkol od šéfa, udělat u tohoto slova čárku.

Cílem je zjistit, kde se vaše úkoly berou a jestli jejich zdroje jsou relevantní. Jeden kolega po této analýze zjistil, že velké množství úkolů, na kterých pracuje, jsou laskavosti pro jiné kolegy. Na tom není nic špatného, pokud ovšem kvůli těm laskavostem nestíháte svou práci a jste z toho ve stresu, je asi potřeba to přehodnotit. Já si přišla na to, že zdrojem mnoha úkolů jsem já sama. To taky není asi nic zlého, ovšem úkolům, které vypadly z mé hlavy mám určitě tendenci dávat větší důležitost, ale opravdu jsou důležitější než ty, které přišly zvenčí?

Ať už vám analýza vašich vstupů napoví cokoli, hledejte v tom indicie, které vám pomohou kultivovat váš time management.

Další otázka, kterou doporučuji prozkoumat je, jak se k vám vaše úkoly dostávají? Chodí vám e-mailem, z porad, z vaší hlavy, chodí za vámi kolegové osobně, volají vám klienti, …? Těch možnosti je nespočet a každý to bude mít jinak. Otázkou opět je, zda kanály, kterými se k vám vaše úkoly dostávají jsou pro vás ta nejlepší varianta.  Čím více jich totiž bude, tím spíš se v tom začnete ztrácet. Jednoduše v tom budete mít bordel. Pokud se k vám vaše úkoly sbíhají vícero cestami, je dobré si určit, která pro vás bude ta hlavní a tam se snažit všechny ostatní přesměrovat.

Naprosto zásadní v tomto případě je, abyste pak úkoly zaznamenávali na jedno místo, všechny cesty se musí potkat v nějakém vašem „úkolovníku“ či jiném nástroji a pak jim musíte určit priority. I když si totiž vyberete kanál, který je pro vás ten nejvíce vyhovující, neznamená to, že ten nejdůležitější úkol si k vám nenajde cestu jinudy.

Představte si, že jste v práci a už se zvedáte na oběd. Na chodbě se potkáte s kolegou. „Jé, čau, za tebou zrovna jdu a ty jdeš určitě na oběd. Prosím tě, až se vrátíš, mohl bys mi poslat přehled za minulý týden?“ Situaci si ohněte tak, aby odpovídala vaší realitě. Chvilku se prosím teď zastavte a uvědomte si, jak na takovou prosbu reagujete. Ne, jak si myslíte, že by to bylo nejlepší, ale jaká je vaše reálná či nejvíce pravděpodobná odpověď.

Hotovo? Pokud jste si odpověděli tak, že byste se otočili na patě a šli to vyřešit rovnou, je to ještě rizikovější než následující varianta. Kolega jasně řekl, že to počká po obědě. Pokud vše řešíte hned a neodkladně, lidi si na to zvyknou a budou to pak vyžadovat. A to je cesta do pekla.

Drtivá většina lidí odpovídá: „No jo, řeknu mu, že ok, ale až se vrátím z oběda.“ To by se mohlo zdát jako dobré řešení oproti předchozí reakci, ale není to tak hned z několika důvodů:

Kopněte míč zpět k zadavateli úkolu a tím řiďte to, jak k vám úkol přijde a hlavně, kdy na něm budete pracovat.

„Hele pošli mi to prosím do e-mailu, až se vrátím z oběda a dostanu se k tomu, tak ti to pošlu. Napiš mi tam, do kdy to potřebuješ.

Vyřešeno. Vy na to nemusíte myslet a zároveň říkáte, že automaticky úkol nepřijímáte jako prioritní. Vaše okolí si zároveň díky takovým reakcím zvykne, že netančíte, jak kdo píská a řídíte si své úkoly a čas tak, jak potřebujete vy.

Asi nemusíme vyhledávat studie a průzkumy, abychom věděli, že nad svým e-mailem mnoho z nás tráví nepřiměřeně času. Zásadní uvědomění je, že čtení a psaní e-mailů je jen komunikační nástroj, pro většinu z nás to není hlavní náplň naší práce a hodnota, kterou chceme či máme přinášet určitě není v množství přečtených a odeslaných zpráv.

Jakým způsobem tedy pracovat s příchozí poštou, což mimochodem bývá i nejčastější příchozí kanál našich úkolů?

Kolik e-mailů máte ve složce příchozí? A nemyslím jen nepřečtených, myslím naprosto všech. Schválně se podívejte.

Nevyděsilo vás to číslo? Pokud máte 0 až nižší desítky, gratuluji, ovšem jste naprostá výjimka. Už několik let se na tuhle otázku ptám na trénincích a dostáváme se spíše do rozmezích 1500 – 12 000!  Takové množství e-mailů může mít na naši mysl negativní účinky. Naše hlava už si tak moc zvykla na to, že e-mail rovná se nějaký úkol, že pokaždé, když otevřete schránku a vidíte to neuvěřitelné množství e-mailů, stáhne se vám žaludek.

První krok je zbavit se nánosu tisíců e-mailů, které tam teď straší. Pro velmi odvážné jedince není problém to všechno vzít a prostě smazat. Těch je ale opravdu jen pár. Pokud opravu nechcete smazat ani jediný e-mail, zapřemýšlejte v první řadě proč? Ponechte si je, pokud k tomu máte opravdu pádný důvod a není to jen myšlenka: „Co kdybych nááááhodou něco z toho někdy potřeboval.“ Kdybyste si takhle nechávali všechno ve svém bytě, dopadli byste jako šílený sběratel obklopen miliony kravin. Pokud se rozhodnete si staré e-maily všechny ponechat, vytvořte si složku archivu, kam je přesunete. Jde nám primárně o to je dostat pryč z primární složky příchozí.

Zlatou střední cestou je varianta, že si uchováte jen e-maily za nezbytné období. Na příklad za poslední rok, pro někoho bude třeba stačit půl rok či méně. Tohle závisí zcela na vás a na povaze vaší práce. Starší e-maily než zvolené období, bez milosti smažte. Jak moc je pravděpodobné, že budete potřebovat dohledat tři roky starý e-mail? A pokud je ta pravděpodobnost vysoká, je e-mail opravdu to správné místo, kde takhle důležité věci chcete archivovat? E-maily, které jste si ponechali opět přesuňte do archivu.

Tímto způsobem docílíme sice prázdné složky, ale za chvilku tam bude zase plno. Jedna věc je vytvořit „0“ inbox, druhá věc je ho udržet.

S každým příchozím e-mailem můžete naložit jednou ze čtyř možností:

K udržení pořádku ve schránce je naprosto nezbytné bez slitování mazat, mazat a zase mazat. Pokud se jedná pouze o informaci, kterou si stačí přečíst jednou, není důvod takovou zprávu uchovávat. Může to být například informace od šéfa, že má zítra dovolenou, nebo vám kolega posílá jen něco pro zasmání, nebo vás informuje, že na dnešní meeting dorazí s malým zpožděním. Prostě co můžete, smažte.

Pokud zpráva přináší nějaký drobný úkol, který můžete udělat hned a nezabere vám mnoho času, udělejte ho. Japonské pravidlo mluví o maximálně dvou minutách. Pokud by vám úkol měl zabrat déle, zvolte jiný postup.

Buďte v tomto případě velmi obezřetní, aby se vám nestávalo to, co už jsme si popisovali výše. Odhad je na dvě minuty, ale opravdu to tak je? Vybírejte si pro tuto variantu opravdu jen extrémně rychlé věci. Na příklad jen odpověď na dotaz, zda souhlasíte s přesunutím porady, nebo žádost o zaslání dokumentu, který ovšem rychle najdete a jen ho pošlete.

Patří úkol z příchozího e-mailu někomu jinému? Je někdo na řešení poslaného problému lepší než vy? Delegujte to, e-mail přepošlete s prosbou. Tohle řešení není tak moc časté a není vždy použitelné. Vašemu šéfovi by se asi moc nelíbilo, že mu na každý e-mail odepíšete: „Na tohle je Marie lepší, dávám ji do kopie.“

Ovšem je třeba si uvědomit, že to, že si vás někdo vybral jako toho, kdo mu pomůže vyřešit jeho úkol, nemusí nutně znamenat, že jste na to ten nejlepší. A už vůbec to nemusí znamenat, že tento úkol musíte přijmout a vyřídit. Ale o tom jindy.

Odložte to, naplánujte, kdy se budete úkolu věnovat, či ho zařaďte do nějakého „backlogu“, tedy na místo, kde sbíráte všechny úkoly a odkud je pak berete při plánování.

Není nutné pracovat na všem hned. Je pravděpodobné, že pokud je to pro zasílatele velmi urgentní, do e-mailu vám to napíše, či zvolí jinou cestu, jak vám úkol zadá. Jen pozor, i přes to, že vám pisatel sdělí, že je to velmi urgentní, nevěřte tomu bezhlavě a porovnejte urgentnost a důležitost příchozího úkolu s tím, co nyní děláte, nebo máte v plánu dělat.

Takový e-mail pak přesuňte do archivu, či do složky „čeká na vyřízení“. Pokud už jste si úkol někam zaznamenali, nemá smyl, aby strašil dál v příchozí poště. Někdo to dělá tak, že si tento typ úkolů nechává jako nepřečtené a je to pro něj signál, že to musí ještě vyřídit. Za mě to není úplně dobré řešení, protože zde přichází na scénu efekt Zeigarnikové a ten říká, že náš mozek má tendenci více si pamatovat nedořešené úkoly a podvědomě se k nim vracet. Trpí tím naše soustředění, pozornost, kreativita i pracovní paměť.

Udržení „0“ inbox má velký vliv na odpočinek po práci. Jen si představte, že odcházíte z kanceláře a máte v příchozí poště krásnou nulu. Navíc to rozhodně zlepší orientaci v aktuálně příchozích zprávách.

Čtení a psaní e-mailů nám zabírá opravdu spoustu času. Je to dané nejen množstvím zpráv, ale i jejich délkou. Čím delší e-mail, tím déle ho čteme a taky na něj o to déle odpovídáme. Čím to? Představte si, že vám někdo pošle opravdu dlouhý elaborát. Vy byste na něj mohli odpovědět velmi krátce, ale někde vzadu v hlavě se ozve hlas, který říká: „A když mu odepíšu krátce, nebude to působit, že jsem ho odbyl?“ No, a tak mu taky odepíšete elaborátem. Takhle se pak spustí nekonečná spirála zbytečně dlouhých e-mailů.

Zkuste si dát výzvu pěti vět. Zkracujte své e-maily co to dá, maximálně na pět vět. Jednak zabráníte spuštění spirály a za druhé budete muset ze svého sdělení vydestilovat jen to nejdůležitější, vyhnete se tak zbytečným okecávkám a vaše zpráva bude jasnější.

Pokud se obáváte, že by se nad novou stručností příjemci podivovali, mrkněte na stránku http://five.sentenc.es/ a dejte si krátké vysvětlení do svého podpisu.

Pracujete na nějakém úkolu a neustále vás k tomu napadají další a další věci, které byste mohli přidat, dodělat a vylepšit? Super, vždycky je fajn udělat něco navíc, ale i tohle má svou stinnou stránku. Pokud máte jednoduchý úkol na pár minut a vy z toho uděláte projekt na dvě hodiny a díky tomu nestíháte další úkoly, není to zase tak super.

Zapisujte si své nápady stranou a vraťte se k nim, až úkol doděláte. Ne všechno je totiž nutné realizovat, ale to nám v zápalu boje mnohdy nedochází a bezhlavě se pouštíme do dalších vylepšení, která třeba vůbec nejsou potřeba. Vybírejte takové nápady a úkoly, které vám doručují největší hodnotu.