Jak se vyhnout pastem time-managementu a pracovat efektivně a klidně

Na nic není dost času. Jakákoliv mezera v kalendáři se stává prostorem pro to okamžitě vymýtit ze života neproduktivitu. Paradoxem toho je, že si tak vytváříme daleko větší množství pracovních úkolů, tím pádem cítíme ještě větší tlak na jejich splnění a tím pádem i daleko větší stres.

Když v době pandemie Covidu-19 mohla většina lidí pracovat z domova, byly statistiky spokojenosti s tímto rozhodnutím plné nadšených ohlasů. Dlouhé dojíždění do práce nás okrádalo o spousty času. Přibližně polovina dotazovaných uváděla, že jsou díky práci doma i podstatně produktivnější.

Což vyvrátila data softwarové firmy Atlassian, která ukázala, že se mnohým lidem pracovní den protáhl o celých 30 minut. Což by se „produktivnějším“ stávat nemělo, že?

V létě se to dá demonstrovat snadno. Když už jste někde na pláži, zkuste si na hranici přílivu udělat v písku díru. A klidně i velkou. Problém je ve velikosti díry. Čím větší ji uděláte, tím více vody vám do ní nateče a tím více písku vám z ní při odtoku vytáhne pryč. Takže bude po šplouchnutí vlnky vaše díra zas o něco větší.

A stejně tak je tomu s naší organizací času. Potřebujeme se pro její hladké zvládání naučit myslet v několika rovinách. A to, s čím nejvíce zbytečně bojujeme, se jmenuje:

1. objem našich pracovních úkolů,
2. doba nutná k rozhodnutím,
3. a doba, která nás rozptyluje.

Když přijmu úkol: „Cestou domů vyzvedni něco k večeři“, začne mozek fungovat jako několika tunový lis. Vytváří tlak na jeho splnění. Ale když se cestou přidá ještě další úkol: „Jistě šéfe, tu aktualizovanou prezentaci v PowerPointu vám pošlu hned teď“, tak se nemůžete moc divit, když se na vás doma kouká celá hladová rodina dost rozzlobeně.

1. Jakmile přidáte další úkol do svého denního programu, začne jej mozek přeorganizovávat celý. Začne vyjednávání o posunu. Pokud chcete vyhrát, nesmíte vyjednávat o posunu z hlediska času, ale z hlediska priorit. Jistě, pak si řeknu, jak to mám udělat zrovna teď, když nade mnou stojí šéfka a chce vědět, kdy to bude. Na to ji lze těžko říct, že na to „nemám čas“.

A tak, když vás nadřízený/á o něco nutného požádá, zeptejte se ho: „Nyní pracuji na úkolech A, B, C a D. Kam mezi ně mám tenhle úkol přiřadit?“ Tlak na rozhodnutí o jejich prioritizaci, dáváte na nadřízeného. A za druhé z odmršťovací odpovědi se dostáváte k diskusi. Já vím, slovo diskuse je u některých typů vedení samo o sobě diskutabilní, ale zkusili jste to.

To byl úkol zvenčí. A teď příklad toho, který si ho do diáře přidáte sami. Hlavně přestaňte být přehnaně optimističtí, co všechno zvládnete. Znáte to, že? „Super, mám tady trochu místa v pátek!“ - a pak přijde pátek a musíte s mozkem a celým seznamem úkolů znova vyjednávat.

Zbavit se toho, je jednoduché. Slučte si úkolníček a kalendář. Potřebujete hlavně vidět, kdy se vám co překrývá. Prostě si prohlédnete svou skutečnou časovou kapacitu dopředu před tím, než odsouhlasíte přijetí dalšího úkolu. A do ní patří i jiné věci než jenom práce. Nákup, vyzvednout děti, schůzka s přáteli, návštěva rodiny.

V době Covidu-19 prošla taky zásadním restartem naše schopnost rozhodování se. Říkali jsme si pořád dokola: A kam dám děti, když nebudou ve škole? Můžu vůbec navštívit rodiče? Kdy se mohu bezpečně vrátit do práce? Neustále se něco rozhodovalo, ale na rozdíl od dřívějších dob to mělo okamžité a ne zrovna marginální důsledky.

2. Naše rozhodnutí v dnešní době, kdy jsme zaplavení stále zvyšujícím se množstvím informací, podléhají tzv. kognitivnímu přetížení. Hned mi řekni, co budeš dělat! Kdy bude to, cos mi včera slíbil? Neustálý tlak na rozhodování neustává. A my se díky tomu nacházíme ve stavu emočního zahlcení, kdy už ani naše tělo není schopné pomáhat myšlení, a tak produkujeme zbytečné chyby.

Tady se nabízí jiná cesta. Omezte si sami to, aby vám vznikaly další možnosti. Myšlenka – Chci omezit množství práce po 19.00 - totiž vygeneruje nekonečně mnoho dalších doplnění typu: Co kdybych zkusil aspoň dodělat tu tabulku se sprinty? A ten report taky nepočká! Atp. Prostě dejte vašem rozhodnutí absolutní hodnotu. V 19.00 okamžitě přestane jakákoliv práce. Při takové formulaci končí všechny diskuse. Jde o jedno vaše absolutní rozhodnutí, které však v konečném důsledku odstraní dalších 200 možných.

3. Opatření proti rozptýlení vaší pozornosti. Zvláště patrné je to v okamžiku, kdy se snažíte váš mozek přemluvit, aby nesledoval sociální média. Ty se neustále den za dnem zlepšují v tom ukrást jakýkoliv kousek vaší pozornosti. To, co může tuhle neurovědu překonat, je vámi stanovená struktura používání vašeho času.

Během dne si třeba na 30 minut vypněte internet. Vstaňte a obejděte kolegy. Víte kolik různých marginálií takto vyřídíte, oproti tomu: „… měl bys na mě asi 5 minut času?“ s nimiž pak v diskuzi strávíte zbytečně hodinu?

Začnete si v diáři nechávat plánovaně prostor pro malé okamžiky k zamyšlení. Buď je vyplníte sami anebo se rychle někdo najde a přihlásí se. A vy si během pauzy užíváte toho, že váš mozek není pod tlakem nutnosti cokoliv plnit. Může. Ale nemusí. A klidně si v té přesně vymezené chvíli může prohlížet i vaše oblíbené sociální sítě. Jinak ne.

Takže ještě jednou. Pokuste se snížit počet úkolů, které přijímáte. Zkuste nahradit množství zbytečných rozhodnutí absolutními principy neposkytující další výmluvy. A za třetí, zaveďte si pevnou časovou strukturu pro odstranění rozptýlení, tím, že se rozptýlíte vy sami, ale pouze v těch okamžicích, kdy vy sami budete chtít.

A tak si usnadníte život a vyšetříte i trochu času. A ten využijte hlavně k tomu, naplánovat si čas pro odpočívání a čas pro rodinu. Co říkáte, to už za to stojí, že?

Zdroje: