Jak mít vše hotovo?

S létem se přiblížily i prázdniny, ale já se stále potýkám s nedokončenými úkoly. Situace se zhoršuje, protože začínám připomínat svého otce. Ten si vždycky psal úkoly na malé čtverečkované papírky, které pak ukládal do obrovské peněženky. Výsledkem byla papírová džungle, nikoli peněženka hodná Rothschildů. Abych se vyhnul osudu svého otce, rozhodl jsem se, že převezmu kontrolu nad situací. Namísto bezstarostného léta jsem se pustil do pátrání po radách od předních odborníků na produktivitu.

A co jsem objevil? Hlavně to, že dosažení nejlepších výsledků neznamená pouze mít jeden seznam úkolů, ale naučit se pracovat s třemi seznamy.

Psychologové a experti na produktivitu doporučují rozšířit tradiční seznam úkolů o seznam činností, které nechceme, nemáme v plánu nebo nebudeme dělat, a také o seznam splněných úkolů. Možná to na první pohled vypadá složitě, ale každý z těchto seznamů hraje svou roli a společně nám pomáhají na cestě k tomu, abychom se dostali do blaženého stavu označovaného jako „mít vše hotovo“.

1. Seznam úkolů (to-do list)

Zaznamenávání úkolů je něco, co děláme všichni. Podle odborníků by však náš osobní úkolníček neměl být pouze seznamem úkolů, ale spíše strategickým průvodcem k dosažení našich cílů. Při tvorbě tohoto listu je důležité klást důraz na prioritizaci úkolů, odhad jejich časové náročnosti a reálnou možnost jejich dokončení. Studie ukazují, že efektivní využívání seznamu úkolů může zlepšit produktivitu, snížit stres a dát nám větší kontrolu nad naším časem.

Namísto neustálého sebebičování a nekonečných pracovních maratonů bychom měli do našeho seznamu zahrnout plánované přestávky, které nám pomohou získat energii a udržet naši kreativitu na vrcholu. Nemáme se proto bát zahrnout čas na péči o své tělo i mysl, i čas na koníčky. Mezi seznamy úkolů se tak může objevit například to, že si máme zajít na masáž, zahrát novou počítačovou hru, přihlásit se na jógu nebo zajít na kávu s kamarádkou.

2. Seznam splněných úkolů (get-done list)

Seznam úkolů si v určité formě vytváříme všichni. Avšak ne všichni si uvědomují, že existuje i seznam splněných úkolů, který je jakýmsi protikladem. Po dokončení úkolu si obvykle oddechneme a přeškrtáme ho, stejně jako to dělával můj otec. V nejlepším případě se úkol z mobilní aplikace, ve které si své úkoly zapisujeme, vytratí. Avšak psychologové tvrdí, že to není optimální postup. Když si totiž zaznamenáme splněné činnosti, zvýší se naše spokojenost a motivace. Často totiž vyřešíme náhlé a neočekávané úkoly a problémy, které nebyly na seznamu. Máme totiž tendenci podceňovat věci, které jsme dokončili, a příliš se soustředit na někdy stresující seznam nesplněných úkolů.

Díky seznamu splněných úkolů a dokončených činností si také lépe uvědomíme, zda děláme převážně věci, které mají smysl. Zkrátka, zda naše vykonané úkoly jsou v souladu s našimi cíli a hodnotami.

Nicméně hlavním důvodem, proč udržovat seznam dokončených věcí, je prodloužení příjemného pocitu z vykonané práce. V porovnání s jinými produktivními tipy nám tvorba tohoto seznamu může přijít méně jako dřina a více jako radost, což podpoří náš pocit životního štěstí.

3. Seznam nechtěných úkolů (not-to-do list)

Předchozí seznam nám rovněž pomáhá při sestavování listu nechtěných úkolů. Tento seznam slouží k evidenci činností, které si slibujeme nevykonávat, a pomáhá nám eliminovat zbytečné rozptylování, ztrátu času a udržovat si produktivitu. Jeho účelem je identifikovat nežádoucí aktivity, které nás odvádějí od našich priorit a brání nám v dosažení skutečných cílů.

Mnozí produktivitní experti zdůrazňují význam tohoto seznamu jako prostředku ke zlepšení zaměření a efektivity. Tím, že si uvědomíme, co bychom neměli dělat, můžeme se vyhnout zbytečnému multitaskingu, neefektivním a neplodným činnostem. Seznam nechtěných úkolů nám pomáhá stanovit hranice a odmítnout rozptylující vlivy, jako jsou zbytečné schůzky nebo nedůležité úkoly, které nás odvádějí od našich hlavních priorit.

Závěr

Systém tří seznamů lze jednoduše shrnout tak, že bychom měli vědět, co máme dělat, umět říci ne, i když se nám to jeví jako lákavá možnost, a realisticky zhodnotit, co jsme již dokončili a umět se za to pochválit. To zní logicky a jednoduše, že ano? Ale jak dobře víme, i zdánlivě jednoduché úkoly mohou být v praxi obtížné dodržet. Je však důležité najít systém, který bude vyhovovat právě vám. Rád bych vás tedy povzbudil, abyste se podělili o své zkušenosti v komentářích - co vám osobně funguje a co ne.

Jen tak si v klidu odškrtnu další nesplněný úkol, a už mně zbývá jen parafráze známého citátu: Přeji si dostatek síly nejen na tvorbu seznamu splněných a nesplněných úkolů, ale i nechtěných aktivit, a dostatek moudrosti, abych věděl, kam který úkol zařadit. To samé přeji i vám.

Zdroje

David Allen: Mít vše hotovo

Linda Murray: The art of creating not-to-do-list

Janet Choi, Walter Chen, iDone This: The Busy Person's Guide to the Done List: The Science of Small Wins

Oksana Gonopolsky, Dolores Albarracin: The Impact of To-Do Lists on Personal Productivity

Francesca Gino, Katherine L. Milkman, Gabrielle Adams: The Impact of To-Do Lists on Personal Productivity