Článek
Cestovní náhrada jako právo zaměstnance
V dnešní době plné motorizace a uspěchaného života je běžné, že zaměstnavatel vysílá své zaměstnance na tzv. pracovní cesty, během nichž vznikají zaměstnancům různé náklady spojené s cestováním, jako jsou například výdaje na jízdenky ve veřejné dopravě, náklady na palivo v případě vlastního vozidla nebo výdaje na ubytování. Řešení této problematiky je obsaženo v našem právním systému v zákoně č. 262/2006 Sb., zákoníku práce (dále jen „zákoník práce“).
Nejprve je užitečné vymezit si základní pojmy, které jsou pracovní cesta, cestovní výdaje a cestovní náhrady.
Práva zaměstnance - znáte je všechny?
Předpokladem uplatnění práv je to, že je znáte.
Přečtěte si, jaká má práva zaměstnanec:
Cestovní náhrada v právním řádu
Zákoník práce definuje tyto pojmy v ust. § 42 odst. 1, ust. § 152 odst. 1 a dále v ust. § 156 odst. 1. Podle těchto ustanovení se pracovní cestou rozumí situace, kdy je zaměstnanec vyslán mimo místo, kde obvykle vykonává práci, a během této cesty vznikají náklady na cestování. Za splnění dalších podmínek, uvedených v části VII. zákoníku práce, má zaměstnanec nárok na cestovní náhrady, což zahrnuje například jízdní výdaje, náklady na ubytování a zvýšené výdaje na stravování.
Pracovní cesta
Definice pojmu pracovní cesta podle § 42 odst. 1 zní:
„Pracovní cestou se rozumí časově omezené vyslání zaměstnance zaměstnavatelem k výkonu práce mimo sjednané místo výkonu práce. Zaměstnavatel může vyslat zaměstnance na dobu nezbytné potřeby na pracovní cestu jen na základě dohody s ním. Zaměstnanec na pracovní cestě koná práci podle pokynů vedoucího zaměstnance, který ho na pracovní cestu vyslal.“
Cestovní výdaj
§ 152 odst. 1 zní:
„Cestovními výdaji, za které poskytuje zaměstnavatel zaměstnanci cestovní náhrady, se rozumí výdaje, které vzniknou zaměstnanci při
a) pracovní cestě
b) cestě mimo pravidelné pracoviště,
c) mimořádné cestě v souvislosti s výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště,
d) přeložení,
e) dočasném přidělení,
f) přijetí do zaměstnání v pracovním poměru,
g) výkonu práce v zahraničí.
Cestovní náhrada
§ 156 odst. 1 zní:
„Zaměstnavatel uvedený v této hlavě je povinen za podmínek stanovených v této hlavě poskytnout zaměstnanci při pracovní cestě náhradu
a) jízdních výdajů,
b) jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny,
c) výdajů za ubytování,
d) zvýšených stravovacích výdajů,
e) nutných vedlejších výdajů.“
Ilustrativní situace
V advokátním prostředí může být klasickým příkladem případ, kdy advokát pověří svého zaměstnance – advokátního koncipienta, aby například získal informace ze spisu na soudu mimo město, kde sídlí advokátní kancelář a kde je obvyklým místem výkonu práce koncipienta. V této situaci je zaměstnavatel, tedy advokát, povinen hradit svému zaměstnanci cestovní náhrady v podobě nákladů na dopravu a stravování. Dalším příkladem může být, když zaměstnavatel pošle svého zaměstnance vykonat práci na pobočku firmy v jiném městě. V těchto případech, kdy je zaměstnanec vyslán zaměstnavatelem mimo místo běžného výkonu práce (které by mělo být specifikováno v pracovní smlouvě), má zaměstnanec nárok na cestovní náhrady ve formě výdajů na dopravu a stravování.
Rozdíly v poskytování cestovních náhrad ve veřejném a soukromém sektoru
Nicméně problematika není tak jednoduchá a univerzálně platná pro všechny zaměstnance a zaměstnavatele, jak by se mohlo na první pohled zdát. Zákoník práce rozlišuje při poskytování cestovních náhrad dva druhy zaměstnavatelů: ty, kteří jsou uvedeni v ust. § 109 odst. 3 zákoníku práce, a ty, kteří tam nejsou uvedeni.
Mezi zaměstnavatele uvedené v ust. § 109 odst. 3 patří například stát, územní samosprávný celek, státní fond nebo právnická osoba v oblasti školství zřízená Ministerstvem školství, mládeže a tělovýchovy, krajem, obcí nebo dobrovolným svazkem obcí podle školského zákona atd.
Zákoník práce dále upravuje cestovní náhrady zaměstnanců, jejichž zaměstnavatelé jsou soukromé osoby nebo soukromé obchodní společnosti, tedy zaměstnavatelé neuvedení v ust. § 109 odst. 3. Podrobnosti o poskytování cestovních náhrad těchto zaměstnanců lze nalézt v části VII. zákoníku práce, konkrétně v ust. § 156 – § 172.
Výjimky pro veřejný sektor v kontextu pojmu cestovní náhrada
Ve části VII., specificky v třetí části, konkrétně v ust. § 173 – § 181, se nachází regulace týkající se zaměstnanců, kteří jsou v pracovním poměru u zaměstnavatelů definovaných v ust. 109 odst. 3. Pro tyto zaměstnance platí mírné odchylky v upravení cestovních náhrad, kterých je třeba si všímat při uplatňování nároků na cestovní náhrady u svého zaměstnavatele.
Jednou z takových odchylek je například upravení náhrady za stravné. V případě těchto zaměstnavatelů zákon stanoví náhrady za stravné pevnou částkou, ale v rozmezí minimální a maximální částky v závislosti na délce pracovní cesty (např. 5 – 12 hodin = stravné ve výši 72 Kč – 86 Kč, 12 – 18 hodin = stravné 109 Kč – 132 Kč). U těchto zaměstnanců se neuplatní ustanovení o stravném uvedené v ust. § 163 odst. 1 – 3, které stanovuje jednotnou částku za stravné. Další odchylky se týkají upravení cestovních náhrad při zahraniční pracovní cestě nebo výkonu práce v zahraničí. V případě zahraniční pracovní cesty mají tito zaměstnanci nárok na zahraniční stravné, jehož základní sazba je stanovena prováděcím právním předpisem – vyhláškou Ministerstva práce a sociálních věcí.
Problematika stanovení místa sjednaného pro výkon práce, skutečného místa vykonávání práce, pravidelné pracoviště a s tím spojené otázky pracovní náhrady:
Jako ilustrační příklad můžeme uvažovat následující situaci:
Zaměstnanec má v pracovní smlouvě uvedeno sídlo firmy jako místo vykonávání práce (místo A), avšak jeho faktické pracoviště se nachází v jiném městě, které není v smlouvě specifikováno (místo B). Zaměstnanec musí každodenně dojíždět z domova (místo C) do tohoto faktického pracoviště.
V takovém případě vzniká několik otázek:
- Jak jsou uplatňovány cestovní náhrady, když zaměstnanec dojíždí z místa C do skutečného pracoviště B, aniž by projížděl sjednaným místem vykonávání práce A?
- Má nárok na náhradu nákladů na dojíždění z místa A do místa B nebo na náklady spojené s reálnou cestou z místa C do místa B?
Možná se zdá, že jde o složitý případ, avšak i takové situace se v právní praxi vyskytují.
Příklad vychází ze skutečných událostí a zdá se, že se jedná o situaci, která může být poměrně častá v pracovněprávních vztazích. Tyto případy často vyžadují právní poradenství, neboť zaměstnanci i zaměstnavatelé se mohou potýkat s obtížně řešitelnými otázkami.
V této konkrétní situaci by bylo nejlepší v pracovní smlouvě explicitně upravit jak místo vykonávání práce, tak i pravidelné pracoviště, a to s důrazem na rozlišení obou pojmů. Místo vykonávání práce je definováno v § 34 zákoníku práce jako podstatná součást pracovní smlouvy a může být stanoveno široce, např. územím celé ČR, krajem nebo přesnou adresou. Zaměstnanec může mít v smlouvě i více sjednaných míst vykonávání práce.
Situace poskytování cestovní náhrady
V případě, že v pracovní smlouvě není stanoveno pravidelné pracoviště, vztahují se obecná ustanovení o poskytování náhrad spojených s výkonem práce. V této souvislosti je nárok zaměstnance na úhradu cestovních výdajů, které souvisejí s vysíláním mimo pravidelné pracoviště. Tento aspekt je podrobněji upraven v ust. § 152 odst. 1 písm. b) a c):
„Cestovními výdaji, za které poskytuje zaměstnavatel zaměstnanci cestovní náhrady, se rozumí výdaje, které vzniknou zaměstnanci při
a) pracovní cestě
b) cestě mimo pravidelné pracoviště,
c) mimořádné cestě v souvislosti s výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště,
d) přeložení,
e) dočasném přidělení,
f) přijetí do zaměstnání v pracovním poměru,
g) výkonu práce v zahraničí.“
V souladu s tím by správným řešením uvedené situace bylo, aby zaměstnanec, jehož pracovní smlouva nedefinuje pravidelné pracoviště, mohl po zaměstnavateli požadovat náhradu cestovních výdajů pouze za cesty, které nebyly uskutečněny mezi místem A a místem B, nikoli však za cestu skutečně podnikanou z místa C do místa B.
Cestovní náhrada a povinnosti zaměstnavatele
V souvislosti s pracovními cestami a s nimi spojenými cestovními náhradami má zaměstnavatel určité závazky. Mezi ně patří:
- Povinnost každého zaměstnavatele, který vysílá své zaměstnance na pracovní nebo jiné cesty podle ust. § 152 odst. 2 zákoníku práce, je vést evidenci těchto cest a zajistit jejich účtování.
- Povinnost hradit zaměstnanci vzniklé cestovní náhrady.
V případě, že zaměstnavatel odmítá či nehradí zaměstnanci vzniklé cestovní výdaje, dopouští se přestupku. Tato situace je upravena v ust. § 14 zákona o inspekci práce, č. 251/2005 Sb., přičemž zaměstnavateli – fyzické osobě může být uložena pokuta až do výše 200.000 Kč.
Závěr
Cestovní náhrady jsou důležité.
Není ale jednoduché zjistit jejich výši.
S úctou váš průvodce právem
JUDr. David Pytela, MBA, LL.M., advokát
Advokátní kancelář Olomouc • Prostějov • Přerov | akpytela.cz
Zdroje:
zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, v platném znění
zákon č. 251/2005 Sb., o inspekci práce, v platném znění
